Podcast #20: Gute Projektorganisation und Teamkommunikation – so geht´s!

​Immer wieder höre ich, dass es in den Unternehmen – ob groß oder klein bei den Themen Projektorganisation und Team-Kommunikation hakt. Daher habe ich beschlossen, mich in meinem 20 Podcast diesem Thema nochmals in einer kurzen und knackigen Zusammenfassung zu widmen. Ich erkläre die wichtigsten Tools und Maßnahmen, wie „Ziele. Wege. Maßnahmen“ und stelle nochmals das ultimative Werkzeug für jede Projektorganisation vor: Den Jobstatus. Und ich zeige an einigen praktischen Beispielen auf, wie wichtig die Teamführung und Teamkommunikation ist, damit am Ende nicht nur die Ergebnisse stimmen sondern auch die Stimmung gut ist.

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​1. Ziele, Wege, Maßnahmen – definieren Sie anhand dieses einfachen Konzepts jedes Projekt

• ​Die erste wichtigste Frage bei jedem Projekt ist die Frage nach dem Ziel. Und das ist immer eine ganz persönliche Frage: Warum will ich das tun, was ich tue? Mit der „Warum“-Frage verbinden Sie in der Regel auch immer eine Emotion. Und die ist so wichtig, wenn Sie Ihre „Projekte“ am Ende auch erfolgreich verkaufen und Teammitglieder für Ihre Projekte begeistern und motivieren wollen. Denken Sie bei der Formulierung Ihrer Ziele immer auch an die Umsetzbarkeit. Wenden Sie zur Hilfe dabei die SMART-Methode an (Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch und Terminierbar) noch genauer erläutert in meinem 5 Podcast. Denken Sie auch daran die persönlichen Ziele mit dem übergreifenden Ziel zu verknüpfen, denn je fokussierter das Team desto erfolgreicher kann das Team agieren.
• ​Ist das Ziel oder die Ziele genau definiert, kommen wir zu den Wegen. Bedenken Sie bei den Wegen, dass Sie im Team zunächst Einigkeit über das Umfeld haben in dem Sie agieren. Das sind z.B. der Markt, die Wettbewerber, die Rahmenbedingungen aber auch Trends wie Nachhaltigkeit, Moden oder auch die Ausnutzung von öffentlichen Fördermitteln. Und dann schauen Sie auf die vorhandenen Ressourcen (interne wie externe) – das investierbare Kapital, Teamgröße, Talente und Erfahrungen der Mitarbeiter aber auch Kontakte zu Lieferanten, Partnern oder Verkaufsorganisationen.
• ​Wenn die Ziele definiert sind, die Wege klar sind geht es an die Maßnahmen. Was muss ich tun, um über die geplanten Wege die Ziele zu erreichen. Legen Sie die Maßnahmen so fest, dass sie ambitioniert , aber erreichbar sind. Definieren Sie zu erreichende, messbare Meilensteine und feiern Sie jeden erreichten Erfolg.

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​Damit alle nötigen Maßnahmen in einem Team ergebnisorientiert abgearbeitet werden braucht es ein gelebtes, einfaches Controlling- Instrument: Den

