Podcast #9: Zeitmanagement. Mehr schaffen. Zufriedener arbeiten.

​In meinem 9 Podcast möchte ich mich einem Thema widmen, dass im heutigen digitalen Zeitalter immer schwieriger wird: dem Zeitmanagement. Denn wir haben so viel Ablenkung durch E-Mails, Handys, Homeoffice – wir sind gefühlt immer präsent. Und da wird es immer wichtiger, uns gut zu organisieren und unsere Arbeitskraft richtig einzuteilen. Wobei der Begriff Zeitmanagement es nicht ganz richtig trifft. Es geht nicht darum, die Zeit zu  managen, sondern es geht vielmehr um die eigene (oder generelle) Arbeitsweise – also, sich selbst zu managen. Heute in meinem 9 Podcast gehe ich darauf ein, wie wichtig es für uns ist, Zeit sinnvoll und produktiv zu nutzen, stelle 10 Regeln für gutes Selbstmanagement vor, spreche über funktionierendes Zeitmanagement in Meetings, über Tages- und Wochenpläne und decke die versteckten Zeitmanagement-Killer auf (und wie Sie sie vermeiden!).

​Gutes Zeitmanagement misst sich nicht an der Präsenz im Büro

​Ich dachte von mir immer, dass ich ein gutes Zeitmanagement habe. Ich war morgens eine der ersten im Büro und verließ das Büro abends als letzte. Aber wenn ich heute zurück blicke, hatte das gar nichts mit gutem  Zeitmanagement zu tun.
Es hat für mich aber einige Zeit gedauert, mich selbst aus dieser „Überzeugung“ zu befreien. Heute denke ich, dass es für einen selbst wie für die Mitarbeiter, immer wichtiger ist, eine gute Selbstorganisation und Eigenmanagement zu leben. Heute bin ich davon überzeugt, dass ein gutes Zeitmanagement und eine produktive Arbeitsweise nicht mit der Präsenz in der Firma einher geht. Im Gegenteil, es wird immer wichtiger, dass man als Inhaber, Geschäftsführer oder auch in der Führungsebene ein gutes Zeitmanagement hat oder entwickelt – egal, ob im Büro in der Firma, aus dem Homeoffice oder auswärts bzw. auf Reisen. Denn eine gute Selbstorganisation wird immer wichtiger in einem digitalen Umfeld, in dem man immer präsent ist und in dem auch Homeoffice oder Co-Working-Spaces eine zunehmende Rolle spielen.

In meinem letzten Unternehmen war es mir in der Kommunikation mit den Mitarbeitern wichtig, dass wir uns immer wieder über gemeinsame Ziele verständigen, und daraus Meilensteine ableiten für jeden einzelnen Mitarbeiter. So ist jeder fokussiert und kann seine Zeit und Arbeitsweise eigenverantwortlich managen. Es gab Kernarbeitszeiten, in denen Anwesenheitspflicht herrschte für Meetings und gemeinsamen Austausch, aber ansonsten ging es um Zielerreichung und nicht um Präsenzpflicht. Ich habe festgestellt, dass Mitarbeiter viel besser arbeiten, motivierter sind und viel mehr Identifikation mit dem Unternehmen entwickelten. Und da wo es noch hakte, half Austausch unter den Kollegen oder es gab Unterstützung durch Schulungen.

​Wie machen es die Besten?

​Ich glaube, das beste Beispiel für funktionierendes und gelebtes Zeitmanagement durfte ich erleben, als ich einmal bei einem Termin (oder eher einer Audienz) bei Hubert Burda dabei sein durfte. Es ging um ein Sondierungsgespräch bezüglich einer Zeitschrift eines Verlages. In der Einladung wurden wir gebeten, 10 Minuten vor dem Gesprächstermin einzutreffen und uns auf ein genau einstündiges Gespräch einzurichten.
Wir wurden exakt 10 Minuten vor Gesprächsbeginn vom persönlichen Assistenten von Herrn Burda begrüsst und auf die Minute genau in sein Büro geführt. Dort nahm uns ein völlig gelassener, super entspannt wirkender und freundlicher Herr Burda in Empfang. Das Gespräch war gut vorbereitet, deshalb prononciert und inhaltlich auf den Punkt gebracht. Keine Sekunde war verschwendet, trotzdem war Atmosphäre und Gesprächsführung persönlich und entspannt und durchaus respektvoll. Niemals hatte ich den Eindruck, dass er auf die Uhr sehen würde oder gestresst oder gehetzt wirkte. Und genau am Ende der Stunde führte er das Gespräch zum Schluss und wir verabschiedeten uns, ohne auch nur einmal auf die Uhr gesehen zu haben. Wir waren fast auf die Sekunde genau nach einer Stunde wieder aus seinem Büro. Wir kamen geschäftlich nicht zusammen, aber wenn ich heute zurück blicke, war dies eins der beeindruckendsten Geschäftsmeetings die ich je hatte.

