Podcast #18: Was Euch bewegt. Hörerfragen zu Motivation, Abschalten und Einschalten.

In meinem 18 Podcast geht es um Eure aktuellen Fragen rund um Euer Business und zu meinem Podcast. Es geht um ganz praxisbezogene Anregungen zum Projektmanagement oder Fragen zur Unternehmensorganisation. Und es geht um meine ganz persönlichen Erfahrungen und warum ich diesen Podcast mache. Vielen Dank für die tollen Fragen! Falls Eure Frage noch nicht dabei ist, schickt  mir bitte eine Mail und in der nächsten Folge von „Ihr fragt, ich antworte“ ist sie dann dabei!

Wie motiviere ich mich und meine Mitarbeiter, an Themen im Jobstatus dran zu bleiben und zu Ergebnissen zu kommen? Und die Motivation hoch zu halten, wenn die einzelnen Punkte nicht zufriedenstellend abgearbeitet und erledigt wurden (Frage von Felix)

Sehr gute Frage von Felix. Damit hat wohl jeder, der mit einem Jobstatus oder auch ähnlichen Werkzeugen arbeitet, immer wieder zu tun.
Also erstens: Der Jobstatus dient Euch, Euren Mitarbeitern und damit auch Eurem Unternehmen Projekte zu priorisieren und abzuarbeiten. Die Transparenz hilft, sich zu verdeutlichen, wieviele Projekte Ihr parallel in der Bearbeitung habt. Fragt Euch: Ist das noch leistbar? Sind es zu viele Projekte – in Summe für einen bestimmten Verantwortlichen? Müssen wir neu priorisieren? Projekte anders verteilen? Besprecht genau diese Fragen im Team. Damit wird ganz klar, was das Wichtigste ist und bis wann es erledigt sein muss.
Bezieht alle Projektverantwortlichen mit ein, auch in die Terminierung der weiteren Steps. Ist das im vorgegeben Zeitrahmen in der gewünschten Qualität umzusetzen? Wenn nicht, wie können wir anders priorisieren oder die Projektaufgaben anders verteilen?
Damit im regelmäßig stattfindenden Jobstatus-Meeting alle motiviert bleiben, hilft das offene Besprechen der einzelnen Projekte. Wenn etwas absehbar nicht leistbar ist, dann sagt auch mal „Nein“. Das ist besser als jede Woche wieder festzustellen, dass die Projekte nicht abgearbeitet wurden. Denn dies gibt jedem einzelnen das Gefühl, sich verteidigen zu müssen.
Es hilft auch, dass die einzelnen Teilnehmer ihre Projekte selbst im Meeting vortragen. Ich habe festgestellt, dass sie sich dann besser vorbereiten und oft motivierter an ihren Projekten arbeiten.
Wenn ihr wiederholt feststellt, dass mehrere Projekte bei den Verantwortlichen nicht zum Abschluss kommen, dann thematisiert, warum das so ist und woran es liegt. Vielleicht fühlt sich jemand überfordert oder er schafft es nicht, weil zu viele andere Projekte auf seinem Schreibtisch liegen oder er vielleicht inhaltlich gerade nicht weiterkommt. Das Jobstatus-Meeting ist ein Austausch. Vielleicht fühlt sich auch jemand der Aufgabe nicht gewachsen, dann sollte man besprechen, wer im Team helfen kann. Manchmal wird auch klar, dass derjenige gerade private Herausforderungen oder Probleme hat und deshalb aktuell nichts auf die Reihe kriegt. Das wäre dann eher ein Thema für ein Zweier-Gespräch. Egal, was es ist, es ist wichtig, dass es besprochen wird und man gemeinsam Lösungen findet.

