Juli 1

Podcast #9: Zeitmanagement. Mehr schaffen. Zufriedener arbeiten.

Organisation, Podcasts, Tipps, Tricks, Tools

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​In meinem 9 Podcast möchte ich mich einem Thema widmen, dass im heutigen digitalen Zeitalter immer schwieriger wird: dem Zeitmanagement. Denn wir haben so viel Ablenkung durch E-Mails, Handys, Homeoffice – wir sind gefühlt immer präsent. Und da wird es immer wichtiger, uns gut zu organisieren und unsere Arbeitskraft richtig einzuteilen. Wobei der Begriff Zeitmanagement es nicht ganz richtig trifft. Es geht nicht darum, die Zeit zu  managen, sondern es geht vielmehr um die eigene (oder generelle) Arbeitsweise – also, sich selbst zu managen. Heute in meinem 9 Podcast gehe ich darauf ein, wie wichtig es für uns ist, Zeit sinnvoll und produktiv zu nutzen, stelle 10 Regeln für gutes Selbstmanagement vor, spreche über funktionierendes Zeitmanagement in Meetings, über Tages- und Wochenpläne und decke die versteckten Zeitmanagement-Killer auf (und wie Sie sie vermeiden!).

​Gutes Zeitmanagement misst sich nicht an der Präsenz im Büro

​Ich dachte von mir immer, dass ich ein gutes Zeitmanagement habe. Ich war morgens eine der ersten im Büro und verließ das Büro abends als letzte. Aber wenn ich heute zurück blicke, hatte das gar nichts mit gutem  Zeitmanagement zu tun.
Es hat für mich aber einige Zeit gedauert, mich selbst aus dieser „Überzeugung“ zu befreien. Heute denke ich, dass es für einen selbst wie für die Mitarbeiter, immer wichtiger ist, eine gute Selbstorganisation und Eigenmanagement zu leben. Heute bin ich davon überzeugt, dass ein gutes Zeitmanagement und eine produktive Arbeitsweise nicht mit der Präsenz in der Firma einher geht. Im Gegenteil, es wird immer wichtiger, dass man als Inhaber, Geschäftsführer oder auch in der Führungsebene ein gutes Zeitmanagement hat oder entwickelt – egal, ob im Büro in der Firma, aus dem Homeoffice oder auswärts bzw. auf Reisen. Denn eine gute Selbstorganisation wird immer wichtiger in einem digitalen Umfeld, in dem man immer präsent ist und in dem auch Homeoffice oder Co-Working-Spaces eine zunehmende Rolle spielen.

In meinem letzten Unternehmen war es mir in der Kommunikation mit den Mitarbeitern wichtig, dass wir uns immer wieder über gemeinsame Ziele verständigen, und daraus Meilensteine ableiten für jeden einzelnen Mitarbeiter. So ist jeder fokussiert und kann seine Zeit und Arbeitsweise eigenverantwortlich managen. Es gab Kernarbeitszeiten, in denen Anwesenheitspflicht herrschte für Meetings und gemeinsamen Austausch, aber ansonsten ging es um Zielerreichung und nicht um Präsenzpflicht. Ich habe festgestellt, dass Mitarbeiter viel besser arbeiten, motivierter sind und viel mehr Identifikation mit dem Unternehmen entwickelten. Und da wo es noch hakte, half Austausch unter den Kollegen oder es gab Unterstützung durch Schulungen.

Photo by Kevin Ku on Unsplash

​Wie machen es die Besten?