​Jobstatus – die Grundlage einer guten Projektorganisation

• ​Der Jobstatus kommt immer dann zum Einsatz, wenn mehrere Leute übergreifend an einem Projekt arbeiten. Er soll Ihnen helfen, die diversen Ideen und Projekte in Ihrem Unternehmen oder Abteilungen zu priorisieren, transparenter zu machen und erfolgreich zum Abschluss zu bringen. Mit dem Jobstatus dokumentieren Sie regelmäßig alle Fortschritte. Und das ist sehr wichtig für die Motivation und Zielerreichung in Ihren Teams (ausführlich vorgestellt in meinem 2 Podcast).
• ​In übersichtlicher Tabellenform werden die einzelnen Projekte Ihres Unternehmens dargestellt nach „aktuellem Status, den nächsten Schritten (Next Steps), dem Timing/zeitlichen Ablaufplan (bis wann fertig) und dem für die Aufgabe Verantwortlichen. (Beispiel zum gleich loslegen in den ShowNotes in meinem 2 Podcast)
• ​Ein Thema in allen Firmen ob groß oder klein
• ​Projektkoordination bedarf kontinuierlichen Austausch unter den Beteiligten. Ich empfehle den Jobstatus in wiederkehrenden Routinebesprechungen (z.B. wöchentlicher oder monatliche Jour-Fix) zu führen.
• ​Ganz wichtig: Definieren Sie für die einzelnen Projektschritte Verantwortliche, die dann für die Next Steps und die Einhaltung der vorgegebenen Terminierung steht. Nehmen Sie die Projektteilnehmer auch in die Verantwortung, indem sie im Meeting ihre Projekte direkt vorstellen. Ich habe festgestellt, das fördert die Motivation und auch Identifikation mit dem Projekt.
• ​Unterstützen Sie sich im Team untereinander. Zeigt Fortschritte auf und besprecht wo es noch wo es noch hakt. Besprecht offen im Team, woran es liegt und bietet Lösungsvorschläge.
• Es gibt eine Vielzahl von Programmen, mit denen Sie einen Jobstatus umsetzen können. Ich verwende häufig eine einfache Tabellenkalkulation (z.B. Excel, auch in der WebVersion, oder Google Tabellen). Diese Tabellenkalkulation hat jeder und kann sofort damit arbeiten. Webbasierte Versionen bieten den Vorteil, dass jeder Teilnehmer den Status jederzeit online einsehen und seine eigenen Projekte selbst bearbeiten kann.

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​3. Die Kommunikation für eine erfolgreiche Projektumsetzung

