Mai 5

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Podcast #30: Controlling? Macht’s einfach! Fünf wichtige & leicht umsetzbare Controlling-Tools.

Intro

In meinem 30 Podcast geht es um die für mich fünf wichtigsten Regeln für ein einfaches und praktikables Controlling für Ihr Unternehmen. Als Generalistin habe ich schnell gelernt, dass ich nicht in jeder Einzelheit wissen muss, wie die Uhr in meinem Unternehmen tickt, sondern ich will immer und zu jeder Zeit wissen, wie spät es ist. Und dafür braucht es ein funktionierendes Controlling.
Ich zeige auf, wie für mich einfaches und praktikables Controlling funktioniert. Das Schöne: Dafür müssen Sie kein Zahlenspezialist oder Excel-Profi sein! Ich erkläre, warum eine Jahres- und Liquiditätsplanung unabdingbar sind, wie eine Betriebswirtschaftlichen Auswertung (BwA) mit gleich 3 Controlling-Tools übersichtlich auf einer Seite darzustellen ist und wie wichtig Vor- und Nachkalkulationen für Ihr Business sind. Umsetzbar ist das ganze für kleine und mittelständische Unternehmen und auch sehr nützlich, wenn Sie ein Profit-Center eines verbundenen Unternehmens führen.
Die Vorlage für eine übersichtlich auf einer Seite dargestellten Betriebswirtschaftlichen Auswertung und ein Muster für eine Vor- und Nachkalkulation gibt es abrufbar ganz unten.

Ich gehe in diesem Podcast auf die einzelnen Controlling-Tools ein, erkläre, warum sie so wichtig sind, und was Sie aus meinen praktischen Erfahrungen heraus beachten sollten. Alles andere würde in einem Podcast zu weit gehen. Also, alle Finanzer, Buchhalter schaltet jetzt wieder aus, das ist nichts für Euch 😉

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Warum ist Controlling grundsätzlich wichtig für Ihr Unternehmen?

Das Controlling liefert wichtige Informationen zur Planung, Steuerung und Kontrolle Ihres Unternehmens. Es ist also keinesfalls so, das Controlling langweilig, verstaubt und unkreativ ist. Ganz im Gegenteil. Jedes Unternehmen, jede „Unternehmung“ in Ihrem Unternehmen, braucht ein funktionierende Controlling. Es tritt neben die inhaltlichen Aussagen wie „Ziele. Wege. Maßnahmen“ (siehe Podcast 5) und die Beantwortung der in vielen meiner Beiträge gestellten „Warum“ Frage.
Ohne die in Zahlen ausgedrückte Planung Ihres Geschäfts würde vieles nicht oder eher zufällig funktionieren. Sie würden nicht erkennen, welche Aktivitäten – wirtschaftlich gesehen – Sinn machen (und welche nicht). Denn der wirtschaftliche Sinn eines Unternehmens ist, es Geld zu verdienen. Daher ist nach der Erstellung von z.B. Jahresplanungen im nächsten Schritt die Kontrolle und regelmäßige Überwachung der Einhaltung ihrer Ziele genauso wichtig. Sie planen im ersten Schritt jeden abgrenzbare wirtschaftliche Aktivität in Ihrem Unternehmen in Zahlen. Danach installieren Sie Controlling-Tools, damit Sie jederzeit einen Überblick haben, ob die angenommenen Zahlen tatsächlich eingehalten werden. Das betrifft die Umsätze ebenso wie die Kosten.

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Die wichtigsten Anforderungen an ein gutes Controlling

Für mich muss Controlling

• einfach und verständlich
• termingenau
• auf einen Blick
• alle relevanten Unternehmenszahlen

wiedergeben. Die monatliche Auswertung darf, einmal installiert und aufgesetzt, nicht lang dauern – ansonsten wird es nicht praktiziert. Controlling muss stattdessen selbstverständlich werden und als Chance, nicht als Pflicht gesehen werden.

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Die 5 wichtigsten Controllingtools

Die für mich wichtigsten Controllingtools, die ich im Podcast auch an Beispielen aus der Praxis erläutere, sind

1. die Jahresplanung (oder auch 3-5jahres Langfristplanung)
2. die Liquiditätsplanung
3. die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BwA)
4. die Vor- und Nachkalkulation auf Projekt- oder Auftragsebene
5. das Projekt-Controlling

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Tipps zur Jahresplanung/Geschäftsplanung

