Februar 3

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Podcast #24: Mitarbeitergespräche – so wichtig für ein gutes Miteinander! (Teil 1)

Intro

Heute in meinem 24 Podcast geht es um das wichtigste Instrument der Personalführung: das Mitarbeitergespräch. Es bietet viele Chancen, hält aber auch einige Fallstricke bereit. Heute im ersten Teil möchte ich darüber sprechen, warum Mitarbeitergespräche so wichtig für Ihr Unternehmen und das Miteinander sind. Ich gehe ausführlich auf die unterschiedlichen Anlässe für Mitarbeitergespräche ein: Vom Jahres- oder Halbjahresgespräch, dem Gespräch zum Ablauf der Probezeit, dem Eingliederungsgespräch nach längerem Arbeitsausfall, das so wichtige Gespräch zur Personalentwicklung –und Weiterbildung, dem Beförderungsgespräch und dem leider auch immer mal vorkommenden Kündigungsgespräch. Und ich erkläre aus der Praxis, was für einen Entwicklungsschub regelmäßiger Austausch mit Ihren Mitarbeitenden für Sie und Ihr Unternehmen bringt.
Im zweiten Teil werde ich dann auf die inhaltliche Struktur eines Mitarbeitergesprächs eingehen und gebe Ihnen einen Leitfaden für die Umsetzung an die Hand. Und ich teile mit Ihnen wertvolle Tipps aus der Praxis für eine erfolgreiche Gesprächsführung mit Ihren Mitarbeitenden.

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Definition bei Wikipedia

Das Mitarbeitergespräch zwischen Führungskraft und Mitarbeiter ist ein Instrument, in dem die Beteiligten regelmäßig (üblicherweise jährlich mit zusätzlichen Review-Terminen) oder bei Bedarf spezifische und damit anlassbezogene Inhalte (wie etwa Zielvereinbarungen, Leistungsbeurteilungen, Weiterbildung, persönliches Feedback, Entwicklungsmöglichkeiten, offene Fragen etc.) besprechen.

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Warum sind Gespräche mit Ihren Mitarbeitenden so wichtig?

Ob im Beruf oder privat, wir führen sie ständig – Gespräche. Doch so alltäglich und selbstverständlich es auch sein mag sich zu unterhalten: Eine gute Gesprächsführung ist nicht immer selbstverständlich und muss gelernt sein. Denn die Art und Weise wie wir kommunizieren bestimmt unser Leben. Durch Kommunikation können Absprachen getroffen, Beziehungen aufgebaut und Probleme gelöst werden. Kurzum: Ein Miteinander wird erst durch das miteinander Sprechen möglich.

Aber Sie kennen das: Kommunikation ist das, was ankommt. Das gilt natürlich auch für den betrieblichen Alltag. Das Gespräch mit Ihren Mitarbeitenden  bietet Ihnen die Möglichkeit mit Mitarbeitern in Kontakt zu treten, Kurskorrekturen vorzunehmen und die Weichen für einen reibungslosen Arbeitsablauf zu stellen. Aber auch zu motivieren! Hin zu hören, auch wenn irgendwo mal etwas nicht läuft, um dann entsprechend Abhilfe zu schaffen.

Die Kommunikation mit unseren Mitarbeitenden findet täglich statt. Abhängig davon, wie groß Ihr Unternehmen ist, sehen Sie Ihre Mitarbeiter täglich und kommunizieren Sie mit ihnen. In größeren Unternehmen ist es die Führungsebene, die Ihre Mitarbeitenden leitet. Es ist wie in jeder zwischenmenschlichen Beziehung (denn die haben Sie auch mit Ihren Mitarbeitenden), dass Sie kontinuierlich, offen und ehrlich und immer klar und direkt kommunizieren.

Dabei geht es nicht nur um das jährliche oder halbjährliche Mitarbeitergespräch. Mit Ihren Mitarbeitenden sind Sie immer in Kommunikation, getreu dem Zitat „Man kann nicht nicht kommunizieren.“ Damit hat der Soziologe und Philosoph Paul Watzlawick so recht. Sie signalisieren Ihren Mitarbeitenden nämlich auch etwas, wenn Sie nicht mit Ihnen kommunizieren.