• ​Der regelmäßige Austausch miteinander ist enorm wichtig für eine erfolgreiche Projektabwicklung. Dazu dienen wunderbar kurze, knackige, ergebnisorientierte Meetings. Diese Meetings sollten nicht länger als eine halbe oder höchstens eine Stunde sein (abhängig vom Umfang).
• ​Geben Sie den Mitarbeitern auch Raum für Persönliches: Ich finde es gut, zu Beginn eines Meetings auch Raum für SmallTalk zu geben.  Reden Sie dabei ganz bewusst über Persönliches und schaffen Sie damit eine vertrauensvolle Basis untereinander. Sie wollen wissen, mit welchen Menschen Sie es zu tun haben und Ihre Mitarbeiter wollen wissen mit wem Sie es zu tun haben. Nicht nur auf der fachlichen sondern auch auf der persönlichen Ebene. Fragen Sie z.B. nach dem Wochenende oder reden Sie selbst immer mal wieder über persönliche Erlebnisse. Das muss nichts Spektakuläres sein, irgendetwas aus Ihrem persönlichen Alltag. Es kann hier zu bestimmten Themen auch mal eine Diskussion entstehen. Und da muss nicht jeder der gleichen Meinung sein aber es hilft, andere Standpunkte kennen zu lernen und das Gefühl zu geben, das andere Meinungen akzeptiert sind. Das schafft Vertrauen und gibt allen Beteiligte Selbstbewusstsein
• ​Team-Moderation: Es hat sich bewährt, dass der für das Meeting Verantwortliche sowohl das Meeting leitet auch den Jobstatus führt. Dadurch bekommt das Instrument besondere Autorität und der Verantwortliche bleibt – auch in der Darstellung – Herr der Prioritäten.
• Ich stelle immer wieder fest, wie häufig es in Unternehmen zu Missverständnissen kommt. Kommunikation ist das was am Ende ankommt. Wählen Sie die richtigen Worte, benutzen Sie nicht so viele Fremdworte. Wir wollen inhaltlich verstanden werden. Niemandem hilft es wenn wir inhaltlich nicht verstanden werden und andere mit unserem Wissen einschüchtern. Damit hat man nichts gewonnen.
• Und ich kann es nicht oft genug wiederholen: Seien Sie immer respektvoll im Umgang miteinander. Denken Sie daran, so wie Sie selbst behandelt werden wollt, wollen auch die anderen behandelt werden. Der gute und respektvolle Umgangston spiegelt häufig die gesamte Stimmung im Unternehmen wieder. Und wir wollen alle in einem Unternehmen mit guter Stimmung arbeiten.
• Fordern Sie die anderen Teammitgliedern immer wieder auf, ihre Meinung zu Lösungen, Herausforderungen mitzuteilen. Alle sollen mitdenken, sich einbringen.
• Und denken Sie daran: Damit die Motivation hoch bleibt, klären Sie bei den Terminierungen der einzelnen Projektschritte den Fertigstellungstermin. Fragen Sie ihn bewusst bei den Projektverantwortlichen ab: wann kann der nächste Arbeitsschritt realistisch umgesetzt werden. Alles andere frustiert auf Dauer.
• Sind die Mitarbeiter/Kollegen im HomeOffice und die Abstimmungen finden per Videokonferenz statt, dann denken Sie daran: Starten Sie nicht gleich mit den Arbeitsthemen, beginnen Sie das Meeting mit SmallTalk. Ihre Mitarbeiter und Kollegen sind jetzt sowieso sehr isoliert und auf sich allein gestellt. Seien Sie interessiert und fragen, ob bei allen soweit alles ok ist unter den gegebenen Umständen. Das soll nicht ausufern, höchstens 10 bis 15 Minuten, je nach Größe des Teams.  Sie können im SmallTalk raus hören, ob es irgendwo hakt oder es Probleme gibt und dann noch mal im persönlichen Gespräch nachfassen, Hilfe anbieten.
• Humor. Humor hilft ungemein, Atmosphäre aufzulockern und Teamgeist zu fördern. Wem das nicht so liegt, es gibt in der Regel immer Leute mit Humor im Team. Fordern Sie diese Kollegen auf, geben Sie ihnen Raum. Das schafft ein lockeres, leichtes und für alle angenehmes Klima. Und macht unterm Strich alle produktiver. Und motivierter. Spaß und Freude gehört in unseren Arbeitsalltag. Das ist nicht zu unterschätzen und fördert den Teamspirit. Gemeinsames Lachen verbindet.

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Zusammenfassung

​Bei jedem größeren Projekt beginnt es mit der Frage nach dem Ziel oder den Zielen. Und das ist immer eine ganz persönliche Frage: Warum will ich das tun, was ich tue? Denken Sie bei der Definition der Ziele immer an die Umsetzbarkeit. Bei der Umsetzung der Ziele definieren Sie gemeinsam im Team die Wege und werden Sie sich bei den Wegen im Vorwege klar über Ihre jeweiligen Rahmenbedingungen. Legen Sie dann die Maßnahmen fest: Was müssen Sie in einzelnen Schritten tun um ihre Ziele zu erreichen. Für die erfolgreiche Umsetzung Ihrer Projekte nutzen Sie den Jobstatus – ein einfaches Controlling-Instrument, das Ihnen und Ihrem Team jederzeit einen Überblick über Ihre Projekte, den Status, die nächsten Schritte und den jeweils Verantwortlichen gibt. Ganz wichtig: Für eine erfolgreiche Projektkoordination braucht es regelmäßigen Austausch unter den Beteiligten. Diese Meetings sollten kurz und knackig und ergebnisorientiert sein. Wichtig dabei ist die Team-Moderation. Denken Sie daran: Kommunikation ist das was am Ende ankommt. Starten Sie Ihre Meetings – egal ob persönlich oder die Mitarbeiter befinden sich im Homeoffice mit einem SmallTalk und vergessen Sie nicht Humor, Spaß und Freude gehört in jeden Arbeitsalltag und fördert den Teamspirit.

Photo by Ross Findon on Unsplash

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