Podcast #24: Mitarbeitergespräche – so wichtig für ein gutes Miteinander! (Teil 1)

Mindestens einmal im Jahr zum Jahresende oder auch Jahresanfang steht es an: das Mitarbeitergespräch. Es ist ein wertvolles Werkzeug, damit sich  Ihre Mitarbeiter weiterentwickeln und sich die Zusammenarbeit intensiviert. Nutzen Sie den Austausch um über die aktuelle Arbeit und Leistung zu sprechen, thematisieren Sie die übergreifenden Unternehmensziele und zukünftige Entwicklungen. Geben Sie Rückmeldung zu persönlicher Leistung und Engagement und zeigen Sie persönliche Perspektiven und Entwicklungschancen auf.

Halbjährliche oder gar vierteljährliche Mitarbeitergespräche machen Sinn,
• wenn es in Ihrem Unternehmen wichtige Veränderungen gibt,
• Sie sich in einer großen Wachstums- oder Umbruchphase befinden,
• Sie viele neue Mitarbeiter eingestellt haben oder
• es signifikante Umstellungen in Prozessen oder
• strategische Neuausrichtungen
gibt.

Ich habe die Mitarbeiterjahresgespräche immer dazu genutzt, um jeden einzelnen Mitarbeitenden am Jahresanfang persönlich über die übergreifenden Unternehmensziele und die Unternehmensentwicklung zu informieren - kurz und knapp. Ich finde es wichtig, so transparent wie möglich zu sein,  sogar Umsatzziele und zu erzielende Deckungsbeiträge ganz offen zu kommunizieren. Für mich sind Businesspläne nicht nur für die Gesellschafter, Investoren oder Banken relevant sondern auch für jeden Mitarbeitenden.

Neben den übergeordneten Unternehmenszielen sollten die zu erreichenden Ziele für den Aufgabenbereich des jeweiligen Mitarbeiters oder seiner Abteilung wichtiger Gesprächsinhalt sein. Je klarer und konkreter diese Ziele sind, desto besser. Es macht Sinn, die Unternehmens- und Abteilungsziele dem Mitarbeitenden ein oder zwei Wochen vor dem Gespräch zu geben, damit er sich auch auf inhaltlich auf das Gespräch vorbereiten und ggf. Fragen vorbereiten kann. So kann im Gespräch ganz konkret geklärt werden, was jeder Einzelne zur Zielerreichung beitragen soll und was aus seiner Sicht dafür notwendig ist.

In jedem Fall ist wichtig, dass der Mitarbeitende versteht, worin sein persönlicher Beitrag zur Wertschöpfung und zum Erfolg Ihres Unternehmens liegt. Wenn Sie das mit ihrem Mitarbeitenden definiert haben, legen Sie Meilensteine für die Zielerreichung fest.

Dazu ein Beispiel: Sie führen ein Gespräch mit ihrem Vertriebsmitarbeiter. Der Gesamtumsatz soll 5 Mio. betragen, seine Abteilung trägt mit 1 Mio. Jahresumsatz dazu bei. Geplant ist eine Steigerung von 5 % zum Vorjahr und eine gleichzeitige Erhöhung des Deckungsbeitrags von 10% (auf gut deutsch: es sollen mehr und mehr hochwertige Produkte verkauft werden).  

Erreicht werden soll das durch Akquisition eines neuen Zielgruppensegments. Sprechen Sie dann, je nach Qualifikation und Position, über die Wege und Maßnahmen die für die Zielerreichung beschritten werden sollen. Je mehr Sie jeden einzelnen Mitarbeitenden einbeziehen und er sich mit eigenen Lösungen einbringt, desto mehr identifiziert er sich mit seiner Aufgabe und dem Unternehmen. Und dies trägt maßgeblich zu seiner Motivation bei.

Nutzen Sie das Gespräch zudem, um Feedback zu der jeweiligen Leistung und dem persönlichen Engagement zu geben. Wie fokussiert arbeitet er, wie ist der Austausch und das Miteinander mit seinen Kollegen, wie bringt er sich für die Gemeinschaft ein. Jeder Mitarbeiter möchte „gesehen“ werden und „Wertschätzung“ erhalten. Sprechen Sie die positiven Eigenschaften an, aber geben Sie auch konstruktive Kritik. Gibt es etwas, was nicht so gut funktioniert - Probleme bei der Zielerreichung, Probleme im Zwischenmenschlichen - sprechen Sie dies ebenfalls an. Auch dafür ist das Mitarbeitergespräch gedacht. Konstruktive Kritik heißt, den Mitarbeitenden in Lösungsansätze miteinzubeziehen. 

