Juli 22

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Podcast #12: Schreiben statt scheitern! – Besser dokumentieren.

IIn meinem 12 Podcast möchte ich darüber sprechen, warum manche Projekte am Ende doch scheitern – und man sich mit Kunden, Investoren oder Projektpartnern erzürnt. Am Häufigsten liegt es daran, das man zuvor Absprachen und Vorgehensweisen nicht richtig dokumentiert hat. Das klingt zwar erst einmal völlig banal. Und als kreativer Mensch möchte man sich mit solchen Dingen nicht aufhalten. Aber ganz ehrlich: Wie oft ging mal was schief, weil sie selbst nicht mehr genau wusstet, was im Detail besprochen wurde und man sich deshalb am Ende nicht einig wurde?
Ich erkläre heute in meinem 12 Podcast, warum es überhaupt wichtig ist, zu dokumentieren, beschreibe an eigenen Beispielen, warum die richtige Dokumentation mir oft geholfen hat (und mir auch kurzfristig zu einem sehr schönen Kontostand verhalf 😉 und gebe Tipps, wie Sie in Zukunft einfach und besser dokumentieren.

Tatsächlich bin ich sehr froh, dass ich in meiner langen Zeit als Unternehmerin, Geschäftsführerin, Gesellschafterin niemals mit irgendwem vor Gericht gelandet bin (schnell auf Holz geklopft). Nun bin ich ein friedfertiger Mensch – aber ehrlich, dass ist es wohl nicht allein. Ich führe es eher darauf zurück, dass ich schon immer sehr fleißig darin war, Besprochenes schriftlich zu fixieren. Sprich: Immer alles zu dokumentieren!
Ich habe das gelernt zu Beginn meiner beruflichen Laufbahn, in meiner Werbeagentur-Zeit als Kontakterin. Dort  hatte ich einen sehr guten Lehrmeister. Er hat mir das Handwerkzeug für eine gute Kommunikation und Dokumentation beigebracht (ich glaube ich habe die Unterlagen aus der internen Schulung noch immer): Wie bereite ich einen Termin richtig vor (die Agenda), wie organisiere ich Jobs für die interne und externe Bearbeitung (der Jobstatus) und was mache ich nach jeder Kundenbesprechung (einen Besprechungsbericht). Das alles sind Instrumente einer guten Dokumentation. Und die kann einem so manches Mal den Allerwertesten retten. Schon als junger Hüpfer (ich wohl eher junge Hüpferin), als ich erstmals allein beim Kunden war, es hat mir Sicherheit gegeben, die Ergebnisse aus dem Gespräch gleich danach zusammenzufassen und dem Kunden zuzuschicken. Sollte ich etwas missverstanden haben, würde es jetzt zur Sprache kommen. Danach diente mein Protokoll als Vorlage für interne Gespräche mit den Kreativen und der Produktion.
Und damit bin ich quasi schon mittendrin, warum es denn so wichtig ist zu dokumentieren.

Photo by marianne bos on Unsplash

Warum ist es so wichtig zu dokumentieren?
Wie wichtig eine Absichtserklärung sein kann zeigt ein persönliches Beispiel: Es ging um die Umsetzung eines neuen Projekts in einer bestehenden Firma. Ich stellte Bedingungen, forderte die Umsetzung außerhalb der bestehenden Firmenstruktur in einem kleinen, extra dafür zusammen gestelltem Team, damit wir schneller und effektiver arbeiten könnten. Und ich und mein ebenfalls eingebundener Mit-GF wollten an einem möglichen wirtschaftlichen Erfolg persönlich teilhaben. Wir hatten es immer wieder besprochen und es wurde uns seitens der Gesellschafter nach einigem Ringen zugesagt. Mein Bauchgefühl sagte mir aber, dass diese Zusage womöglich nur ein Lippenbekenntnis war. Deshalb habe ich damals eine Absichtserklärung – also einen Letter of Intent – formuliert und eine Unterschrift unter unsere gemeinsam besprochene Zielformulierung eingefordert. Nach erneutem Hin und her ist mir das schließlich gelungen.
Später, als ich mich entschied auszusteigen, war genau dieses Dokument sehr hilfreich in der Festlegung einer Abfindung (und führte zu, sagen wir, kurzfristigem Reichtum). Kurzfristig leider nur, weil ich das Geld bald neu eingesetzt habe in eine Firmenidee, die dann leider nicht so geklappt hat wie geplant und damit war es wieder weg 😉 Aber das Learning blieb: Bei wichtigen Zielen, z.B. einem gemeinsamen neuen Projekt, braucht es ein klares und eindeutiges Commitment der Beteiligten. Insbesondere finanzielle Aspekte sollten klar geregelt sein. Sonst wird es im Laufe der Umsetzung immer wieder Probleme geben oder gar scheitern, und spätestens am Ende ist Streit programmiert.