​Ich glaube, das beste Beispiel für funktionierendes und gelebtes Zeitmanagement durfte ich erleben, als ich einmal bei einem Termin (oder eher einer Audienz) bei Hubert Burda dabei sein durfte. Es ging um ein Sondierungsgespräch bezüglich einer Zeitschrift eines Verlages. In der Einladung wurden wir gebeten, 10 Minuten vor dem Gesprächstermin einzutreffen und uns auf ein genau einstündiges Gespräch einzurichten.
Wir wurden exakt 10 Minuten vor Gesprächsbeginn vom persönlichen Assistenten von Herrn Burda begrüsst und auf die Minute genau in sein Büro geführt. Dort nahm uns ein völlig gelassener, super entspannt wirkender und freundlicher Herr Burda in Empfang. Das Gespräch war gut vorbereitet, deshalb prononciert und inhaltlich auf den Punkt gebracht. Keine Sekunde war verschwendet, trotzdem war Atmosphäre und Gesprächsführung persönlich und entspannt und durchaus respektvoll. Niemals hatte ich den Eindruck, dass er auf die Uhr sehen würde oder gestresst oder gehetzt wirkte. Und genau am Ende der Stunde führte er das Gespräch zum Schluss und wir verabschiedeten uns, ohne auch nur einmal auf die Uhr gesehen zu haben. Wir waren fast auf die Sekunde genau nach einer Stunde wieder aus seinem Büro. Wir kamen geschäftlich nicht zusammen, aber wenn ich heute zurück blicke, war dies eins der beeindruckendsten Geschäftsmeetings die ich je hatte.

Warum erzähle ich das? Weil für mich eine funktionierende, produktive Selbstorganisation mit einer guten Vorbereitung beginnt, einem stringentem Vorgehen in der Firma, in der sich alle darüber einig sind, wie kostbar unsere Zeit ist.

Photo by Mitchell Hollander on Unsplash

Es ist zuviel Zeit, die wir nicht nutzen!

„Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist zu viel Zeit, die wir nicht nutzen.“ Was beim römischen Philosoph Seneca fast wie ein Bonmot klingt, versachlicht Wikipedia mit durchaus vergleichbarem Inhalt wie folgt: „Unter Zeitmanagement versteht man im Rahmen des Selbstmanagements alle Maßnahmen, die zur Verfügung stehende Zeit möglichst produktiv zu nutzen.“

Das hört sich so einfach an, ist es aber in der Praxis nicht. Wir kennen das alle: Der Tag hat zu wenig Stunden, Sie haben wieder die vorgenommenen Aufgaben nicht geschafft, ständig klingelt das Telefon oder ein Mitarbeiter kommt rein und hat eine dringende Frage. Ihre Aufgaben, die Sie sich für den Tag vorgenommen haben, bleiben auf der Strecke. Und das gleichen Sie aus, indem Sie jeden Abend länger in der Firma sitzen. Das kenne ich nur allzu gut. Und damit sind Sie in guter Gesellschaft. Das geht vielen, vielleicht den meisten so. Aber es ist nicht gut, es macht Stress und geht auf Dauer auf die Gesundheit. Denn andererseits wissen Sie, wie gut es sich anfühlt, wenn man tatsächlich mal alles schafft, was man sich für einen Tag vorgenommen hat. Man fühlt sich gut und geht mit einem befriedigten Gefühl nach Hause. Und das erhöht die Lebensqualität.
Ich erwähnte eingangs, dass der Begriff Zeitmanagement für mich nicht wirklich den Kern des Problems trifft. Denn worum geht es? Nicht darum, die Zeit zu  managen. Sondern vielmehr die eigene Arbeitsweise. Also, sich selbst zu managen!

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Zeitmanagement – Wie Sie Ihre Zeit sinnvoll und produktiv nutzen!

Mit diesen 10 Regeln verbessern Sie Ihr Selbstmanagement:

