Ein Gastbeitrag von Thomas Rehder.
Arbeiten Sie selbstbestimmt? Oder lassen Sie sich, wie so viele andere, permanent von Ihrem Computer ins Handwerk pfuschen, indem es alle paar Minuten "ping" macht und Sie erstmal Ihre Emails checken "müssen"? Mal im Ernst: Hat der Computer bei Ihnen den Hut auf oder Sie?
Der Lackmustest in Sachen Selbstbestimmtheit im Job ist bei vielen der Umgang mit Emails – und er fällt oft genug nicht erbaulich aus. Denn allzuoft wird vergessen, dass Emails keine göttliche Plage sind, sondern ein Kommunikationsmittel wie so manches andere auch. Und jedes Mittel hat einen Zweck – und auf den Zweck der nötigen, effizienten Kommunikation sollten Sie Ihren Umgang mit Emails konzentrieren.
Effiziente Kommunikation ist es gewiss nicht, dazwischen zu funken, wenn Sie konzentriert arbeiten, telefonieren oder im Meeting sind. Jedes Ping ist ein Störfeuer – und Sie werden zum Opfer, wenn Sie nichts dagegen tun. Viele erhalten eine dreistellige Zahl von Emails pro Tag, oft mehrere Dutzend pro Stunde. Behalten Sie da noch den Blick fürs Wesentliche?
Dabei ist guter Umgang mit Emails gar nicht so schwer! Befolgen Sie einfach unsere…
9 Tipps für besseres Email-Management
- Bestellen Sie rigoros alle Newsletter und verzichtbaren internen Rundschreiben ab.
Natürlich kann man nicht ausschließen, dass Lieferant x, Plattform y oder Abteilung z gerade ein wirklich interessantes Thema oder Angebot haben. Aber wenn Sie aktiv interessiert sind, dann werden Sie die betreffende Seite doch ohnehin aktiv aufsuchen bzw. abrufen, oder? Deshalb: Vermeiden Sie jeglichen Mailverkehr, der nicht wirklich an Sie persönlich gerichtet ist – und mit dem Abbestellen von Newslettern reduzieren Sie einen erheblichen Teil Ihrer eingehenden Emails.
Nun wenden Sie ein: Aber bei ein paar Dingen möchte ich auf dem Laufenden bleiben. Bei meinem Schäppchenportal. Oder meiner Hobby-Community (merken Sie's? Oft sind es private Dinge, von denen man sich am wenigsten trennen mag...). Deshalb unser zweiter Tipp:
- Arbeiten Sie unbedingt mit mehreren Email-Adressen
Dass man gut daran tut, private und geschäftliche Kommunikation zu trennen, liegt auf der Hand. Aber es spricht viel dafür, seine eingehende Post gleich in unterschieldiche "Eingangspostfächer" legen zu lassen. Wenn es denn doch der Newletter sein soll: Registrieren Sie sich unter "buero-newsletter@IhreAdresse.de". Wenn Sie Rechnungen, Passwortänderungen etc. an einem Fleck haben möchten, lassen Sie diese an "verwaltung@IhreAdresse.de" schicken – etc.
- Weisen Sie jedem Postfach Zeiten zu, wann es Ihnen Mitteilungen senden darf
Ihr Email-Programm pingt ja nicht aus Boshaftigkeit, sondern weil es für jedes Eingangspostfach Regeln gibt, wann und in welchen Intervallen es Ihnen Benachrichtigungen schicken darf. Seien Sie streng! Sie müssen sich nicht alle zehn Minuten oder gar nach jedem Posteingang stören lassen. Alle zwei Stunden oder dreimal am Tag reicht auch. Für das Verwaltungspostfach reicht vielleicht eine tägliche Benachrichtung. Die Privatpost sollte eher abends, die Firmenpost tagsüber und nicht mehr nach 19 oder 20 Uhr zugestellt werden. Und manche Postfächer haben vielleicht gar nichts (aktiv) zu melden – die haben sich ausgepingt. Zum Beispiel ins Newsletter-Postfach können Sie ja genau (und nur) dann einmal hineinschauen, wenn Sie grad nix Besseres zu tun haben. Gehen Sie in die Zeiteinstellungen für Email-Benachrichtigungen, stellen Sie sie sofort ein!