Mitarbeitende wollen gesehen und motiviert sein. Sie wollen wissen, warum und wofür sie arbeiten und welche Sinnhaftigkeit ihre Arbeit hat. Das wird in der heutigen Zeit für uns alle immer wichtiger. Und dazu gehört auch eine regelmäßige Kommunikation mit Ihren Mitarbeitenden. Sie wollen informiert sein über die strategische Ausrichtung Ihres Unternehmens, sie wollen eingebunden sein in neue Ideen, Innovationen und aktuelle Herausforderungen. Nur so entsteht ein Miteinander, das wir uns alle in unserem Unternehmen wünschen. Mitarbeiter sollen aus Überzeugung, Freude und Begeisterung bei uns arbeiten. Dazu gehört ein kontinuierlicher Austausch untereinander.

Es hilft, sich vorzustellen, wie Sie sich als Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen fühlen wollen. Stellen Sie sich diese Frage immer wieder. Jeder von Ihren Mitarbeitenden will Wertschätzung erfahren und sich identizifizieren mit seiner persönlichen Aufgabe, mit den Unternehmenszielen, der Unternehmensentwicklung und den gelebten Werten Ihres Unternehmens. Die Grundlage dafür ist eine regelmäßige Kommunikation mit Ihren Mitarbeitenden.

Nicht nur in regelmäßigen Meetings, sondern auch ganz persönlich und zwischendurch – ob nun am Arbeitsplatz, in der Teeküche oder in den Pausen. Versuchen Sie doch einmal, ihre Mitarbeitenden jeden Morgen persönlich zu begrüßen oder in den Feierabend zu verabschieden. Verbinden Sie dies mit persönlichen Fragen, wie es Ihren Mitarbeitenden gerade geht.

Seien Sie verbindlich – das sagt viel über Ihren Führungsstil aus.

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Was können Anlässe und Inhalte für Gespräche mit Ihren Mitarbeitenden sein?

Natürlich gibt es viele Anlässe für Gespräche mit Ihren Mitarbeitenden. Ich nenne hier die relevantesten:

Das Jahres- oder Halbjahresgespräch

Mindestens einmal im Jahr zum Jahresende oder auch Jahresanfang steht es an: das Mitarbeitergespräch. Es ist ein wertvolles Werkzeug, damit sich  Ihre Mitarbeiter weiterentwickeln und sich die Zusammenarbeit intensiviert. Nutzen Sie den Austausch um über die aktuelle Arbeit und Leistung zu sprechen, thematisieren Sie die übergreifenden Unternehmensziele und zukünftige Entwicklungen. Geben Sie Rückmeldung zu persönlicher Leistung und Engagement und zeigen Sie persönliche Perspektiven und Entwicklungschancen auf.

Halbjährliche oder gar vierteljährliche Mitarbeitergespräche machen Sinn,
• wenn es in Ihrem Unternehmen wichtige Veränderungen gibt,
• Sie sich in einer großen Wachstums- oder Umbruchphase befinden,
• Sie viele neue Mitarbeiter eingestellt haben oder
• es signifikante Umstellungen in Prozessen oder
• strategische Neuausrichtungen
gibt.

Ich habe die Mitarbeiterjahresgespräche immer dazu genutzt, um jeden einzelnen Mitarbeitenden am Jahresanfang persönlich über die übergreifenden Unternehmensziele und die Unternehmensentwicklung zu informieren - kurz und knapp. Ich finde es wichtig, so transparent wie möglich zu sein,  sogar Umsatzziele und zu erzielende Deckungsbeiträge ganz offen zu kommunizieren. Für mich sind Businesspläne nicht nur für die Gesellschafter, Investoren oder Banken relevant sondern auch für jeden Mitarbeitenden.