Stellen Sie Fragen! Was glaubt er, woran es liegen kann? Ich habe häufig festgestellt, dass Mitarbeiter im Gespräch selbst zu Lösungsansätzen kommen, wenn man Sie dazu auffordert. Wenn dies nicht der Fall ist, dann helfen und unterstützen Sie ihn in möglichen Lösungsansätzen. Hier können Schulungen, Weiterbildungen, manchmal Coaching hilfreich sein. Meine Erkenntnis in über 30 Jahren Erfahrung als Unternehmerin: Jeder Mitarbeiter hat besondere Fähigkeiten oder Stärken. Unsere Aufgabe in der Führung ist es, genau das herauszufinden und die Mitarbeitenden entsprechend einzusetzen und zu fördern.

In der Regel wird zu Beginn eines Arbeitsverhältnisses eine Probezeit vereinbart. Während dieser Zeit, die maximal sechs Monate dauern darf, können beide das Arbeitsverhältnis mit einer Frist von zwei Wochen kündigen. Probezeit bedeutet deshalb nur, dass die Kündigungsfrist verkürzt ist. Tarifverträge können die Dauer der Probezeit und Kündigungsfristen weiter verkürzen.

Wenn der oder die "Neue“ sich gut in die Aufgaben und das Unternehmen eingefügt hat, dann gilt es genau diese Leistungen herauszuarbeiten und das Gespräch für Feintuning zu nutzen, wie er noch besser, noch effizienter arbeiten kann. Wenn sich während der Probezeit viel Licht und etwas Schatten zeigten, dann sollte man sich über die Erfolge gemeinsam freuen und aufzeigen, wie man Misserfolge oder mäßige Leistungen künftig vermeiden bzw. verbessern kann.

Es kann natürlich auch passieren, das wir feststellen, dass der Mitarbeitende den Job nicht ausfüllen kann oder nicht in Ihr Unternehmen passt. Ich habe festgestellt, dass es nicht richtig ist, solche Entscheidungen auf die lange Bank zu schieben – oder sich, insbesondere am Ende der Probezeit, sogar davor zu drücken. Oft tun wir uns schwer damit, eine Kündigung auszusprechen, und wabern viel zu lange herum.  Das ist auch nicht schön – doch sollte man nach mehreren Versuchen feststellen, dass es nicht funktioniert, dann ist es für alle Beteiligten besser, zur Tat zu schreiten.

Generell sind dies Gespräche, die man nicht so gerne führt, die aber leider – nicht nur am Ende der Probezeit – immer mal sein müssen. Entweder konjunkturbedingt, durch äußere Einflüsse (wie jetzt in der Corona-Krise) oder durch Umstrukturierungen in Ihrem Unternehmen. Es kann auch sein, dass ein Mitarbeiter nicht so mitarbeitet wie gewünscht, oder einfach nicht ins Unternehmen und zu den Kollegen passt. Gründe gibt es viele.

Ich finde es wichtig, offen und ehrlich mit den Mitarbeitenden zu sein. Doch bitte vermeiden Sie Kurzschlusshandlungen. Sie sollten bei Unzufriedenheit über Leistungen, Umgang oder Kommunikationsverhalten immer zunächst mit dem Mitarbeiter sprechen, um heraus zu bekommen, warum die Zusammenarbeit nicht funktioniert. Halten Sie Eskalationsstufen ein: Wenn Besprochenes wiederkehrend nicht eingehalten wird, erteilen Sie eine Abmahnung, die grundsätzlich vor jeder verhaltensbedingten Kündigung ausgesprochen werden muss. Allerdings kann der Arbeitgeber auch ohne Abmahnung kündigen, wenn eine Chance auf Besserung nicht erkennbar ist oder ein besonders schwerer Verstoß vorliegt.

Doch zurück von den Krisen- zu den Alltagsgesprächen. Durch den Dialog mit Ihren Mitarbeitern vermindern Sie das Risiko von Fehleinschätzungen, erzielen echte Problemlösungen und vermeiden Konflikte. Daher gehört ein kontinuierlicher Austausch mit Ihren Mitarbeitenden zu Ihrem Arbeitsalltag – das kann auch mal in einer einfachen aber persönlichen Mail sein, ein kurzer anerkennender Satz in einem Projektmeeting. Und da wo etwas nicht läuft, kann konstruktive Kritik Ihre Mitarbeitenden weiter bringen. Wir wissen, dass Loben und konstruktive Kritik häufig zu kurz kommt. Aber sie sind so elementar wichtig in der Personalführung! Vor allem in größeren Unternehmen leidet oft der persönliche Austausch, weil es oft schwierig umsetzbar ist, eine persönliche Gesprächsebene mit Hunderten von Mitarbeitern zu pflegen. Das müssen Sie nicht! Sie brauchen jedoch eine gute Führungsebene, der sie vorleben, was Sie sich für alle Mitarbeitenden in Ihrem Unternehmen wünschen. Planen Sie trotzdem die Zeit ein, gelegentlich durch Ihr Unternehmen zu gehen und persönlich mit Mitarbeitern zu sprechen, mit denen Sie selten im direkten Kontakt sind. Unterstützen Sie Ihr Führungsteam und stellen Sie so sicher, dass alle Mitarbeitenden sich eingebunden, gewertschätzt und informiert fühlen.

