Mai 19

Podcast #3 #4: Home Office und Teamspirit: Wie bleibt man mental beieinander, wenn man räumlich getrennt ist?

Corona-Krise, Podcasts

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In dem dritten und vierten Podcast widme ich mich einem sehr aktuellen Thema, das uns zur Zeit alle betrifft: der Frage, wie man sein Team „im Geist“ zusammenhält, obwohl es sich im Alltag, körperlich und ganz praktisch, gar nicht mehr als Team erleben kann. Man spürt seine Kollegen nicht mehr – man sieht und hört sie bestenfalls.

Teil 2 dieses Podcasts:

​Durch Corona sind wir derzeit alle aus unseren gewohnten Abläufen gerissen. Wir oder auch unsere Mitarbeiter sind im Home Office, manche Mitarbeiter stehen durch Kurzarbeit teils gar nicht, teils eingeschränkt zur Verfügung. Kommunikation ist nur noch über Videokonferenzen, per Email oder Telkos möglich.  

Plötzlich ist alles anders, alles ist neu.

Wir haben seit bald zwei Monaten Corona-Ausnahmezustand. Viele haben Videokonferenzen genutzt. Und vielleicht haben sie es auch so erlebt wie ich: Die einen (oder man selbst) hadern noch mit der Technik, die anderen sind mit dem Videohintergrund der anderen Teilnehmer beschäftigt und wieder ein anderer guckt wie Häufchen Elend. Immer wieder waren vor allem ausschweifende Videokonferenzen, bei denen die Hälfte schon bald nur noch vordergründig anwesend waren.

Vor diesem Erfahrungshintergrund möchte ich heute mit ihnen vier Dinge beleuchten und konkrete Handlungsempfehlungen an die Hand geben, die helfen, wie man Home Office und Teamspirit wunderbar zusammenbringen und leben kann.

Photo by Tina Witherspoon on Unsplash

Zuerst sollte man sich klar machen: Was verbirgt sich hinter dem Begriff Home Office? Es gibt nicht ein Home Office sondern hunderte oder tausende Home Offices. Und da fängt das Problem an.

Photo by Charles Deluvio on Unsplash

​Ich möchte zunächst dafür sensibilisieren, was das Arbeiten im Home Office alles mit sich bringt und wie man Mitarbeiter und Teammitglieder hier unterstützen kann und sollte. Das betrifft die

• Technik und Rahmenbedingungen
•  das Organisatorische
• die Digitale Etikette und
• den Team-Spirit.

Als Unternehmen sollte man all dies aktiv gestalten. Ein Beispiel, von dem Sie vielleicht auch gehört haben: Der Konzern Twitter hat seinen Mitarbeitern jetzt freigestellt, über die Corona-Krise hinaus im Home Office zu arbeiten und unterstützt dies mit finanziellen Sonderzahlungen von 1000 Dollar pro Mitarbeiter. damit diese ihr Home Office bestmöglich ausstatten können. Denken auch Sie einmal darüber nach, ob und wie Home Office für ihr Unternehmen nach Corona-Zeit gut oder sogar besser funktionieren kann. Konsequent zu Ende gedacht, spart es sogar Kosten!

Damit es gut funktionieren kann, hier die wichtigsten Tipps für gut umgesetztes Arbeiten im Home Office:

Photo by Peter Miranda on Unsplash

Technik und Rahmenbedingungen

Wir haben unterschiedliche Home Offices und individuelle Lebenssituationen – und genau auf die müssen wir auch eingehen:

  1. ​Betreiben sie eine regelmäßige Kommunikation an alle Mitarbeiter, bezüglich aller Themen, die diese persönlich betreffen, z.B. neuen gesetzlichen Regelungen zur Kurzarbeit. Dies muss nicht immer per Videokonferenz stattfinden, das kann auch über ein Rundschreiben per Mail oder in einer Telefonkonferenz stattfinden.
  2. Geben Sie Transparenz über die Unternehmens-Situation. Das sollten regelmäßige Updates zu allen firmenrelevanten Themen sein, wie z.B. die aktuelle Auftragslage, über anstehende Projekte. Informationen, die sie an bestehende Kunden oder Partnerfirmen geben. Das sind aber auch Informationen über zugesagte staatliche Zuschüsse oder Kredithilfen, neue strategische Ausrichtungen oder das Bearbeiten neuer Geschäftsfelder. Diese Informationen schaffen Vertrauen.
  3. Führen sie zielorientiert: Wofür wird der einzelne Mitarbeiter gebraucht, wo muss er jetzt performen und was soll dabei rauskommen. Erklären sie ihren Mitarbeitern, wie wichtig jeder einzelne ist!
  4. Sorgen sie für Transparenz in der Abwicklung (z.B. durch einen gut gepflegten Jobstatus). Machen sie genaue Vorgaben und geben sie den Kollegen Tools zur Verfolgung der einzelnen Projekte an die Hand. Mehr denn je sollen und müssen sich die einzelnen Mitarbeiter mit eigenen Ideen einbringen. Schaffen Sie kreative Plätze zum Austausch!
  5. Schaffen Sie allgemeines und konkretes Problembewusstsein und bitten Sie um kreative Mitarbeit und Lösungsansätze. Sie brauchen jetzt mehr denn je die Ideen und kreative Mitarbeit all Ihrer Mitarbeiter! Deshalb sollten diese sich eingebunden fühlen, sich voll einbringen und mit Spaß und Freude arbeiten.
  6. Bilden Sie kleine Team-Einheiten zur Bearbeitung von Lösungen. Formulieren Sie klare Aufgabenstellungen, geben Sie vor, welche Art von Arbeitsergebnissen Sie erwarten. Machen sie ihnen klar, wie wichtig jeder einzelne jetzt ist!
  7. Zur Team –Zusammensetzung: Holen sie Vorschläge von den Mitarbeitern zur Teambildung ein. Die Mitarbeiter wissen oft am Besten, wer mit wem bestmöglich zusammenarbeitet.
  8. Schaffen Sie Anlässe für den den Austausch der Kollegen untereinander. Ermuntern Sie die Mitarbeiter, zum Hörer zu greifen und sich mit Kollegen auszutauschen – gern auch in einem Videotelefonat!

Organisatorisches

Wenn viele ihrer Mitarbeiter im Home Office sind, müssen Workflows und Abläufe noch besser definiert und transparent dokumentiert werden, damit sie von jedem einzelnen noch besser eingehalten werden können. Der normale Austausch unter den Kollegen ist nicht mehr so gegeben wie gewohnt im Büro!

Um so wichtiger ist jetzt die Führung der Mitarbeiter und Teams und die regelmäßig stattfindende Kommunikation. Die Mitarbeiter brauchen gerade jetzt, im Home Office, klare Vorgaben, gute Kommunikation und Sicherheit in der Abarbeitung.