Neben den übergeordneten Unternehmenszielen sollten die zu erreichenden Ziele für den Aufgabenbereich des jeweiligen Mitarbeiters oder seiner Abteilung wichtiger Gesprächsinhalt sein. Je klarer und konkreter diese Ziele sind, desto besser. Es macht Sinn, die Unternehmens- und Abteilungsziele dem Mitarbeitenden ein oder zwei Wochen vor dem Gespräch zu geben, damit er sich auch auf inhaltlich auf das Gespräch vorbereiten und ggf. Fragen vorbereiten kann. So kann im Gespräch ganz konkret geklärt werden, was jeder Einzelne zur Zielerreichung beitragen soll und was aus seiner Sicht dafür notwendig ist.

In jedem Fall ist wichtig, dass der Mitarbeitende versteht, worin sein persönlicher Beitrag zur Wertschöpfung und zum Erfolg Ihres Unternehmens liegt. Wenn Sie das mit ihrem Mitarbeitenden definiert haben, legen Sie Meilensteine für die Zielerreichung fest.

Dazu ein Beispiel: Sie führen ein Gespräch mit ihrem Vertriebsmitarbeiter. Der Gesamtumsatz soll 5 Mio. betragen, seine Abteilung trägt mit 1 Mio. Jahresumsatz dazu bei. Geplant ist eine Steigerung von 5 % zum Vorjahr und eine gleichzeitige Erhöhung des Deckungsbeitrags von 10% (auf gut deutsch: es sollen mehr und mehr hochwertige Produkte verkauft werden).  

Erreicht werden soll das durch Akquisition eines neuen Zielgruppensegments. Sprechen Sie dann, je nach Qualifikation und Position, über die Wege und Maßnahmen die für die Zielerreichung beschritten werden sollen. Je mehr Sie jeden einzelnen Mitarbeitenden einbeziehen und er sich mit eigenen Lösungen einbringt, desto mehr identifiziert er sich mit seiner Aufgabe und dem Unternehmen. Und dies trägt maßgeblich zu seiner Motivation bei.

Nutzen Sie das Gespräch zudem, um Feedback zu der jeweiligen Leistung und dem persönlichen Engagement zu geben. Wie fokussiert arbeitet er, wie ist der Austausch und das Miteinander mit seinen Kollegen, wie bringt er sich für die Gemeinschaft ein. Jeder Mitarbeiter möchte „gesehen“ werden und „Wertschätzung“ erhalten. Sprechen Sie die positiven Eigenschaften an, aber geben Sie auch konstruktive Kritik. Gibt es etwas, was nicht so gut funktioniert - Probleme bei der Zielerreichung, Probleme im Zwischenmenschlichen - sprechen Sie dies ebenfalls an. Auch dafür ist das Mitarbeitergespräch gedacht. Konstruktive Kritik heißt, den Mitarbeitenden in Lösungsansätze miteinzubeziehen. 

Stellen Sie Fragen! Was glaubt er, woran es liegen kann? Ich habe häufig festgestellt, dass Mitarbeiter im Gespräch selbst zu Lösungsansätzen kommen, wenn man Sie dazu auffordert. Wenn dies nicht der Fall ist, dann helfen und unterstützen Sie ihn in möglichen Lösungsansätzen. Hier können Schulungen, Weiterbildungen, manchmal Coaching hilfreich sein. Meine Erkenntnis in über 30 Jahren Erfahrung als Unternehmerin: Jeder Mitarbeiter hat besondere Fähigkeiten oder Stärken. Unsere Aufgabe in der Führung ist es, genau das herauszufinden und die Mitarbeitenden entsprechend einzusetzen und zu fördern.

Ende der Probezeit

In der Regel wird zu Beginn eines Arbeitsverhältnisses eine Probezeit vereinbart. Während dieser Zeit, die maximal sechs Monate dauern darf, können beide das Arbeitsverhältnis mit einer Frist von zwei Wochen kündigen. Probezeit bedeutet deshalb nur, dass die Kündigungsfrist verkürzt ist. Tarifverträge können die Dauer der Probezeit und Kündigungsfristen weiter verkürzen.

