August 19

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Podcast #13: Geheimwaffe: Freiberufler!

In meinem 13 Podcast möchte ich darüber sprechen, was die Vorteile der Zusammenarbeit mit Freiberuflern sind. Ich habe in der Zeit als Unternehmerin in allen Firmen immer sehr gerne und erfolgreich mit Freiberuflern zusammen gearbeitet – und das auch über längere Zeiträume. Heute möchte ich aufzeigen, warum und für wen eine Zusammenarbeit mit Freiberuflern Sinn macht, wie eine gute  Zusammenarbeit funktioniert und welche Risiken unbedingt zu beachten sind, damit es am Ende nicht teuer wird.

Vorteile der Zusammenarbeit mit Freiberuflern

Ich war immer schon ein großer Fan der Zusammenarbeit mit Freiberuflern. Vielleicht, weil ich auch immer schon ein Verfechter von „freiem Arbeiten“ und „freier Zeiteinteilung“ war. Für mich war es nie ausschlaggebend, dass die Mitarbeiter „anwesend“ waren, sondern mir war es immer wichtig, klare Aufgaben- und Verantwortungsbereiche und Ziele zu definieren und dann die Mitarbeiter eigenverantwortlich arbeiten zu lassen. Wir sind alle Individuen, jeder hat seine ganz eigene Art, wie er bestmöglich arbeitet und wann und wie er am produktivsten ist. Eigenverantwortliche Selbstorganisation sollte bereits in der Schule praktiziert werden. Und auch wenn das noch nicht zur Praxis gehört – ich bin davon überzeugt, es wird kommen.
Für mich bildet ein Unternehmen sozusagen den Rahmen, in dem mit klaren Zielvorgaben und definierten Spielregeln und entsprechendem Ergebnis-Controlling die Mitarbeiter – ob nun feste oder freie – agieren. Erst jetzt in Corona-Zeiten haben wir gemerkt, wie gut das funktionieren kann!
Ich bin davon überzeugt, dass die Zukunft der Arbeit sich neu gestalten wird.  Die Unternehmen organisieren sich, um für „mobiles“ und dezentrales Arbeiten aufgestellt zu sein. Unternehmen, die bereits viel und erfolgreich mit Freelancern gearbeitet haben, haben hier klare Vorteile.
Gute und langfristig an Ihr Unternehmen gebundene Freelancer sind oft sehr gute Botschafter für Ihr Unternehmen! Daraus können sich interessante Kontakte, ein zusätzliches Netzwerk, ergeben.

Photo by Andrew Neel on Unsplash

Warum macht es überhaupt Sinn, mit Freiberuflern zu arbeiten?

Die besten Argumente für die Beschäftigung von Freien liegen auf der Hand: Sie als Unternehmer vergeben nur dann Aufträge, wenn wirklich Arbeit anliegt. In Zeiten mit schwächerer Auslastung besteht kein Drang zur künstlichen „Arbeitsbeschaffung“. Sie bezahlen also auch nur bei vorhandener Arbeit und i.d.R. nur bei Zufriedenheit mit dem Ergebnis. Sie genießen einen hohen Grad an Flexibilität und können auf Auftragsschwankungen schnell reagieren.

Freiberuflichkeit wird in manchen Bereichen korrekterweise kontrovers gesehen, z.B. in Logistik. Wenn manches Unternehmen sich im Grunde bewusst aus der unternehmerischen Verantwortung stiehlt, wenn es Sozialstandards unterwandern will, dann ist die Grenze zur Ausbeutung schnell erreicht und oft genug überschritten.
Doch es gibt, nicht zuletzt in Kreativ-, IT- und Managementfunktionen, sehr viele Freiberufler, die ihre Unabhängigkeit sehr schätzen und sich nicht vorstellen können, nur für einen Auftraggeber zu arbeiten.