Das hört sich erst einmal so an, als wäre das reine Theorie und solche Gespräche finden nur in Großunternehmen mit Personalabteilungen oder im öffentlichen Dienst statt. Ich habe in meinem Berufsleben schon öfter einmal Firmen für Ankäufe bewerten und eine DueDilligence (Prüfung) durchführen dürfen. Und  eine ganz wesentliche Einschätzung zur Beurteilung eines Unternehmens sieht man am Krankheitsstand. Ist dieser ungewöhnlich hoch, hat das Unternehmen oft ein Problem in der Führung. Warum? Ein hoher Krankenstand in Unternehmen lässt häufig darauf schließen, dass Mitarbeiter sich entweder überfordert fühlen, keine gute Stimmung im Unternehmen herrscht (auch unter Kollegen) oder der Umgang mit Krankheiten allgemein sehr lapidar ist. Ich rede nicht davon, dass Mitarbeiter übers Jahr natürlich gelegentlich krank werden – das ist völlig normal. Ist ein Mitarbeiter erkrankt, gehört er auskuriert.

Aber ist ein oder sind mehrere Mitarbeiter häufig und regelmäßig krank oder wurden über einen längeren Zeitraum krank geschrieben, ist ein Gespräch beim Wiedereintritt nötig. Ziel dieses Gesprächs ist es, mögliche Ursachen am Arbeitsplatz als Ursache der Krankheit auszuschließen. Dabei ist immer die Privatsphäre des Mitarbeitenden zu wahren. Private Krankheitsgründe gehören in die Privatsphäre und müssen von Ihrem Mitarbeitenden nicht erzählt werden. Für Sie geht es darum, Interesse an Ihrem Mitarbeitenden zu haben und nach Möglichkeit auszuschließen, dass die Krankheit oder regelmäßige Krankschreibungen mit dem Arbeitsverhältnis zu tun haben. Nutzen Sie das Gespräch, um mögliche Belastungen, die im Unternehmen liegen, aufzuklären.

Die Planung eines Aufstiegs oder einer Beförderung, neue, interessante  Aufgaben am Arbeitsplatz – das sind die Gespräch die wir alle am liebsten führen ;-). Das Karrieregespräch ist eine Kombination aus dem Mitarbeiter-, Personalentwicklungs- und Zielvereinbarungsgespräch (s.o.). Sie klären die persönlichen Entwicklungsvorstellungen Ihres Mitarbeiters sowie des Unternehmens. Hier stehen die Bewertung, die Motivation und die Entwicklungsfähigkeit im Vordergrund. Sie erklären eine konkrete Aufstiegsmöglichkeit, neue Aufgaben- und Verantwortungsbereiche und in der Regel die damit verbundene Gehaltserhöhung oder Tantiemevereinbarung. Wichtig: Auch hier gilt es den Mitarbeiter über seine Beförderung zu informieren und ihm Bedenkzeit zu geben. Oft denken wir, derjenige wird begeistert sein. Aber das muss nicht zwangsläufig so sein. Vielleicht fühlt er sich überfordert mit mehr Verantwortung? Erklären Sie den neuen Aufgabenbereich, erklären Sie, warum Sie Ihrem Mitarbeiter das zutrauen und dann geben Sie ihm Zeit für seine Entscheidung. Und ganz wichtig: Jede Veränderung bedarf immer eine Ergänzung im Arbeitsvertrag!

Ich stelle immer wieder fest, dass die Personalentwicklung gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen zu kurz kommt. Dabei leben wir in einer Zeit des ständigen Wandels. Und das betrifft unsere persönliche Bereitschaft zur Weiterentwicklung genauso wie die Weiterentwicklung unserer Mitarbeitenden. Deshalb sollten wir regelmäßig Maßnahmen zur Qualifikation und Weiterbildung anbieten. Dies sollte – ob für Individuen, Teams oder Abteilungen – unbedingt auf Ihre Firmenbedürfnisse abgestimmt werden. Auch online-Kurse für bestimmte Qualifikationen oder zur persönlichen Weiterbildung sind zu Recht im Kommen. Gerade durch Corona finden viele Seminare mittlerweile online statt. Das funktioniert prima! Auch auf meiner Website finden Sie Anbieter für verschiedene Themenbereiche ;-).