Warum erzähle ich das? Weil für mich eine funktionierende, produktive Selbstorganisation mit einer guten Vorbereitung beginnt, einem stringentem Vorgehen in der Firma, in der sich alle darüber einig sind, wie kostbar unsere Zeit ist.

Es ist zuviel Zeit, die wir nicht nutzen!

„Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist zu viel Zeit, die wir nicht nutzen.“ Was beim römischen Philosoph Seneca fast wie ein Bonmot klingt, versachlicht Wikipedia mit durchaus vergleichbarem Inhalt wie folgt: „Unter Zeitmanagement versteht man im Rahmen des Selbstmanagements alle Maßnahmen, die zur Verfügung stehende Zeit möglichst produktiv zu nutzen.“

Das hört sich so einfach an, ist es aber in der Praxis nicht. Wir kennen das alle: Der Tag hat zu wenig Stunden, Sie haben wieder die vorgenommenen Aufgaben nicht geschafft, ständig klingelt das Telefon oder ein Mitarbeiter kommt rein und hat eine dringende Frage. Ihre Aufgaben, die Sie sich für den Tag vorgenommen haben, bleiben auf der Strecke. Und das gleichen Sie aus, indem Sie jeden Abend länger in der Firma sitzen. Das kenne ich nur allzu gut. Und damit sind Sie in guter Gesellschaft. Das geht vielen, vielleicht den meisten so. Aber es ist nicht gut, es macht Stress und geht auf Dauer auf die Gesundheit. Denn andererseits wissen Sie, wie gut es sich anfühlt, wenn man tatsächlich mal alles schafft, was man sich für einen Tag vorgenommen hat. Man fühlt sich gut und geht mit einem befriedigten Gefühl nach Hause. Und das erhöht die Lebensqualität.
Ich erwähnte eingangs, dass der Begriff Zeitmanagement für mich nicht wirklich den Kern des Problems trifft. Denn worum geht es? Nicht darum, die Zeit zu  managen. Sondern vielmehr die eigene Arbeitsweise. Also, sich selbst zu managen!

Zeitmanagement – Wie Sie Ihre Zeit sinnvoll und produktiv nutzen!

Mit diesen 10 Regeln verbessern Sie Ihr Selbstmanagement:

Zeitmanagement in Meetings und Terminen

Aber es gilt nicht nur den persönlichen Umgang mit Aufgaben zu optimieren. Das gilt natürlich auch für Teams.
Wir kennen das alle: Es wird ein Meeting anberaumt für 1 Stunde und nach zwei Stunden sitzt man immer noch zusammen. Es scheint nicht enden zu wollen. Das nervt. Und bringt den Zeitplan aller Teilnehmer durcheinander.
In der Regel ist das Meeting entweder nicht gut vorbereitet oder wurde nicht gut geführt oder beides. Folgende Methoden haben mir immer gut geholfen:

Eine Wochenplanung hilft bei der Priorisierung

Wenn Sie wissen, dass es gerade richtig viele Parallelprojekte bei Ihnen gibt und sie irrsinnig viel zu tun haben, dann machen Sie sich eine Wochenplanung und daraus abgeleitet eine Tagesplanung. Eine Wochenplanung hilft ungemein bei der Priorisierung von großen Projekten mit fixen Abgabeterminen. Ich verteile bei Großprojekte die wesentlichen Meilensteine auf die einzelnen Wochentage. Stellen Sie sich dabei die Fragen: Wann will ich was erledigen? Was benötige ich alles, um diese Aufgabe oder dieses Projekt zu erledigen? Wen benötige ich für die Umsetzung des Projektes?
Ich mache die Wochenplanung immer am Freitag. Dann geht man beruhigter ins Wochenende. Und: Planen Sie bei der Wochenplanung auch immer private Themen wie „Sport machen“ oder „Essen gehen mit Freunden“ ein. Das zeigt Ihnen gleich auf, ob Sie genügend „Pausen“ und „freie Zeit für sich“ mit eingeplant haben. Das ist sehr wichtig, damit Sie sich gut fühlen, gerade wenn viel Arbeit anliegt!