Durch den Einsatz und die Zusammenarbeit mit Freelancern können sich folgende Vorteile für Ihr Unternehmen ergeben:

  • Reduktion von Fixkosten
  • Bessere Planbarkeit von Kosten und Projekten
  • Mehr Flexibilität
  • Abdeckung von Auftragsspitzen
  • Know-how von Außen ins Unternehmen holen (bestehende Know-how-Lücken schließen durch IT-Teams, durch externe Beratung, Interimsmanager um konkrete Herausforderungen zu erledigen ;-), für Schulungen von festen Mitarbeitern etc.
  • Ergebnis-/Kosteneffizienz (Planungs- und Kostensicherheit) Bezahlung in vereinbarten Pauschalen, nicht nach Stundenaufwand!
  • Geringere Verwaltungs- und Overheadkosten (sie müssen nicht zwangsläufig ein Büro zur Verfügung stellen; dezentrales Arbeiten)
  • Freie Mitarbeiter bringen oftmals frischen Wind, auch in Sachen Motivation. Sie sind noch nicht so eingefahren und haben die Strukturen und das Denken in ihrem Unternehmen nicht so inhaliert. Ein „Geht-bei-uns nicht“ akzeptieren sie viel seltener. Das hilft, andere Herangehensweisen auszuprobieren und anderes Denken zuzulassen.

Photo by Shridhar Gupta on Unsplash

Für wen macht es Sinn, mit Freiberuflern zu arbeiten?

Natürlich für alle Unternehmen. Ich habe hier mal einige Unternehmenssituation beschrieben, in denen es für mich immer sehr gut funktioniert hat.

Für Startups

Für Startups macht es am Anfang Sinn, nicht gleich alle Mitarbeiter die man benötigt, auf die payroll zu nehmen. Es hilft, die Fixkosten so gering wie möglich zu halten und den Verwaltungsausfand niedrig zu halten. Feste angestellte Mitarbeiter haben einen höheren internen Verwaltungsaufwand, z.B. erhöhte Kosten beim Steuerbüro. Bei freien Mitarbeitern gibt es, je nach Vereinbarung, monatlich eine zu buchende und zu bezahlende Rechnung. Daneben spielt gerade in der Startphase eines Unternehmens Flexibilität eine große Rolle. Bei Startups gibt es immer wieder Phasen in denen richtig rangeklotzt werden muss und dann wieder Entscheidungsphasen (Entscheidungsprozesse bei Investoren etc.), in denen ein Teil des Teams gerade nicht weiterarbeiten kann.

Für Unternehmen, die neue Wege beschreiten wollen

Es gibt immer wieder Phasen in Unternehmen, in denen viel entwickelt, viel ausprobiert werden muss, man aber noch nicht wissen kann, wohin die Reise schlussendlich gehen wird. Gerade in solchen Phasen habe ich immer sehr gerne mit freien Mitarbeitern und freien Teams gearbeitet – manchmal wurden sie am Ende dann doch feste Mitarbeiter.

Für Unternehmen mit Projektaufträgen

Ein Kunde übergibt ihnen ein größeres Projekt zum Test. Sie wissen zum Projektbeginn noch nicht, wie es ausgehen wird und welche kontinuierliche Auslastung dieses Projekt bringt. Für mich war es häufig sinnvoll, freie Mitarbeiter für die Projektumsetzung einzusetzen. Natürlich immer in Zusammenarbeit oder unter Führung von festangestellten Mitarbeitern. Ich finde es gibt nichts Schlimmeres, jemanden fest einzustellen und ihm dann nach einem halben Jahr sagen zu müssen, dass er einen guten Job gemacht hat aber es leider keine Arbeit mehr für ihn gibt.

Für Unternehmen, um Überkapazitäten zu begegnen

Natürlich macht es immer dann Sinn, freie Mitarbeiter einzusetzen, wenn es gerade in Ihrem Unternehmen heiß her geht und z.B. saisonal bedingt viel Arbeit abgewickelt und erledigt werden muss. Zum Beispiel im Versand in der Vorweihnachtszeit.

Für Ihr Unternehmen im Kreativbereich

Das praktizieren sicherlich die meisten von Ihnen. Im Kreativbereich hat man schon sehr früh auf freie Mitarbeiter gesetzt. Oft, ist es nicht Ihre Kernkompetenz, dass Sie auch noch Profi für die Website, die Werbekampagne, SocialMedia, das Online-Marketing oder der IT-Spezialist sind. Hier war es immer schon üblich, sich diese Dienstleistungen von Agenturen oder freien Mitarbeitern einzukaufen.  