  1. 1
    Achten Sie darauf, wo Sie in Ihrem Business Wertschöpfung betreiben können (auf gut deutsch: wofür Sie Rechnungen schreiben können) und prüfen Sie immer wieder, wo sich Kosten reduzieren lassen! Gibt es Serviceangebote (z.B. Planungen, Konzepte, Beratungen, Schulungen), die Sie „weil das schon immer so war“ gratis anbieten, obwohl man diese durchaus gesondert abrechnen kann?
  2. 2
    Jahresplanung, 2 bis 5 Jahresplanung: Das ist abhängig von Ihrem Geschäftstyp. Als Startup planen Sie auf 3 - 5 Jahre, damit erkennbar ist, wohin Sie mit Ihrem Business wollen. Ansonsten reicht oft eine Jahres- oder Zweijahresplanung. Mehrjahresplanungen sind insbesondere dann sinnvoll, wenn Sie höhere Investitionen beabsichtigen, die über einen längeren Zeitraum laufen bzw. abgeschrieben werden. Dann hilft die Mehrjahresplanung bei der Antwort auf die Frage: Lohnt sich diese Investition wirklich?
  3. 3
    Wenn in Ihrem Geschäft mehrere Bereiche unter einem Dach laufen, z.B. Shop-/ bzw. Handelsgeschäft, Fertigung, eigenes Sortiment, dann empfiehlt es sich, für jeden Geschäftsbereich Umsatz und auftragsbezogene Kosten zu planen, um die Roherträge (Deckungsbeiträge) für jeden Geschäftsbereich gesondert zu betrachten. Auch die gesonderte Ansicht nach Zielgruppen kann sinnvoll sein – vielleicht gibt es Kundengruppen, die nur mit sehr hohem Aufwand erreicht werden können, und trotzdem nie zu ertragreichen Kunden (z.B. Stammkunden) werden. Wenn möglich, ordnen Sie deshalb bitte auch Markterschließungskosten den Bereichen zu. Die Fixkosten sollten Sie  prozentual aufteilen – wenn irgendmöglich, nach der Quote der tatsächlich anfallenden Kosten. Also: Wie hoch ist der Anteil für Lager- und Versand an den gesamten Mietkosten, wie hoch der Anteil der Fertigung? Wieviel Zeit verbringt Ihre Bürokraft mit dem Schreiben und verbuchen von Rechnungen für Ihre verschiedenen Geschäftsbereiche? Den Gemeinkostenschlüssel müssen Sie nur einmal aufstellen, und sollten ihn dann vor dem nächsten Planungszyklus überprüfen.

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Tipps zur Liquiditätsplanung

Die meisten Unternehmer streben nicht nach Gewinn – sondern nach Liquidität.
Sollten Sie in Ihrem Unternehmen mit Zwischenabrechnungen arbeiten oder mit halbfertigen Leistungen, ist es in jedem Fall sinnvoll, eine Liquiditätsplanung zu erstellen. Fragen Sie sich auch: Welche Maßnahmen gibt es, Liquidität zu schonen? Nutzen Sie Skonto, Vorkasse, Teilzahlung, verkürzte Zahlungsziele? Bei Kunden mit langen Zahlungszielen (meist bei größeren Unternehmen) kann auch Factoring (der Verkauf von Forderungen an bankähnliche, aber meist teure Dienstleister) eine Lösung sein. 

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Tipps zur Betriebswirtschaftliche Auswertung auf einem Blatt

  1. 1
    Achten Sie darauf, wo Sie in Ihrem Business Wertschöpfung betreiben können (auf gut deutsch: wofür Sie Rechnungen schreiben können) und prüfen Sie immer wieder, wo sich Kosten reduzieren lassen! Gibt es Serviceangebote (z.B. Planungen, Konzepte, Beratungen, Schulungen), die Sie „weil das schon immer so war“ gratis anbieten, obwohl man diese durchaus gesondert abrechnen kann?
  2. 2
    Jahresplanung, 2 bis 5 Jahresplanung: Das ist abhängig von Ihrem Geschäftstyp. Als Startup planen Sie auf 3 - 5 Jahre, damit erkennbar ist, wohin Sie mit Ihrem Business wollen. Ansonsten reicht oft eine Jahres- oder Zweijahresplanung. Mehrjahresplanungen sind insbesondere dann sinnvoll, wenn Sie höhere Investitionen beabsichtigen, die über einen längeren Zeitraum laufen bzw. abgeschrieben werden. Dann hilft die Mehrjahresplanung bei der Antwort auf die Frage: Lohnt sich diese Investition wirklich?
  3. 3
    Wenn in Ihrem Geschäft mehrere Bereiche unter einem Dach laufen, z.B. Shop-/ bzw. Handelsgeschäft, Fertigung, eigenes Sortiment, dann empfiehlt es sich, für jeden Geschäftsbereich Umsatz und auftragsbezogene Kosten zu planen, um die Roherträge (Deckungsbeiträge) für jeden Geschäftsbereich gesondert zu betrachten. Auch die gesonderte Ansicht nach Zielgruppen kann sinnvoll sein – vielleicht gibt es Kundengruppen, die nur mit sehr hohem Aufwand erreicht werden können, und trotzdem nie zu ertragreichen Kunden (z.B. Stammkunden) werden. Wenn möglich, ordnen Sie deshalb bitte auch Markterschließungskosten den Bereichen zu. Die Fixkosten sollten Sie  prozentual aufteilen – wenn irgendmöglich, nach der Quote der tatsächlich anfallenden Kosten. Also: Wie hoch ist der Anteil für Lager- und Versand an den gesamten Mietkosten, wie hoch der Anteil der Fertigung? Wieviel Zeit verbringt Ihre Bürokraft mit dem Schreiben und verbuchen von Rechnungen für Ihre verschiedenen Geschäftsbereiche? Den Gemeinkostenschlüssel müssen Sie nur einmal aufstellen, und sollten ihn dann vor dem nächsten Planungszyklus überprüfen.