​Eine Tagesplanung hilft in der Bewältigung des Tagesgeschäfts

​Innerhalb der Wochentage macht es Sinn, sich seine Projektaufgaben und laufenden Tagesaufgaben zu notieren. Hier priorisieren Sie unbedingt wieder Ihre Aufgaben. Eine einfache Matrix für mehr Produktivität ist das Eisenhower Prinzip. Sie ist eine Mischung aus klassischen Zeitmanagement-Elementen und einer Postkorbübung. Als Vorlage diente dem amerikanischen General  und US-Präsident Dwight D. Eisenhower eine simple Matrix mit vier Quadranten. Denn das reicht erstaunlicherweise schon. Unterscheiden Sie in:

A-Aufgaben: dringend und wichtig
B-Aufgaben: wichtig, aber nicht dringend
C-Aufgaben: dringend aber nicht wichtig
D-Aufgaben: nicht dringend, nicht wichtig.

Die detaillierte Erklärung der Eisenhower-Methode packe ich auch noch einmal in die Shownotes. 

​Wichtig ist, ob Sie nun nach bestimmten Methoden vorgehen oder nicht: Schreiben Sie sich Ihre Aufgaben auf! Aus Studien weiß man, dass alles was man sich aufschreibt, erstmal aus dem Kopf ist. Das entlastet enorm das Stressgefühl. Und darum geht es ganz wesentlich. Nehmen Sie sich das Stressgefühl. Denn damit setzt man sich unter Druck und dann geht oft gar nichts mehr.

​Was sind versteckte Zeitmanagement-Killer?

​Es ist gar nicht das Schwierigste, sich besser zu organisieren. Gerade nicht, wenn Sie diesen Podcast hören ;-). Wesentlich schwieriger ist es in unserem Arbeitsalltag, die Zeitkiller zu eliminieren. Um diesen Zeitdieben die Macht zu nehmen, muss man sie aber zuerst identifizieren.
Hier einmal die häufigsten Zeitkiller:

​Zusammenfassung

​​​Das Zeitmanagement wird im digitalen Zeitalter immer wichtiger, da wir gefühlt immer präsent sind. Und da wird es immer wichtiger, uns gut zu organisieren und unsere Arbeitskraft richtig einzuteilen. Es geht nicht darum, die Zeit zu  managen, sondern es geht vielmehr darum sich selbst zu managen.

Ein gutes Zeitmanagement und eine produktive Arbeitsweise geht nicht zwangsläufig mit der Präsenz in der Firma einher. Die 10 Regeln Ihre Zeit sinnvoll und produktiv zu nutzen sind: Priorisieren und Verschriftlichen Sie Ihre Aufgaben, deligieren Sie, machen Sie eins nach dem anderen, Clustern Sie große Projekte in Teilaufgaben, Kapseln Sie sich ab für konzentriertes Arbeiten, folgen Sie Routingen, beißen Sie sich nicht an Problemen fest und verschieben Sie Aufgaben auf einen späteren Zeitpunkt am Tag oder Folgetag und kontrollieren Sie Ihren Erfolg, also haken Sie erledigte Aufgaben ab.

Für ein verbessertes Zeitmanagement bei Ihren Meetings machen Sie eine Agenda, planen den Zeitbedarf eher knapp und einen Puffer am Ende des Meetings ein. Weisen Sie auf Zeitüberschreitungen im Meeting rechtzeitig hin.

Eine Wochenplanung hilft sehr gut bei der Priorisierung wenn Sie gerade viele Parallelprojekte oder Großprojekte haben und eine Tageplanung hilft in der Bewältigung Ihres Tagesgeschäfts. Wenden Sie ​die Eisenhower-Methode an!

Eliminieren Sie Zeitkiller indem Sie auch mal Nein-Sagen, arbeiten ​Sie sich nicht unter Zeitdruck, sondern setzen Sie sich bei größeren Projekten erreichbare Meilensteine.

Lassen Sie sich nicht ablenken, sondern fokussieren Sie sich immer wieder auf das Ziel, das Sie erreichen wollen. Halten Sie Ordnung in Ihrer Ablage, vermeiden Sie überflüssige Meeting und gewöhnen Sie sich an, Besprochenes zu verschriftlichen, damit Sie Kommunikationsprobleme vermeiden. 

​Und nun entspannen Sie sich, machen eine kurze Pause – dann sind Sie fit für neue Aufgaben.

​Wie wärs mit etwas Musik und einem kleinen Video?

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