In meinem zweiten Podcast geht es um ein Werkzeug, dass mich seit Beginn meiner beruflichen Laufbahn begleitet:
Der Jobstatus.
Der Jobstatus – auch Projektstrukturplan genannt – ist das ultimative Werkzeug zur Projektorganisation. Er soll Ihnen helfen, die diversen Ideen und Projekte in Ihrem Unternehmen oder in Abteilungen zu priorisieren, transparent zu machen und erfolgreich zum Abschluss zu bringen. Er kommt immer dann zum Einsatz, wenn mehrere Leute übergreifend an einem Projekt arbeiten. Er ist das Organisations-Instrument, dass den Status aller Einzelaktivitäten aller Projektbeteiligten zu jedem Zeitpunkt aufzeigt und kommende Schritte und Zielsetzungen dokumentiert.
Inhalt des Jobstatus
In Tabellenform werden die einzelnen Projekte ihres Unternehmens dargestellt nach aktuellem Status, den nächsten Schritten (Next Steps), dem Timing/zeitlichem Ablauf (bis wann fertig) und dem für diese Aufgabe Verantwortlichen.
In der ersten Spalte gibt es eine fortlaufende Projektnummer. So finden die Verantwortlichen schnell die ihnen zugewiesenen Projekte. Hier kann man bei größeren Projekten auch mit Unternummern arbeiten. Hilfreich ist es auch, die Projekte eines jeden Beteiligten mit einem jeweils individuellen Farbton zu versehen.
In der nächsten Spalte folgt die Projektbezeichnung, die immer auch eine Zielformulierung beinhalten sollte. Was soll mit diesem Projekt erreicht werden? Beispiel: „Entwicklung eines neuen Workflows für Reklamationen, um den Kunden schneller zufrieden zu stellen“.
Darauf folgt die Spalte „Next steps“. Hier wird ergebnisorientiert der nächste Schritt aufgeführt: Was ist als nächstes zu tun, um das Projekt erfolgreich zum Abschluss zu bringen?
Darauf folgt die Spalte „Verantwortlicher“. Hier steht der Name des verantwortlich Projektbeteiligten.
In der letzten Spalte steht schlussendlich, wann der Projektschritt abgeschlossen sein soll. Hier kann man auch mit 2 Spalten arbeiten. Eine Terminspalte zeigt auf, wann das Gesamtprojekt fertig sein soll. Eine zweite Terminspalte zeigt zu erledigende Teilschritte.
Was ist der Sinn eines Jobstatus?
Ein Jobstatus macht immer dann Sinn, wenn mehrere Personen verantwortlich übergreifend an einem Projekt arbeiten. Er dient allen Beteiligten, die an einem Projekt arbeiten, der Selbstorganisation und der Priorisierung von Projekten, der Verfolgung und schlussendlich dem erfolgreichen Abschluss.
Er vermittelt Ihnen und dem Team Transparenz durch einen regelmäßigen (z.B. wöchentlich aktualisierten) Überblick über alle relevanten Projekte Ihres Unternehmens/Ihrer Abteilung. So verlieren Sie zum einen die verschiedenen Ideen und Projekte nicht aus dem Auge, erleichtern zum anderen aber auch interne Kommunikation und Kooperation.
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Wo kann der Jobstatus überall zum Einsatz kommen?
Ganz einfach: überall, unabhängig von der Führungsebene.
Ich habe den Jobstatus – häufig am Jahresanfang – auf Gesellschafterebene geführt, denn dort wird die Umsetzung übergeordneter Unternehmensziele festgelegt und verfolgt.
Auf der Geschäftsführungs-/Managementebene setzen Sie ihn ein, um übergeordnete Unternehmensziele auf unterschiedliche Teams und Abteilungen herunterzubrechen und Verantwortlichkeiten sowie zeitliche Abfolgen festzulegen. Auf Team-Ebene schließlich wird die Umsetzung konkreter Einzelprojekte organisiert und überwacht.
Auch extern, zu Kunden oder Projektpartnern, macht ein Jobstatus absolut Sinn, nicht zuletzt, weil er auch sehr viel aufwändigere Gesprächsprotokolle ersetzen kann. Im Jobstatus führen sie kurz und knapp die Ergebnisse aus dem Gespräch mit Kunden oder Kooperationspartnern. Damit haben sie und Kunde oder Partner eine laufend aktualisierte Übersicht über den Stand der Dinge, getroffene Abstimmungen, nächste Schritte und Verantwortlichkeiten.