Photo by Sebastian Herrmann on Unsplash

Aber auch im Kleinen kommt es auf sorgfältig dokumentierte Absprachen an, z.B. bei der Bestellung bzw. ihrer Bestätigung von Waren und Dienstleistungen. Hier ist es oft der Kunde, der den Bedarf spezifiziert, indem er vor Ort ausmisst, Farben vorgibt oder den Einsatzzweck beschreibt. Wer sich die Mühe einer sauberen Auftragsbestätigung macht, die nicht nur Preise, sondern alle Absprachen klar dokumentiert z.B. bezüglich Mengen, Farben, Größen, Ausführungen, Lieferfristen und Lieferart, der Ansprechpartner und Zwischenabstimmung benennt, der ist auf der sicheren Seite - übrigens extern im Verhältnis zum Kunden als auch intern im Verhältnis zu Mitarbeitern oder anderen Mitwirkenden.

Photo by Kelly Sikkema on Unsplash

Dokumentiert man alles Wesentliche, also Besprechungen mit Kunden, Lieferanten, mit Mitarbeitern oder auch Team-Meetings, dann hilft es Missverständnisse früh aus dem Weg zu räumen. Und ganz wichtig: In einer guten Dokumentation können Sie Teilnehmer gut lenken und auf gemeinsame Ergebnissen verpflichten. Sie erklären, was getan werden muss und geben die Vorgehensweise vor. Eine gute Dokumentation hilft zur Absicherung im Konfliktfall, um nachzuweisen, warum welcher Schritt zu welchem Punkt ausgelöst wurde. Es hilft einfach ungemein, dass es keine (bzw. erheblich weniger) unterschiedlichen Meinungen zu einem gemeinsam gefassten Beschluss gibt. Das hat gar nichts damit zu tun, dass man anderen nicht über den Weg traut, sondern Sie schaffen Sicherheit im gesamten Prozess. Hier noch einmal die wichtigsten Punkte:

  1. 1
    Man dokumentiert gemeinsam besprochene Inhalte erst einmal für die eigene Sicherheit, also weil man damit seinen eigenen Erinnerungslücken ein Schnippchen schlägt. Auch wenn Sie meinen, ein fotografisches und ungeheuer gutes Gedächtnis zu haben, rate ich an, Besprochenes zu dokumentieren. Es schult, wenn man verschriftlicht, und entlastet den Kopf.
  2. 2
    Sie erstellen eine Unterlage, die alle Beteiligten erhalten. Damit haben Sie die Sicherheit, dass alle von den gleichen Ergebnissen ausgehen. Wer sich missverstanden fühlt, hat die Möglichkeit und die Pflicht, zu widersprechen.
  3. 3
    Mit der Dokumentation von gemeinsam Festgelegtem räumen Sie gleich zu Anfang Missverständnisse aus dem Weg – das spart Zeit, Nerven und Geld. Auch wenn sie glauben, sie wüssten alles noch ganz genau, geht das ihrem Gesprächspartner vielleicht ähnlich. So mancher behauptet von sich, ein phänomenales Gedächtnis und somit Recht zu haben. Damit ist Streit programmiert.
  4. 4
    Dokumentieren und übergeben Sie zeitnah an alle Beteiligten. So hat jeder umgehend die Möglichkeit, zu reagieren.
  5. 5
    Fordern Sie zu zeitnaher Reaktion auf! Dann ist für alle Gesprächsteilnehmer noch alles frisch und man vergeudet keine Zeit. Nichts schlimmer, wenn eine – womöglich sogar berechtigte – Korrektur erst Wochen später eintrudelt, man aber bereits die nächsten Schritte beauftragt und somit Kosten verursacht hat.
  6. 6
    Nutzen Sie die Möglichkeit Ihr Gegenüber zu leiten und auf gemeinsame Ziele zu verpflichten!
  7. 7
    Saubere Auftragsbestätigungen sind besonders wichtige Dokumentationen. Das gilt auch bei sich wiederholenden Vorgängen wie z.B. bei Bestellungen von Produkten oder Dienstleistungen über ihre Website. Erstellen Sie automatisierte Auftragsbestätigungen, die alle wesentlichen Aspekte des Auftrags dokumentieren. Sichern sie sich ab! Gerade auch in Fällen, in denen man von Kundenauskünften abhängig ist.
  8. 8
    Geht es um größere Projekte, wird die Absprache oft zum formellen Vertrag. Formulieren Sie im Vorfeld – möglichst früh! – einen Letter of Intent (LoI). Hierbei handelt es sich um eine Absichtserklärung von Verhandlungspartnern, die das Interesse an Verhandlungen oder am Abschluss eines Vertrages haben. Die Erklärungen können von einem oder mehreren Verhandlungspartnern abgegeben werden. Speziell für den Unternehmenskauf hat sich diese Form der Absichtserklärung durchgesetzt. Links und Vorlagen hierzu packe ich in die Shownotes.
  9. 9
    Ergebnisse aus Treffen der Gesellschafter bzw. Anteilsinhaber einer Personen- oder Kapitalgesellschaft fasst man in Gesellschafterbeschlüssen zusammen, die von allen Gesellschaftern unterschrieben werden müssen. Sie betreffen z.B. Satzungsänderungen, Gewinnverteilung, Aufnahme neuer Gesellschafter, Ausschluss von Gesellschaftern, Kapitalerhöhung en oder Weisungen an die Geschäftsführung.