Photo by STIL on Unsplash

  1. Betreiben sie eine regelmäßige Kommunikation an alle Mitarbeiter, bezüglich aller Themen, die diese persönlich betreffen, z.B. neuen gesetzlichen Regelungen zur Kurzarbeit. Dies muss nicht immer per Videokonferenz stattfinden, das kann auch über ein Rundschreiben per Mail oder in einer Telefonkonferenz stattfinden.
  2. Geben Sie Transparenz über die Unternehmens-Situation. Das sollten regelmäßige Updates zu allen firmenrelevanten Themen sein, wie z.B. die aktuelle Auftragslage, über anstehende Projekte. Informationen, die sie an bestehende Kunden oder Partnerfirmen geben. Das sind aber auch Informationen über zugesagte staatliche Zuschüsse oder Kredithilfen, neue strategische Ausrichtungen oder das Bearbeiten neuer Geschäftsfelder. Diese Informationen schaffen Vertrauen.
  3. Führen sie zielorientiert: Wofür wird der einzelne Mitarbeiter gebraucht, wo muss er jetzt performen und was soll dabei rauskommen. Erklären sie ihren Mitarbeitern, wie wichtig jeder einzelne ist!
  4. Sorgen sie für Transparenz in der Abwicklung (z.B. durch einen gut gepflegten Jobstatus). Machen sie genaue Vorgaben und geben sie den Kollegen Tools zur Verfolgung der einzelnen Projekte an die Hand. Mehr denn je sollen und müssen sich die einzelnen Mitarbeiter mit eigenen Ideen einbringen. Schaffen Sie kreative Plätze zum Austausch!
  5. Schaffen Sie allgemeines und konkretes Problembewusstsein und bitten Sie um kreative Mitarbeit und Lösungsansätze. Sie brauchen jetzt mehr denn je die Ideen und kreative Mitarbeit all Ihrer Mitarbeiter! Deshalb sollten diese sich eingebunden fühlen, sich voll einbringen und mit Spaß und Freude arbeiten.
  6. Bilden Sie kleine Team-Einheiten zur Bearbeitung von Lösungen. Formulieren Sie klare Aufgabenstellungen, geben Sie vor, welche Art von Arbeitsergebnissen Sie erwarten. Machen sie ihnen klar, wie wichtig jeder einzelne jetzt ist!
  7. Zur Team –Zusammensetzung: Holen sie Vorschläge von den Mitarbeitern zur Teambildung ein. Die Mitarbeiter wissen oft am Besten, wer mit wem bestmöglich zusammenarbeitet.
  8. Schaffen Sie Anlässe für den den Austausch der Kollegen untereinander. Ermuntern Sie die Mitarbeiter, zum Hörer zu greifen und sich mit Kollegen auszutauschen – gern auch in einem Videotelefonat!

​Wichtig wie nie: die Digitale Etikette.

Photo by visuals on Unsplash

  1. ​Sensibilisieren sie alle Mitarbeiter, vor allem jene mit Kundenumgang, für nun besonders freundlichen und gern auch etwas persönlicheren Ton. Alle – auch viele Ihrer Kunden – befinden sich gerade in der Krise. Da muss man nicht gleich mit der Tür ins Haus fallen, sondern kann zum Einstieg auch erst einmal fragen, wie es dem Gegenüber geht. Oder zu hören, wenn er erstmal loswerden möchte, was ihm abseits des geschäftlichen durch den Kopf geht. Das Gesagte gilt prinzipiell für alle Kommunikationsmedien – ob Emails, Telefongespräche oder die Videokonferenz.
  2. Für Telefonate und  Videokonferenzen stecken Sie am Anfang am besten die Rahmenbedingungen ab: Wie lange hat Ihr Gesprächspartner jetzt ungestört Zeit? Erst dann kommen Sie zum eigentlichen Thema.
  3. Vor jedem Austausch im Team / mit Kunden und Partnern ist es ratsam, eine kurze Agenda zu erstellen. Dann kann sich jeder vorbereiten und weiß, worum es geht.Machen sie Zeitvorgaben und gleich zu Anfang klar, welche Ergebnisse Sie erwarten. Fassen Sie sich in Video- und Telefonkonferenzen kurz. Die Konzentration hält höchstens eine halbe bis höchstens dreiviertel Stunde!
  4. Begegnen Sie auch Partnern und Lieferanten mit Respekt, Interesse am anderen und seinem persönlichen und geschäftlichen Wohlergehen.

​Die größte Herausforderung: Team-Spirit!

​Machen sie sich bewusst, es gibt immer Mitarbeiter, die in einer Krise verunsichert und verängstigt sind und andere, die eher ins Machen kommen und über sich hinaus wachsen. Das gilt es gut zu erkennen (durch direkte Fragen, durch sorgsame Auswertung von Arbeitsergebnissen). Berücksichtigen Sie dies, wenn Sie Teams bilden - die Starken können die Schwachen mitziehen!

Das wichtigste: Jeder einzelne Mitarbeiter muss sich jetzt mehr denn je ernstgenommen und wertgeschätzt fühlen!