Wenn der oder die "Neue“ sich gut in die Aufgaben und das Unternehmen eingefügt hat, dann gilt es genau diese Leistungen herauszuarbeiten und das Gespräch für Feintuning zu nutzen, wie er noch besser, noch effizienter arbeiten kann. Wenn sich während der Probezeit viel Licht und etwas Schatten zeigten, dann sollte man sich über die Erfolge gemeinsam freuen und aufzeigen, wie man Misserfolge oder mäßige Leistungen künftig vermeiden bzw. verbessern kann.

Es kann natürlich auch passieren, das wir feststellen, dass der Mitarbeitende den Job nicht ausfüllen kann oder nicht in Ihr Unternehmen passt. Ich habe festgestellt, dass es nicht richtig ist, solche Entscheidungen auf die lange Bank zu schieben – oder sich, insbesondere am Ende der Probezeit, sogar davor zu drücken. Oft tun wir uns schwer damit, eine Kündigung auszusprechen, und wabern viel zu lange herum.  Das ist auch nicht schön – doch sollte man nach mehreren Versuchen feststellen, dass es nicht funktioniert, dann ist es für alle Beteiligten besser, zur Tat zu schreiten.

Vertragsbeendigung, Auflösung,Kündigung

Generell sind dies Gespräche, die man nicht so gerne führt, die aber leider – nicht nur am Ende der Probezeit – immer mal sein müssen. Entweder konjunkturbedingt, durch äußere Einflüsse (wie jetzt in der Corona-Krise) oder durch Umstrukturierungen in Ihrem Unternehmen. Es kann auch sein, dass ein Mitarbeiter nicht so mitarbeitet wie gewünscht, oder einfach nicht ins Unternehmen und zu den Kollegen passt. Gründe gibt es viele.

Ich finde es wichtig, offen und ehrlich mit den Mitarbeitenden zu sein. Doch bitte vermeiden Sie Kurzschlusshandlungen. Sie sollten bei Unzufriedenheit über Leistungen, Umgang oder Kommunikationsverhalten immer zunächst mit dem Mitarbeiter sprechen, um heraus zu bekommen, warum die Zusammenarbeit nicht funktioniert. Halten Sie Eskalationsstufen ein: Wenn Besprochenes wiederkehrend nicht eingehalten wird, erteilen Sie eine Abmahnung, die grundsätzlich vor jeder verhaltensbedingten Kündigung ausgesprochen werden muss. Allerdings kann der Arbeitgeber auch ohne Abmahnung kündigen, wenn eine Chance auf Besserung nicht erkennbar ist oder ein besonders schwerer Verstoß vorliegt.

Lob und Kritik – der permanente Austausch

Doch zurück von den Krisen- zu den Alltagsgesprächen. Durch den Dialog mit Ihren Mitarbeitern vermindern Sie das Risiko von Fehleinschätzungen, erzielen echte Problemlösungen und vermeiden Konflikte. Daher gehört ein kontinuierlicher Austausch mit Ihren Mitarbeitenden zu Ihrem Arbeitsalltag – das kann auch mal in einer einfachen aber persönlichen Mail sein, ein kurzer anerkennender Satz in einem Projektmeeting. Und da wo etwas nicht läuft, kann konstruktive Kritik Ihre Mitarbeitenden weiter bringen. Wir wissen, dass Loben und konstruktive Kritik häufig zu kurz kommt. Aber sie sind so elementar wichtig in der Personalführung! Vor allem in größeren Unternehmen leidet oft der persönliche Austausch, weil es oft schwierig umsetzbar ist, eine persönliche Gesprächsebene mit Hunderten von Mitarbeitern zu pflegen. Das müssen Sie nicht! Sie brauchen jedoch eine gute Führungsebene, der sie vorleben, was Sie sich für alle Mitarbeitenden in Ihrem Unternehmen wünschen. Planen Sie trotzdem die Zeit ein, gelegentlich durch Ihr Unternehmen zu gehen und persönlich mit Mitarbeitern zu sprechen, mit denen Sie selten im direkten Kontakt sind. Unterstützen Sie Ihr Führungsteam und stellen Sie so sicher, dass alle Mitarbeitenden sich eingebunden, gewertschätzt und informiert fühlen.