  • Priorisieren Sie Ihre Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Und denken Sie daran, nicht jede Aufgabe ist überlebenswichtig und unaufschiebbar. Die wichtigsten To-Do’s verdienen Ihre Aufmerksamkeit jetzt, alles andere darf man getrost auch mal verschieben. 
  • Verschriftlichen Sie Ihre Aufgabe. Wenn Sie sich Aufgaben aufschreiben, sind sie aus dem Kopf. Ich mache es häufig in meinem digitalen Kalender auf dem Handy. Sie können es aber auch auf To-Do-Listen machen, im Jobstatus oder mit welchem Programm auch immer sie arbeiten. Zu viele Aufgaben im Kopf stehen sich gegenseitig im Weg – am Ende wird keine „richtig“ fertig.
  • Delegieren Sie​! Machen Sie sich klar, welche Aufgaben Sie nicht zwangsläufig selber machen müssen. Sie können nicht alles alleine managen. Konzentrieren Sie sich auf Ihre Stärken, auf die Dinge, bei denen Sie am meisten gebraucht werden, weil das kein anderer so gut macht wie Sie. Und geben Sie Dinge, die Ihnen lästig sind und andere viel besser können, ab. Nach dem Eisenhower-Prinzip “Wichtig versus Dringend“. Darauf gehe ich später ausführlicher ein.
  • Eins nach dem anderen. Heißt, Sie sind effektiver, eine Aufgabe nach der anderen abzuarbeiten. Nachdem Sie Ihre Aufgaben priorisiert haben, geht es an die Abarbeitung. Ich mache mir sogar immer einen Haken, wenn ich eine Aufgabe abgeschlossen habe. Das gibt ein gutes Gefühl.
  • Clustern Sie große Projekte in Teilaufgaben mit eigener Zeitschiene Präsentation in 3 Wochen: Recherche, Zielformulierung, Inhalte, Feintuning, Gestaltung – sogenannte Meilensteine, die Sie nach und nach abarbeiten. Vor einer großen, langwierigen und komplexen Aufgabe steht man manchmal wie vor einer großen Mauer. Das führt zu Frust und Aufschieberitis. Die SMART-Methode, die ich schon in meinem 5 Podcast Ziele.Wege.Maßnahmen vorgestellt habe, hilft hier. Sie hilft beim Formulieren von Zielen: Spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch, terminiert.
  • Kapseln Sie sich zeitweise ganz bewusst ab. Keine E-Mails (am besten gleich abschalten) keine Telefonate, kein Social Media. Und auch nicht zwischendurch rumsurfen oder bei Google-Kleinanzeigen nach einer anderen Kaffeemaschine suchen. Richten Sie sich Zeitfenster ein, in denen Sie sich von nichts ablenken lassen, in denen alle Störquellen deaktiviert sind. Stellen Sie Ihr Telefon um und sagen Sie, das sie nicht gestört werden möchten. Oder nehmen Sie sich für Aufgaben, die Ihre volle Aufmerksamkeit und Konzentration brauchen, Zeit im Homeoffice.
  • Folgen Sie Routinen. Wenn Sie planlos in den Tag stolpern, sind Sie anfälliger für Ablenkungen. Und fangen Sie mit Ihrem persönlichen Programm an. Frühmorgens joggen, gemeinsames Frühstück mit der Familie, Kinder zur Schule bringen, 15 Minuten E-Mails abarbeiten, die folgenden 2 Stunden das aktuelle Projekt voran treiben. Leben Sie Tagesroutinen – sie üben sanften Druck aus und wirken zudem durch die Kraft der Gewohnheit.
    Gönnen Sie sich Pausen. Klingt so banal, doch oft fragen wir uns, wann das denn? Aber es ist so wichtig für unsere Konzentration: Nehmen Sie sich öfter nach der Erledigung einer Aufgabe eine kurze Pause, um den Kopf wieder frei zu machen.
  • Nicht an Problemen festbeißen. Wenn Sie an einem Projekt gerade gar nicht weiter kommen, es Ihnen schwer fällt und Sie immer weiter um das Problem kreisen und nicht in die Gänge kommen – dann nehmen Sie sich etwas vor, was Ihnen gerade leichter von der Hand geht. Es nutzt nichts, sich an falscher Stelle unter Druck zu setzen. Schieben Sie es auf Ihrem Kalender, ihrer To-Do-Liste zeitlich nach hinten. Es hilft oft nicht, etwas mit Druck unbedingt jetzt zu wollen. Gehen Sie es später an, wenn es möglich ist, an einem anderen Tag. Dann geht es auf einmal viel leichter von der Hand!
  • Kontrollieren Sie den Erfolg. Beenden Sie, was Sie begonnen haben und schauen Sie am Ende des Tages auf Ihre To-do-Liste und haken Sie ab. Das beruhigt ungemein, wenn man einen Tag erfolgreich beendet hat! Aufgaben, die sie nicht geschafft haben, tragen Sie auf den nächsten Tag. Und manchmal haben sie sich schon von selbst erledigt. ;-).