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Tipps zur Vor- und Nachkalkulation auf Projektebene

  1. 1
    Wenn Sie in Ihrem Unternehmen projektbezogene Leistungen anbieten, ist es wichtig, eine Vor- und Nachkalkulation pro Projekt zu machen.
  2. 2
    Vor- und Nachkalkulation auch für individuell angefertigte Produkte!Aber machen Sie’s nicht zu kompliziert: Bei nicht signifikanten Kosten können Sie gern mit Pauschalierungen oder Prozentsätzen vom Umsatz arbeiten.
  3. 3
    Auch bei Einführung von neuen Produkten oder Dienstleistungen und zur Prüfung angenommener Parameter ebenfalls unbedingt Vor- und Nachkalkulation machen: Lohnt sich’s wirklich? Oder was muss ich verändern, damit es sich noch mehr lohnt?
  4. 4
    Für Projekte oder Angebote Ihres Unternehmens, die über mehrere Monate laufen, sollten Sie schon während der Projektlaufzeit eine roulierende Nachkalkulation machen. So verhindern Sie, dass zwischenzeitlich die Kosten aus dem Ruder laufen. Und falls sich die Kosten doch erkennbar erhöhen: Ist es Ihr unternehmerisches Pech – oder hat der Kunde die Auftragsbedingungen verändert, so dass Sie eine Nachtragsrechnung schreiben können?

Photo by Austin Distel on Unsplash

Tipps zum Projekt-Controlling

Hier verweise ich auf meinen Podcast 20 zum Thema „Gute Projektorganisation“. Und auch in meinem 27 Podcast „Grundpfeiler guter Business-Organisation“ habe ich im 2 Teil nochmal das Thema Projektorganisation und -dokumentation aufgegriffen. Hier gehe ich nicht nur auf die Handlungs- sondern mehr auf die Wissensebene ein. Bitte mal reinhören!

Photo by Octavian Dan on Unsplash

Ein Tool, von dem Sie mal gehört haben sollten: die Balanced Scorecard (BSC).

Sie macht die strategischen Ziele und Kennzahlen Ihres Unternehmens auf einfache Weise sichtbar, zielt aber nicht auf den „Rückspiegel“ ab – eingegangene oder geschriebene Rechnungen, also Maßnahmen nach der Leistungserbringung – sondern setzt auf den Blick nach vorn, auf Indikatoren, die vor Leistungserbringung bei Ihnen oder Lieferanten sichtbar werden. Sie ist ein Management- oder Controlling-Konzept und hilft somit bei der Planung und Strategieumsetzung.

  1. 1
    Legen Sie Parameter fest, die frühzeitig auf bevorstehende Umsätze oder Kosten schließen lassen, z.B. tägliche/wöchentliche Website-Besucher, Conversionrates (wer führt auf Ihrer Website eine erwünschte Handlung aus?), eingehende Kundenanfragen, abgeforderte Angebote, aktueller Auftragsbestand. Umgekehrt gilt es bevorstehende variable Kosten im Blick zu haben – erteilte Aufträge, ausgelöste Bestellungen.
  2. 2
    BSC ist so wichtig, damit du frühzeitig reagieren kannst. Controlling ist nicht nur der Rückspiegel, sondern hilft auch für vorausschauende Planung.
  3. 3
    Machen Sie die Auswertungen Ihrer Kennzahlen regelmäßig, um schnellstmöglich Änderungen zu erkennen.

Photo by Onaivi Dania on Unsplash

Mal in eine "echte BwA" oder "Vor-/Nachkalkulation für Projekte" reinschnuppern? Ich schicke gern ein Beispiel!

Gern schicke ich ein Beispiel einer "BwA auf einen Blick" – so kann man am schnellsten nachvollziehen, was sie bringt und wie man damit arbeiten kann. Und eine Muster "Vor-/Nachkalkulation für Projekte" schicke ich gleich mit.

ShowNotes

Photo by Fabian Blank on Unsplash


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Tags

Balanced Scorecard, betriebswirtschaftliche Auswertung, BwA, Controlling, Jahresplanung, Liquiditätsplanung, Nachkalkulation, Projektcontrolling, Vorkalkulation


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