Für Unternehmen mit einer dezentralen Struktur

In meinem letzten Unternehmen habe ich von Anfang an auf eine dezentrale Struktur gesetzt. Wir haben Video-Kurzportraits für Großkunden erstellt. Unser festes Team waren in der Spitze 7 bis 9 feste Mitarbeiter. Wir haben uns um die Entwicklung entsprechender Kundenformate gekümmert, die Umsetzung in der Fläche (also der Dreh) wurde über ein von uns aufgebautes dezentrales Producernetzwerk realisiert.
In einer von uns definierten, transparenten Struktur haben durch uns geschulte Kameraleute die Drehs vor Ort nach unseren standardisierten Vorgaben gemacht. Danach ging das dezentral gedrehte Material in unsere Zentrale, hier fanden Postproduktion und Endkontrolle statt. In der Spitze hatten wir ein freies externes Netzwerk von mehr als 300 Producern in der Fläche. Wir haben damit u.a. für die Tourismusbranche europaweit Hotelvideos umgesetzt.
Wir haben bis zu 7000 Produktionen pro Jahr für unsere Kunden abgewickelt – das entspricht ca. 1.000 Videoproduktionen pro fest angestelltem Mitarbeiter!
Defacto funktionierten wir wie eine Autoproduktion: Wir hatten die Produktionsstraße, waren für die Entwicklung zuständig und hatten Zulieferer (Dreh, Sprecher, später auch der Schnitt), die uns halfen, unser Produkt fertig zu stellen.
Also, wenn es für Ihr Unternehmen auch Sinn macht, eine dezentrale Struktur aufzubauen – dann legen Sie los. Vieles funktioniert, wenn man Querdenken zulässt. Für mich war immer die wichtigste Frage: was ist die Kernkompetenz des Unternehmens? Worauf müssen wir uns konzentrieren? Wenn das klar definiert ist, kann alles andere outgesourct werden. Jeder sollte immer das und nur das machen, was er am besten kann.

Photo by Ali Yahya on Unsplash

Wie funktioniert eine gute Zusammenarbeit mit Freelancern?

Freie Mitarbeiter werden für einen oder mehrere Aufträge für Ihr Unternehmen tätig. Basis für die Zusammenarbeit bildet ein Werkvertrag oder Dienstvertrag. Es kommen daher keine arbeitsrechtlichen Bedingungen zum Tragen.
Worauf kommt es an? Größtmögliche Transparenz von beiden Seiten, bis ins Kleinste durchdachte Workflows, genaue Definition, was am Ende der Zusammenarbeit raus kommen soll und ein funktionierendes Controlling, das frühzeitig erkennt, wenn Zwischenergebnisse ausbleiben oder der Output nicht den Erwartungen entspricht.
Konkret empfehle ich:

  1. 1
    Schriftliche Definition der Zusammenarbeit mit Zielvorgaben  und festen Pauschalen sowie ggf. Erfolgsprämie. Notfalls auch nach Stunden, dann aber Höchstbudget vorgeben!
  2. 2
    Controlling der Zielvorgaben durch regelmäßigen Austausch (Dokumentation der Meilensteine und Zwischenergebnisse)
  3. 3
    Immer intensiv kommunizieren!

Photo by Brad Neathery on Unsplash

Was sind die Nachteile oder Risiken bei der Beauftragung von Freien Mitarbeitern?

Freie Mitarbeiter genießen natürlich auch Ihre Freiheiten. Sie sind Ihnen gegenüber nicht weisungsgebunden, sind eben nicht Teil ihres Unternehmens. So kann es vor allem bei nicht so gut geführten freien Mitarbeitern vorkommen, dass die Identifikation mit Ihrem Unternehmen und den Unternehmenswerten und -zielen fehlt.
Und freie Mitarbeiter arbeiten natürlich auch wann und wo sie wollen. Und da sie zudem andere Auftraggeber haben und andere Aufträge annehmen, sind sie nicht unbedingt immer und sofort für Sie verfügbar, es kann durchaus vorkommen, dass Sie eine kurzfristige Abfuhr erhalten, wenn ein anderer Auftraggeber besser bezahlt. Ganz besonders heikel wird es wenn der externe Mitarbeiter direkt Aufträge von Ihren Kunden annimmt und so zu Ihrem Konkurrenten wird. Denn auch das erlangte (Erfahrungs-)Wissen bleibt extern und kann im Zweifel „gegen Sie“ verwendet werden.
Für all diese Fälle macht es Sinn, die Zusammenarbeit genau zu regeln und zu verschriftlichen, damit so etwas nicht funktioniert. Wir haben damals sogar bei unserem freien Producernetzwerk eine Konventionalstrafe in den Vertrag aufgenommen, damit es keine direkten Geschäfte gibt. Aber zu 100% abgesichert ist man damit auch nicht. Ein Restrisiko bleibt, es sollte kalkulierbar bleiben.