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Zeitmanagement in Meetings und Terminen

Aber es gilt nicht nur den persönlichen Umgang mit Aufgaben zu optimieren. Das gilt natürlich auch für Teams.
Wir kennen das alle: Es wird ein Meeting anberaumt für 1 Stunde und nach zwei Stunden sitzt man immer noch zusammen. Es scheint nicht enden zu wollen. Das nervt. Und bringt den Zeitplan aller Teilnehmer durcheinander.
In der Regel ist das Meeting entweder nicht gut vorbereitet oder wurde nicht gut geführt oder beides. Folgende Methoden haben mir immer gut geholfen:

  • ​Machen Sie vor jedem Meeting eine Agenda. Für mich beginnt ein Meeting oder Termin immer mit der guten Vorbereitung. Vor jedem anberaumten Meeting gibt es eine Agenda. Die wird vor dem Meeting, bestenfalls schon ein oder zwei Tage vor dem Meeting, an alle Teilnehmer verschickt. So kann sich jeder auf das Meeting vorbereiten. Legen Sie die Themen immer so fest, dass man mit Themen anfängt, die alle betreffen, dann können Teilnehmer nach Erledigung der sie betreffenden Tagesordnungs-Punkte das Meeting wieder verlassen und sich anderen Aufgaben widmen.
    Es ist zudem ratsam mit Aussendung der Agenda den Zeitrahmen festzulegen. Also: Wir treffen uns zum Thema „Kundenakquise“ am 3.7 im Konferenzraum ab 10 Uhr für genau eine Stunde mit folgenden Teilnehmern zur Abstimmung folgender Punkte.
    Und ganz wichtig: Überfrachten Sie die Agenda nicht mit zu vielen Punkten, sondern teilen Sie sie lieber auf unterschiedliche Teilnehmerkreise oder Einzelmeetings auf. Sonst sitzen häufig zu viele Teilnehmer im Meeting die nicht viel beizutragen haben.
  • Planen Sie den Zeitbedarf knapp
    Oft ist es besser, die vorgesehene Zeit angemessen oder eher knapp zu kalkulieren. Je mehr Zeit man anberaumt, desto mehr wird gelabert – meist wird die vorgegebene Zeit auch ausgenutzt. Durch die Knappheit erzeugen Sie die Konzentration auf das Ziel des Meetings und vermeiden zu leichtes Abschweifen. Die Teilnehmer gehen oft fokussierter an das jeweilige Thema heran, wenn sie wissen, dass dafür nur wenig Zeit vorgesehen ist.
  • Setzen Sie einen Zeitpuffer ans Ende des Meetings
    Auf Puffer im Meeting sollten Sie aber nicht ganz verzichten, insbesondere dann nicht, wenn die Zeitpanung knapp bemessen ist. Legen Sie einen Zeitpuffer ans Ende des Meetings. Der Zeitpuffer sollte etwa 10% der Besprechungszeit betragen. Den Puffer machen Sie nicht transparent.
  • Auf Zeitüberschreitungen rechtzeitig hinweisen
    Weisen Sie während des Meetings auf Zeitüberschreitungen rechtzeitig hin. Wenn Sie merken, dass zu einem wichtigen Thema noch nicht alles gesagt wurde, beraumen Sie ein weiteres Meeting mit den entsprechenden dafür notwendigen Teilnehmern an oder nutzen den Puffer. Ansonsten ist es wichtig, dass Sie als Moderator des Meetings die Teilnehmer auch darauf hinweisen, dass die Ausführung jetzt zu weit geht und erinnern daran, das alle immer ergebnisorientiert bleiben. Wie ich in meinem 2 Podcast zum Jobstatus schon gesagt habe: „Wir wollen nicht wissen, wie die Uhr geht, sondern wir wollen wissen, wie  spät es ist!“
  • Machen Sie kurze Abstimmungsmeetings im Stehen
    Sie können kurze Abstimmungs-Meetings auch im Stehen abhalten. Das ist völlig in Ordnung, wenn Sie mehreren Teilnehmern nur kurz was mitteilen wollen, zum Beispiel für eine Tagesplanung, Abstimmung über Zwischenergebnisse oder das Erreichen eines Meilensteins.