Photo by Charles Koh on Unsplash

  1. Nehmen Sie Befindlichkeiten von Einzelnen wahr und führen Sie auch Einzel-Gespräche mit Mitarbeitern, um zu signalisieren, dass man in dieser besonderen Situation Anteil nimmt an den persönlichen Herausforderungen jedes Einzelnen. Bieten Sie Telefonate auch am Nachmittag oder Abend an.
  2. Denken sie daran, in Videokonferenzen all Ihre Leute einzubeziehen. Jeder soll mal sagen, wie er drauf ist, oder dies auf einen Post-It schreiben und in die Kamera halten.
  3. Lachen Sie alle mal wieder miteinander, z.B. wenn jeder seine liebsten Home Office Erfahrung zum besten gibt. Das ersetzt (ein bisschen) den Austausch in Küche und Kantine.
  4. Wenn Ziele erreicht wurden, müssen Belohnungs-Rituale stattfinden. Das muss keineswegs nur über Geld gehen! Feiern sie Erfolge in gemeinsamen Videokonferenzen, stoßen Sie darauf an!
  5. Fordern sie die Mitarbeiter immer wieder auf zum Austausch und Vernetzen untereinander. Motivieren Sie zum „Geben und Nehmen“. Es kommt auf jeden Einzelnen an, freiwillig und engagiert etwas (ins Team, in eine Aufgabenstellung) zu geben. Die Zeiten, abgeschottet hinter seinem Schreibtisch zu sitzen und sein Revier zu verteidigen, sind mehr denn je vorbei. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran! Tauschen Sie Erfahrungen aus, bieten Sie konkrete Hilfe an! Hilfe untereinander spart Ressourcen und fördert den gemeinsamen Spirit. Beispiel: Wenn jemand sich nicht so gut in neue Programme einarbeiten kann, dann coacht ihn ein Kollege. So hilft man sich gegenseitig – und das gilt es zu fördern.
  6. Ich z.B. vernetze mich gerade intensiv mit anderen Beratern und stimme mich regelmäßig mit ihnen ab. Wenn ich mich also beispielsweise zum Thema Podcast-Erstellung schlau mache, dokumentiere ich es gleich für die anderen und die kommen bei ihrer Umsetzung viel schneller voran. Sie helfen bei anderen Themen– so profitieren alle voneinander.

Zusammenfassung

Ich fasse noch mal kurz zusammen:

  1. ​Im ersten Schritt müssen die technischen Voraussetzungen bei den Mitarbeitern geschaffen sein, damit sie auch ohne Stress in der Lage sind von zu Hause zu arbeiten.
  2. ​Sensibilisier​en Sie sich auf die jeweils persönliche Situation Ihrer Mitarbeiter!
  3. ​Stellen ​Sie ​Führung der Mitarbeiter und Teams ​durch regelmäßige Kommunikation sicher. ​
  4. ​Machen Sie klare ​Zielvorgaben​!
  5. ​Geben Sie Sicherheit, indem Sie für funktionierende Tools und Abläufe sorgen und in allen Arbeitsprozessen Transparenz schaffen. 
  6. ​Schaffen Sie ​Verständnis und Bereitschaft für guten und sensibil​en Umgang ​untereinander sowie auch zum Kunden, bewahren Sie "digitale Etikette"​! 
  7. ​Fördern Sie den Teamspirit ​durch Vernetzung der Mitarbeiter ​untereinander, Bildung kleiner, vielleicht auch ganz neuer Teams und machen Sie jedem einzelnen klar, wie wichtig​ er gerade jetzt für den Erfolg des Unternehmens ist.
  8. Geben Sie​ kontinuierliches Feedback über Erfolge – und feiern diese auch digital!

Für Ihre Mitarbeiter: Checkliste zum Download

Checkliste für das Arbeiten im Home Office

​…und wer noch mehr wissen möchte - zwei nützliche Links

​50 HomeOffice Tipps für besseres Arbeiten – gut zur Weiterleitung an Mitarbeiter

Gute Antworten zur rechtlichen Situation bei HomeOffice


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