Photo by Green Chameleon on Unsplash

Wie man schnell und einfach dokumentiert

Als Leitfaden für Dokumentation gelten auch hier: Ziele. Wege. Maßnahmen – siehe mein Podcast Nummer #5. Man bringt erst auf den Punkt, was man gemeinsam erreichen will, dann wie man vorgehen will, damit man das Ziel auch erreicht und welche Rahmenbedingungen dabei zu beachten sind. Last but not least: Was wann, wie und von wem getan werden muss.

  • Bei Telefonaten zu Abstimmungen, fassen Sie das Besprochene danach zum Beispiel in einer E-Mail kurz zusammen und schicken es an die Beteiligten
  • Bei persönlichen Gesprächen erstellen Sie zeitnah nach dem Treffen einen Besprechungsbericht, in dem Sie alle wesentlichen Ergebnisse zusammen gefasst haben. Dies reicht auch häufig in Stichpunkten oder Bulletpoints. Wichtig ist, dass sie die wesentlichen Punkte alle aufführen, damit es später nicht zu Missverständnissen kommen kann.
  • Bei Videokonferenzen können sie zum Beispiel einen Mitschnitt machen. Darüber sollten Sie als Hoster nur vorher alle Beteiligten informieren, dann können Sie eine Kopie der Konferenz später verschicken. Bei vielen Videoanbietern wie z.B. Zoom ist das ganz einfach möglich. Beachten Sie auch hierbei unbedingt, dass Sie im Gesprächsverlauf immer Ergebnisse zusammenfassen. Fassen Sie fals nötig die wesentlichen und wichtigsten Facts in der Begleitmail zusammen - dann sind Sie auf der sicheren Seite.
  • Auch für Kreativ-Meetings gibt es mittlerweile tolle Tools, mit denen sie zum Beispiel auch bei Online-Treffen per Videokonferenz die besprochenen Ergebnisse später automatisiert als Excel-Datei verschicken können. Zum Beispiel Miro funktioniert hier super und liefert Ihnen eine Dokumentation ihres Kreativ-Workshops automatisiert und zeitnah gleich mit.
  • Bei größeren Projektmeetings mit mehreren Projektteilnehmern empfehle ich immer den Jobstatus (ausführlich vorgestellt in meinem 2 Podcast und auch gleich mit dem Excel-Dokument zum loslegen in den Shownotes)
  • Absichtserklärungen machen dann Sinn, wenn man eine Zusammenarbeit zum Beispiel für Dritte dokumentieren will oder auf einen späteren Vertrag hinarbeitet. Eine Absichtserklärung gibt Sicherheit, ist aber auch kein verbindliches Dokument. (siehe oben)

Zusammenfassung

Es gilt also, wesentliche und wichtige Inhalte, ob es nun Telefonate, Videokonferenzen, persönliche Treffen sind, schriftlich festzuhalten und zur eigenen Sicherheit und für das gemeinsame Verständnis zu dokumentieren. Lassen Sie die Dokumente den Beteiligten zukommen und bitten Sie darum, mögliche Änderungen anzumerken und zu besprechen. Erhalten Sie keine Reaktion, können Sie davon ausgehen, dass alles korrekt wiedergegeben wurde. Dokumentieren hilft, unnötiges Konfliktpotential überhaupt nicht entstehen zu lassen. Nutzen Sie die Dokumentation, um Ihr Gegenüber zu leiten und auf gemeinsame Ziele zu verpflichten. 

Photo by Nicole Wilcox on Unsplash

Wer mehr wissen möchte zu...

Letter of Intent schaut hier oder hier.

Gesellschafterbeschlüssen: schaut in diese gute und umfangreiche Übersicht.


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