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Eine Wochenplanung hilft bei der Priorisierung

Wenn Sie wissen, dass es gerade richtig viele Parallelprojekte bei Ihnen gibt und sie irrsinnig viel zu tun haben, dann machen Sie sich eine Wochenplanung und daraus abgeleitet eine Tagesplanung. Eine Wochenplanung hilft ungemein bei der Priorisierung von großen Projekten mit fixen Abgabeterminen. Ich verteile bei Großprojekte die wesentlichen Meilensteine auf die einzelnen Wochentage. Stellen Sie sich dabei die Fragen: Wann will ich was erledigen? Was benötige ich alles, um diese Aufgabe oder dieses Projekt zu erledigen? Wen benötige ich für die Umsetzung des Projektes?
Ich mache die Wochenplanung immer am Freitag. Dann geht man beruhigter ins Wochenende. Und: Planen Sie bei der Wochenplanung auch immer private Themen wie „Sport machen“ oder „Essen gehen mit Freunden“ ein. Das zeigt Ihnen gleich auf, ob Sie genügend „Pausen“ und „freie Zeit für sich“ mit eingeplant haben. Das ist sehr wichtig, damit Sie sich gut fühlen, gerade wenn viel Arbeit anliegt!

​Eine Tagesplanung hilft in der Bewältigung des Tagesgeschäfts

​Innerhalb der Wochentage macht es Sinn, sich seine Projektaufgaben und laufenden Tagesaufgaben zu notieren. Hier priorisieren Sie unbedingt wieder Ihre Aufgaben. Eine einfache Matrix für mehr Produktivität ist das Eisenhower Prinzip. Sie ist eine Mischung aus klassischen Zeitmanagement-Elementen und einer Postkorbübung. Als Vorlage diente dem amerikanischen General  und US-Präsident Dwight D. Eisenhower eine simple Matrix mit vier Quadranten. Denn das reicht erstaunlicherweise schon. Unterscheiden Sie in:

A-Aufgaben: dringend und wichtig
B-Aufgaben: wichtig, aber nicht dringend
C-Aufgaben: dringend aber nicht wichtig
D-Aufgaben: nicht dringend, nicht wichtig.

Die detaillierte Erklärung der Eisenhower-Methode packe ich auch noch einmal in die Shownotes. 

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​Wichtig ist, ob Sie nun nach bestimmten Methoden vorgehen oder nicht: Schreiben Sie sich Ihre Aufgaben auf! Aus Studien weiß man, dass alles was man sich aufschreibt, erstmal aus dem Kopf ist. Das entlastet enorm das Stressgefühl. Und darum geht es ganz wesentlich. Nehmen Sie sich das Stressgefühl. Denn damit setzt man sich unter Druck und dann geht oft gar nichts mehr.

​Was sind versteckte Zeitmanagement-Killer?

​Es ist gar nicht das Schwierigste, sich besser zu organisieren. Gerade nicht, wenn Sie diesen Podcast hören ;-). Wesentlich schwieriger ist es in unserem Arbeitsalltag, die Zeitkiller zu eliminieren. Um diesen Zeitdieben die Macht zu nehmen, muss man sie aber zuerst identifizieren.
Hier einmal die häufigsten Zeitkiller:

  1. 1
    Nicht-Nein-Sagen-Können
    Zu häufig erledigen wir noch Arbeiten und Aufgaben, für die wir nicht wirklich zuständig sind und die auch unsere Mitarbeiter erledigen können. Deshalb: Lernen Sie Nein zu sagen. Es bleibt Ihnen sonst weniger Zeit für IHRE Aufgaben oder auch auch Ihre Freizeit.
  2. 2
    Gutes Pferd springt knapp
    Ich denke, einer der wichtigsten Zeitmanagement-Killer ist, dass man sich einbildet, man könne nur unter Druck arbeiten. Nach dem Motto „gutes Pferd springt knapp“. Das halte ich für Quatsch und ich glaube, damit baut man sich seine eigene Legende auf, dass man alles nur unter Druck schaffen kann und nur dann gut ist. Ganz im Gegenteil, zu viel Druck macht Stress und damit schadet man seiner Gesundheit! Ich glaube auch nicht, dass unter zu viel Druck gute Arbeit entsteht. Bei mir funktioniert das gar nicht. Im Gegenteil: Stehen Sie vor einer großen Projektaufgabe, dann brechen Sie das Projektziel auf einzelne zu erreichende Meilensteine runter. Das entspannt ungemein.
  3. 3
    Ablenkungen und Unterbrechungen
    Lassen Sie sich auch nicht ablenken. Ich kenne das sehr gut von mir selbst, man will etwas recherchieren, zum Beispiel für mein neues Podcast-Thema und dann verirrt man sich erstmal gefühlte Stunden im Internet. Es gibt ja so vieles, was andere schon zu dem Thema „Zeitmanagement“ gesagt haben... Aber in der Regel lenkt das nur von dem ab, was ich zu dem Thema sagen will. Denn ich will über meine Erfahrungen sprechen und keine wissenschaftliche Abhandlung ausarbeiten. Also: Fokussieren Sie sich immer wieder auf das Ziel, das Sie erreichen wollen.
    Jeder von uns kennt es auch aus der Homeoffice-Erfahrung. Hier hat man sehr viele Verlockungen sich von der eigentlichen Aufgabe abzulenken. Die schmusende Hauskatze, die nur allzu gerne über ihre Tatstatur läuft oder sich gleich drauf legt 😉 Den Geschirrspüler ausräumen, schnell nochmal den Müll rausbringen. Das sind alles typische Anzeichen, dass man gerade vor der Arbeit weg läuft. Das ist menschlich. Aber wenn Sie sich dabei ertappen, sollten Sie sich auf das fokussieren, was sie heute Vormittag erledigen wollen. Planen Sie konkret, was Sie bis wann erledigt haben müssen und lassen Sie sich nicht ablenken. Planen Sie dabei auch bewusst freie Zeit ein.

Photo by Trà My on Unsplash

  1. 1
    Verplempern Sie Ihre Zeit nicht auf Nebenkriegsschauplätzen
    Sie müssen eine Präsentation fertig stellen. Und dann tüfteln Sie stundenlang am Layout herum. Oder Sie verlieren sich in Überblendeffekten oder Soundschnipseln. Kurzum, wir befinden uns gerade in unserem inneren Kind und machen das, was Spaß macht und was wir gerne machen. Das ist auch gut, unserem inneren Kind Zeit einzuräumen – aber nicht jetzt! Behalten Sie das große Ganze im Auge und Ihr Ziel. Bevor Sie mit der Arbeit beginnen, fragen Sie sich, warum halte ich die Präsentation? Was soll dabei heraus kommen? Was wollen Sie mit der Präsentation erreichen? Es wird dann ganz schnell klar, dass die Überblendeffekte dabei nicht im Fokus stehen.
  2. 2
    Ordnung ist das halbe Leben
    Ja, da ist was dran. Unordnung auf dem Schreibtisch, seinem Rechner, in der digitalen Ablage. Alles echte Zeitfresser. Und, sie stehlen nicht nur kostbare Zeit, sie sind auch Stressfaktoren. Auch wenn es noch so nervig ist, machen Sie Ihre digitale Ablage gleich! Wenn Sie z.B. alle Fotos zu Ihren Produkten unter einem Archiv ablegen, wo sie und andere jederzeit ran kommen, erleichtert das die Arbeit bei der Erstellung der Website oder dem Folder enorm.
  3. 3
    Überflüssige Meetings
    Natürlich gibt es wichtige Besprechungen, die zur Entscheidungsfindung notwendig sind. Ich habe bereits beschrieben, wie man dafür Zeitvorgaben entwickelt und einhält. Aber es gibt nichts überflüssigeres und nervigeres als überflüssige Meetings. Besprechungen, in denen Anwesenheit erwünscht, aber nicht notwendig ist – vielleicht, weil jemand zu faul ist, Protokolle zu schreiben oder zu lesen? Schaffen Sie diese Art von Meetings und diese Art von Meetingzombies rigoros ab!
  4. 4
    Kommunikationsprobleme
    entstehen, wenn nicht klar ist, wer und was  wie und in welcher Reihenfolge zu erledigen ist. Dies kommt nur allzuhäufig vor, intern oder auch extern zum Kunden. Ich habe es mir daher angewöhnt, vieles zu verschriftlichen. Intern helfen hier Instrumentarien wie der Jobstatus, den ich bereits in meinem zweiten Podcast vorgestellt habe, oder auch Besprechungsberichte, die, vielleicht in einer kurzen E-Mail, die wesentlichen Infos und Entscheidungen kurz zusammenfassen. Dies hilft, Missverständnisse aus dem Weg zu räumen, weil der andere die Möglichkeit und die Pflicht hat, zu bestätigen, ob alles zwischen ihnen richtig verstanden wurde.