Die Rückkehr nach Arbeitsunfähigkeit / Krankheit

Das hört sich erst einmal so an, als wäre das reine Theorie und solche Gespräche finden nur in Großunternehmen mit Personalabteilungen oder im öffentlichen Dienst statt. Ich habe in meinem Berufsleben schon öfter einmal Firmen für Ankäufe bewerten und eine DueDilligence (Prüfung) durchführen dürfen. Und  eine ganz wesentliche Einschätzung zur Beurteilung eines Unternehmens sieht man am Krankheitsstand. Ist dieser ungewöhnlich hoch, hat das Unternehmen oft ein Problem in der Führung. Warum? Ein hoher Krankenstand in Unternehmen lässt häufig darauf schließen, dass Mitarbeiter sich entweder überfordert fühlen, keine gute Stimmung im Unternehmen herrscht (auch unter Kollegen) oder der Umgang mit Krankheiten allgemein sehr lapidar ist. Ich rede nicht davon, dass Mitarbeiter übers Jahr natürlich gelegentlich krank werden – das ist völlig normal. Ist ein Mitarbeiter erkrankt, gehört er auskuriert.

Aber ist ein oder sind mehrere Mitarbeiter häufig und regelmäßig krank oder wurden über einen längeren Zeitraum krank geschrieben, ist ein Gespräch beim Wiedereintritt nötig. Ziel dieses Gesprächs ist es, mögliche Ursachen am Arbeitsplatz als Ursache der Krankheit auszuschließen. Dabei ist immer die Privatsphäre des Mitarbeitenden zu wahren. Private Krankheitsgründe gehören in die Privatsphäre und müssen von Ihrem Mitarbeitenden nicht erzählt werden. Für Sie geht es darum, Interesse an Ihrem Mitarbeitenden zu haben und nach Möglichkeit auszuschließen, dass die Krankheit oder regelmäßige Krankschreibungen mit dem Arbeitsverhältnis zu tun haben. Nutzen Sie das Gespräch, um mögliche Belastungen, die im Unternehmen liegen, aufzuklären.

Karrieregespräch

Die Planung eines Aufstiegs oder einer Beförderung, neue, interessante  Aufgaben am Arbeitsplatz – das sind die Gespräch die wir alle am liebsten führen ;-). Das Karrieregespräch ist eine Kombination aus dem Mitarbeiter-, Personalentwicklungs- und Zielvereinbarungsgespräch (s.o.). Sie klären die persönlichen Entwicklungsvorstellungen Ihres Mitarbeiters sowie des Unternehmens. Hier stehen die Bewertung, die Motivation und die Entwicklungsfähigkeit im Vordergrund. Sie erklären eine konkrete Aufstiegsmöglichkeit, neue Aufgaben- und Verantwortungsbereiche und in der Regel die damit verbundene Gehaltserhöhung oder Tantiemevereinbarung. Wichtig: Auch hier gilt es den Mitarbeiter über seine Beförderung zu informieren und ihm Bedenkzeit zu geben. Oft denken wir, derjenige wird begeistert sein. Aber das muss nicht zwangsläufig so sein. Vielleicht fühlt er sich überfordert mit mehr Verantwortung? Erklären Sie den neuen Aufgabenbereich, erklären Sie, warum Sie Ihrem Mitarbeiter das zutrauen und dann geben Sie ihm Zeit für seine Entscheidung. Und ganz wichtig: Jede Veränderung bedarf immer eine Ergänzung im Arbeitsvertrag!