Praktische Tipps zur Umsetzung des Jobstatus
Ich empfehle, den Jobstatus grundsätzlich zu jeder wiederkehrenden Routinebesprechung (z.B. wöchentliche oder monatliche Jour-Fix) zu führen. Es hat sich bewährt, dass der für das Meeting Verantwortliche sowohl das Meeting leitet als auch den Jobstatus führt. Dadurch bekommt das Instrument besondere Autorität und der Verantwortliche bleibt – auch in der Darstellung – Herr der Prioritäten.
In den regelmäßig stattfindenden Abteilungs- oder Projekt-Meetings ist ein straffer, ergebnisorientierter Zeitplan sehr wichtig. Solche Abstimmungs-/Koordinationsmeetings sollten nicht länger als eine halbe, höchstens eine Dreiviertelstunde dauern. Inhaltliche Diskussionen oder Rückblicke auf zwischenzeitliche Probleme etc. sind unbedingt auf ein Mindestmaß zu beschränken – richten Sie dafür andere Tagesordnungspunkte ein! Sie wollen nicht wissen, wie die Uhr tickt, sondern Sie wollen wissen wie spät es ist 😉
Lassen Sie von den jeweiligen Verantwortlichen jeweils die Ergebnisse (also den Status) und die nächsten Schritte beschreiben. Damit dies wirklich funktioniert, müssen sich alle Team-Mitglieder auf das Meeting kontinuierlich in ihrer Arbeitswoche (und nicht nur wenige Minuten vor dem Meeting) anhand des Jobstatus auf die von ihnen verantworteten Projekte vorbereiten. Wichtig ist auch, dass der Einzelne mögliche Anforderungen an Kollegen oder andere Teams formuliert, damit etwaige nötige konkrete Schritte oder Schnittstellen der Zusammenarbeit transparent sind und von allen gelebt werden.
Der Jobstatus sollte zeitnah nach dem Meeting vom Verantwortlichen) aktualisiert und an alle Beteiligten verschickt werden, damit jeder auf dieser Basis seine operativen Aufgaben plant und umsetzt.
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Tools zur Umsetzung
Es gibt eine Vielzahl von Programmen, mit denen sie einen Jobstatus umsetzen können. Ich selbst verwende häufig eine Tabellenkalkulation (z.B. Excel, auch in der WebVersion, oder Google Tabellen). Warum? Diese Tabellenkalkulationen hat jeder und jeder kann sofort damit arbeiten, ohne sich in ein neues Programm einarbeiten zu müssen. Webbasierte Versionen bieten den Vorteil, dass jeder Teilnehmer den Status jederzeit online einsehen kann. Bedenken Sie: Das geht nur, wenn alle Beteiligten für die jeweiligen Services auch über passende Lizenzen verfügen.
Ob sie es zulassen wollen, dass jeder den Jobstatus bzw. seine eigen Projekte selbst bearbeiten kann, ist Geschmackssache – es kann Prozesse beschleunigen, das gemeinsame Meeting allerdings auch entwerten.
Dann gibt es noch wesentlich umfangreichere Tools, wie z.B. Asana, Trello, Microsoft-ToDo und viele andere mehr. Eine Übersicht in Frage kommende Software-Lösungen finden Sie bei Capterra.
Ein persönlicher Favorit, das vor allem für räumlich getrennt arbeitende Teams funktoniert und viel, viel mehr als nur den Jobstatus verwaltet, ist miro. Ein super spannendes Programm, das wir Ihnen gewiss einmal gesondert vorstellen werden.
Zusammenfassung
Der Jobstatus ist ein universelles Organisations-Werkzeug, das immer dann eingesetzt werden sollte, wenn mehrere Leute oder Teams übergreifend an Themen/Projekten beteiligt sind.
Es kann intern wie extern auf allen Ebenen eingesetzt werden und hilft dem Unternehmen und allen Beteiligten, Transparenz zu schaffen und ergebnisorientiert Projektziele zu erreichen.
Download zum gleich Starten
Ein kurzer Beispiel-Jobstatus – hier als Excel (.xlsx)-Datei und hier als .pdf
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