​Zusammenfassung

​​​Das Zeitmanagement wird im digitalen Zeitalter immer wichtiger, da wir gefühlt immer präsent sind. Und da wird es immer wichtiger, uns gut zu organisieren und unsere Arbeitskraft richtig einzuteilen. Es geht nicht darum, die Zeit zu  managen, sondern es geht vielmehr darum sich selbst zu managen.

Ein gutes Zeitmanagement und eine produktive Arbeitsweise geht nicht zwangsläufig mit der Präsenz in der Firma einher. Die 10 Regeln Ihre Zeit sinnvoll und produktiv zu nutzen sind: Priorisieren und Verschriftlichen Sie Ihre Aufgaben, deligieren Sie, machen Sie eins nach dem anderen, Clustern Sie große Projekte in Teilaufgaben, Kapseln Sie sich ab für konzentriertes Arbeiten, folgen Sie Routingen, beißen Sie sich nicht an Problemen fest und verschieben Sie Aufgaben auf einen späteren Zeitpunkt am Tag oder Folgetag und kontrollieren Sie Ihren Erfolg, also haken Sie erledigte Aufgaben ab.

Für ein verbessertes Zeitmanagement bei Ihren Meetings machen Sie eine Agenda, planen den Zeitbedarf eher knapp und einen Puffer am Ende des Meetings ein. Weisen Sie auf Zeitüberschreitungen im Meeting rechtzeitig hin.

Eine Wochenplanung hilft sehr gut bei der Priorisierung wenn Sie gerade viele Parallelprojekte oder Großprojekte haben und eine Tageplanung hilft in der Bewältigung Ihres Tagesgeschäfts. Wenden Sie ​die Eisenhower-Methode an!

Eliminieren Sie Zeitkiller indem Sie auch mal Nein-Sagen, arbeiten ​Sie sich nicht unter Zeitdruck, sondern setzen Sie sich bei größeren Projekten erreichbare Meilensteine.

Lassen Sie sich nicht ablenken, sondern fokussieren Sie sich immer wieder auf das Ziel, das Sie erreichen wollen. Halten Sie Ordnung in Ihrer Ablage, vermeiden Sie überflüssige Meeting und gewöhnen Sie sich an, Besprochenes zu verschriftlichen, damit Sie Kommunikationsprobleme vermeiden. 

Thanks to sydney Rae for sharing their work on Unsplash.

​10 wichtigsten Zeitmanagement-Methoden im Vergleich

...finden Sie hier. Und mehr zur Eisenhower-Methode hier. Und eine Muster-Agenda zum Download hier.


​Und nun entspannen Sie sich, machen eine kurze Pause – dann sind Sie fit für neue Aufgaben.

​Wie wärs mit etwas Musik und einem kleinen Video?


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