Förderung / Potenzialausschöpfung, Personalentwicklung

Ich stelle immer wieder fest, dass die Personalentwicklung gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen zu kurz kommt. Dabei leben wir in einer Zeit des ständigen Wandels. Und das betrifft unsere persönliche Bereitschaft zur Weiterentwicklung genauso wie die Weiterentwicklung unserer Mitarbeitenden. Deshalb sollten wir regelmäßig Maßnahmen zur Qualifikation und Weiterbildung anbieten. Dies sollte – ob für Individuen, Teams oder Abteilungen – unbedingt auf Ihre Firmenbedürfnisse abgestimmt werden. Auch online-Kurse für bestimmte Qualifikationen oder zur persönlichen Weiterbildung sind zu Recht im Kommen. Gerade durch Corona finden viele Seminare mittlerweile online statt. Das funktioniert prima! Auch auf meiner Website finden Sie Anbieter für verschiedene Themenbereiche ;-).

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Zusammenfassung

Es ist wichtig sich klar zu machen, dass die Art und Weise wie wir kommunizieren unser Leben bestimmt. Privat wie im Job. Denn Kommunikation ist das, was ankommt. Und das gilt auch für unseren betrieblichen Alltag. Das Gespräch mit Ihren Mitarbeitenden hilft, schnell zu erkennen, wo vielleicht gerade etwas nicht läuft. Und es ist unabdingbar, um zu motivieren.
Hören Sie ganz genau hin – jeder Ihrer Mitarbeiter will gesehen werden und Wertschätzung erfahren. Kommunizieren Sie kontinuierlich, offen und ehrlich, immer klar und direkt. Dabei geht es nicht nur um das jährliche oder halbjährliche Mitarbeitergespräch. Mit Ihren Mitarbeitenden sind Sie immer in Kommunikation, ob Ihnen das nun bewusst ist oder nicht. Sie können nicht nicht kommunizieren. Damit hat der Philosoph Paul Watzlawick insbesondere im Unternehmen recht!
Unseren Mitarbeitenden geht es mehr denn je darum, wofür Sie arbeiten und welche Sinnhaftigkeit ihre Arbeit hat. Ein Miteinander entsteht nur, wenn Sie Ihre Mitarbeitenden über die strategische Ausrichtung informieren, sie wollen eingebunden sein in neue Ideen, Innovationen und aktuelle Herausforderungen.  Mitarbeiter sollen aus Überzeugung, Freude und Begeisterung arbeiten – dazu gehört ein kontinuierlicher Austausch untereinander. Seien Sie authentisch, verbindlich und zeigen Sie auch etwas von Ihrer persönlichen Seite.
Die wichtigsten Anlässe für Mitarbeitergespräche sind:

  1. 1
    Das Jahres- oder Halbjahresgespräch. Ein wertvolles Werkzeug, damit sich Ihre Mitarbeitenden weiter entwickeln und sich die Zusammenarbeit intensiviert.
  2. 2
    Das Gespräch zum Ablauf der Probezeit. Nutzen Sie diesen Anlass, im Gespräch Feedback zu den Leistungen zu geben und wie die Tätigkeit noch besser, noch effizienter ausgefüllt werden kann.  Sollte es nicht klappen, benennen Sie klar und deutlich die Gründe und beenden das Arbeitsverhältnis.
  3. 3
    Kündigungsgespräche – aber sie sind Teil Ihres Jobs!
  4. 4
    Alltagsgespräche mit Ihren Mitarbeitenden sind so wichtig! Ein kontinuierlicher Dialog mit Ihren Mitarbeitenden gehört zu Ihrem Arbeitsalltag.
  5. 5
    Suchen Sie das Gespräch bei Rückkehr eines Mitarbeitenden nach längerer Arbeitsunfähigkeit oder bei sich wiederholenden Arbeitsausfällen. Finden Sie gemeinsam dabei heraus, ob die Ursachen für die Krankheit am Arbeitsplatz oder -umfeld liegen können.
  6. 6
    Jedes Karrieregespräch sollte gut vorbereitet sein – denken Sie daran, ihrem Mitarbeitenden für das Angebot eines Karrieresprungs Bedenkzeit einzuräumen.
  7. 7
    Personalentwicklungsgespräche werden häufig unterschätzt. Dabei ist die Entwicklung jedes Einzelnen gleichzeitig Arbeit an der Entwicklung des ganzen Unternehmens.

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Tags

mitarbeiterführung, Mitarbeitergespräch


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