- Weisen Sie sich Zeiten zu, in denen Sie Emails bearbeiten (möchten)
Den ganzen Tag über Emails zu beantworten, das kann nerven. Man kommt zu gar nichts anderem mehr... Ja, warum eigentlich? Warum entscheiden Sie sich nicht dafür, Ihre Emails in zwei oder drei Blöcken pro Tag konzentriert abzuarbeiten? Legen Sie ein Zeitbudget fest, dass Ihnen Ihre Emails wert sind, egal ob ein halbe, eine oder auch zwei Stunden pro Tag. Und nur in diesem von Ihnen festgelegten Zeitfenster werden Emails abgerufen und beantwortet. Und wenn Ihr Zeitbudegt für heute erschöpft ist, beantworten Sie etwaige noch offene Emails trotzdem erst morgen. Um die gleiche Zeit...
- Halten Sie die Finger still!!! Nur Antworten, wenn...
…es unbedingt erforderlich ist bzw. dringend erwartet wird. Auch wenn es Ihnen als sympathischem Menschen schwerfällt: Nicht auf jede Antwort eines Partners muss man "danke!" rufen (Wieder ein Ping. Wieder ein gestörter Gedanke. Wieder Frust. Danke dafür!). Und, seien wir ehrlich, nicht jede Bitte um Feedback oder "können Sie vielleicht..." verdient Ihre Antwort. Und so manches, was seit Tagen in Ihrem Postkorb nach unten sedimentiert, weil es für Sie Prio 5 ist, hat auch der Absender längst vergessen. Wenn Sie sich für eine Antwort entscheiden, halten Sie Ihre Finger im Zaum. Seien Sie freundlich, aber ergebnisorientiert. Fassen Sie sich kurz, denn Ihr Email-Partner hat vermutlich genauso viel Stress mit langen Emails wie Sie.
- Nutzen Sie vorgefertigte Standard-Emails und Textbausteine
Sie haben wiederkehrende Anfragen und Bitten in Ihrem Postfach? Dann erfinden Sie nicht jede Antwort neu. Schreiben Sie einmal eine richtig gute, und die hinterlegen Sie als Standard-Email oder Textbaustein. Selbst wenn Sie jeden Baustein nur einmal im Monat verwenden – Sie sparen nachhaltig Zeit!
- Vermeiden Sie Murmeltiere im Eingangskorb
"Und ewig grüßt das Murmeltier?" Wenn Sie zu unentschieden mit Ihren Emails umgehen, dann wird sich schnell ein Bodensatz in Ihrem Eingangskorb sammeln, der Sie jeden Tag von Neuem anlächelt. Und Ihnen ein schlechtes Gewissen macht. Seien Sie beherzt, und entscheiden Sie gleich beim Sichten eines neuen Emails, wie Sie darauf reagieren wollen: Antworten? Weiterleiten/delegieren? Archivieren? Oder löschen und in die digitale Tonne treten? Denken Sie nicht zu lange nach. Denken Sie schon gar nicht zwei- oder dreimal nach. Tun Sie's! Gleich!
- Profitieren Sie von Regeln und Automatiken
Manche Programme oder Addons automatisieren Prozesse, z.B. in Abhängigkeit von der Absenderadresse oder auch von Schlüsselworten, die im Text erkannt werden. Diese Filter lösen dann Routinen aus – eine umgehende Weiterleitung, ein automatisiertes Antwortmail, eine sofortige Archivierung im "xyz"-Ordner. Ja, das birgt Risiken – denn manchmal werden z.B. Schlüsselwörter in gänzlich anderem Kontext verwendet. Aber meine Erfahrung zeigt, dass diese Fehler eher selten, die Arbeitsentlastungen jedoch dauerhaft sind.
- Verzichten Sie auf betriebs-/teaminterne Mails, arbeiten Sie stattdessen mit besseren Werkzeugen für die interne Kommunikation
Ob das Kollaborations-Tool Slack oder die Mehrkanal Teaminbox Frontapp – die althergebrachte Email-Kommunikation ist vielen Fällen nicht (mehr) das Medium der Wahl. Warum, das werde ich Ihnen gelegentlich an dieser Stelle anhand der Software Frontapp vorstellen. Soviel nur vorab: betriebsinterne Chats sind oft schneller und präziser als Emails – und weniger störend.
Und genau darum ging es in diesem Beitrag: sich nicht stören, sich nicht zum Email-Opfer machen zu lassen. Email ist nur ein Kommunikationswerkzeug wie z.B. das Telefon. Upps – noch ein Zeitkiller? Trösten Sie sich: So manchen Tipp aus diesem Beitrag können Sie auch auf den Umgang mit Ihrem Telefon übersetzen...
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