Photo by Duangphorn Wiriya on Unsplash

Und die Kosten? Oft sind Freiberufler im Verhältnis erst einmal teurer. Im längerfristigen Vergleich kann sich das aber schnell relativieren, denn häufig wird nicht nach Vollkosten verglichen. Wenn bei einem festen Mitarbeiter anteilige Miet- und Bürokosten, Verwaltungskosten etc. angesetzt werden, sieht der Vergleich oft ganz anders als auf den ersten Blick aus. Ein genereller Fehler, der oft gemacht wird, wenn man über Outsourcing diskutiert und Äpfel und Birnen vergleicht.

Bei unklaren Regelungen besteht bei einer Betriebsprüfung die Gefahr von Strafen für eine eventuelle Scheinselbständigkeit. Die damit einhergehenden Nachzahlungen können ein Unternehmen schnell ins Straucheln bringen. Dies sollten Sie immer genau im Blick behalten. Ihr Steuerberater hilft Ihnen für die wasserdichte Dokumentation.

Photo by Irvan Smith on Unsplash

Zusammenfassung

Für mich bildet ein Unternehmen sozusagen den Rahmen, indem mit klaren Zielvorgaben und definierten Spielregeln und entsprechendem Ergebnis-Controlling die Mitarbeiter – ob nun feste oder freie Mitarbeiter – agieren. Für mich gehörten daher freie Mitarbeiter zu jedem meiner Unternehmen. Die wichtigsten Argumente für die Beschäftigung von Freien liegen auf der Hand: Reduktion von Fixkosten, bessere Planbarkeit von Kosten und Projekten, mehr Flexibilität.Sie holen sich Know-how von Außen in Ihr Unternehmen, ob nun durch It-Mitarbeiter, die bestimmte KnowHow-Lücken schließen, durch externe Berater, Interimsmanager, um konkrete Herausforderungen oder Projekte umzusetzen oder durch Schulung Ihrer festen Mitarbeiter.  Freie  Mitarbeiter bringen oft neues, freieres Denken ins Unternehmen mit, so man sie denn lässt.
Für jedes Unternehmen macht es Sinn, mit Freien zu arbeiten. Für Startups: geringere Fixkosten und flexiblere Reaktion auf neue Entwicklungen. Für Unternehmen, die gerade „Neues“ in die Welt bringen wollen, die so  schnell und parallel mehrere Wege ausprobieren. 

Photo by Emma Matthews Digital Content Production on Unsplash

Im Kreativbereich haben die meißten schon mal mit freien Werbern oder IT-Spezialisten zusammen gearbeitet. Hier lohnt sich der Aufbau von eigenem Personal oft nicht, es sei denn, es handelt sich um die Kernkompetenz in Ihrem Unternehmen. Denn jedes Unternehmen sollte sich auf seine Kernkompetenzen konzentrieren und alles andere outgesourcen.
Die gute Zusammenarbeit funktioniert durch die größtmögliche Transparenz von beiden Seiten, klare Zielvorgaben und definierte, regelmäßig überwachte Workflows.
Nachteile und Risiken bei freien Mitarbeitern können sein: Sie stehen natürlich nicht immer zur Verfügung und bei einem besser bezahlten Job, gibt es auch mal eine Absage. Bei nicht so guter Führung kann die Identifikation mit ihrem Unternehmen und Unternehmenswerten fehlen. Und das erlangte Erfahrenswissen liegt nicht in Ihrem Unternehmen. Zu guter Letzt sollte muss sich wappnen, dass keine Geschäfte an Ihnen vorbei mit Ihren Kunden vereinbart und dadurch Bestandskunden abgeworben werden. Für all diese Fälle macht es Sinn zu verschriftlichen und sich bestmöglich abzusichern. Auch zum Thema Scheinselbständigkeit unbedingt absichern!
Häufig wirken Freelancer auf den ersten Blick teurer – das relativiert sich aber häufig im Rahmen einer Vollkostenbetrachtung.

Noch ein Link…

...zur Vertragsgestaltung mit Freiberuflern.

Und zur Belohnung...


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Tags

Freelancer, Freelancer im Unternehmen, Freiberufler, Umgang mit Freiberuflern


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