Als angestellter Geschäftsführer eines mittelständisichen Unternehmens weiß ich, dass Urlaub nicht immer ohne Arbeit funktioniert. Ist das aus meiner Sicht ein notwendiges Übel oder kann oder muss man es anders organisieren? (Frage von Felix)

Ganz klare Antwort: Nein, kein notwendiges Übel. Urlaub ist Urlaub und dient einzig der Erholung. Sollte dies so nicht funktionieren, gibt es ganz klar ein Problem in der Organisation. Und das sollte schnellstmöglich in Angriff genommen werden.
Es gibt heute für die Verwaltung und Dokumentation von Kundenkontakten und -projekten CRMs, also Systeme für das Customer Relationship Management. Alle wichtigen Infos zu Kunden und Projekten müssen und sollten dort hinterlegt sein. Und wenn so etwas nicht vorhanden ist, dann eben in den guten alten Aktenordnern. Emails können an Vertretungen weitergeleitet werden, alle relevanten Prozesse sollten ohnehin schriftlich dokumentiert sein. Und selbstverständlich schreibt man vor Urlaubsbeginn auch einen ausführlichen Übergabebericht, in den alles gehört, was die Kollegen und die Vertretung während der Abwesenheit beachten sollten.
Urlaub ist da, um sich zu erholen. Wenn man für Kollegen und Vorgesetzte auch im Urlaub ansprechbar ist, dann ist das keine richtige Erholung. Und nochmal ganz klar: Das darf und muss auch nicht sein. Das bedeutet, in Eurem Unternehmen sind Informationen nicht ordentlich und für jeden Verantwortlichen einsehbar hinterlegt oder es gibt keine Transparenz in Prozessen und Projektbearbeitung – oder der Vertretungsregelung. Oder: Es hat keine gute  Übergabe stattgefunden. Sorry, dass ich da so direkt bin. Aber es keinen Grund, warum auch die Geschäftsführung keinen Urlaub machen darf, ohne gestört zu werden. Passiert das also, ist man leider selbst schuld.

Es gibt immer Ausnahmesituationen, z.B. wenn mal jemand unerwartet ausfällt, z.B. durch Krankheit oder einen Unfall. Oder wenn bei einem Lieferanten was schiefläuft und es Projektverzug gibt. Aber auch dann bin ich der Meinung: wenn es irgendwie geht, kann man Antworten oder Bearbeitungen notfalls verschieben und auf den wohlverdienten Urlaub des Chefs verweisen.

Ich war immer ein Verfechter, dass Mitarbeiter ihren Urlaub nehmen müssen – und lieber drei als zwei Wochen am Stück. Aber das ist natürlich nur möglich, wenn die Organisation stimmt, wenn Projekte vor dem Urlaub in einen übergabefähigen Zustand gebracht wurden. Dies muss man unbedingt machen, bevor man fährt – notfalls auch an langen Arbeitsabenden vor dem Antritt des Urlaubs…

Zusammenfassung zu Fragen von Felix

Ich fasse noch einmal zusammen: Der Jobstatus hilft Euch bei der Priorisierung und Abarbeitung von Projekten. Er schafft Transparenz über alle Eure Unternehmensprojekte und die Verantwortlichkeiten. Bezieht alle Teammitglieder in Priorisierung und Terminierung mit ein, damit es für alle leistbar bleibt. Sagt auch mal „Nein“, wenn Projektplanungen nicht realistisch abzuarbeiten sind. Das hilft, damit alle motiviert bleiben.
Auch als angestellter Geschäftsführer eines mittelständischen Unternehmens muss „ungestörter Urlaub“ möglich sein. Ist er das wiederholt nicht, dann gibt es Probleme in der Organisation. Alle relevanten Unternehmens-Informationen sollten in einem CRM (Customer Relationship Management) hinterlegt sein. Dann gibt es auch keine lästigen Fragen im Urlaub zu Kunden- , Mitarbeiter- oder Projektinformationen. Und denkt an einen Übergabebericht, in dem über alle laufenden Projekte informiert wird. Also, plan den nächsten 3-wöchigen Erholungsurlaub!

Du hast seit einigen Monaten einen Schwerpunkt auf das Thema Podcast gelegt. Podcasts zu entwickeln, zu promoten. Haben sich Deine Erwartungen erfüllt? Was würdest Du Dir in diesem Bereich noch wünschen? Und wie willst Du mittelfristig damit umgehen? Wird das weiter ein Schwerpunkt Deiner Arbeit bleiben? (Frage von Thomas)

Eine schöne und persönliche Frage, die ich mir natürlich auch selbst schon mehrfach gestellt habe.
Ob sich meine Erwartungen erfüllt haben?
Ja. Dazu muss ich kurz erklären, wie ich angefangen habe. Das war in der Lockdown-Phase von Covid. Ich habe die Zeit genutzt, meine Website zu erstellen und stellte im Austausch mit anderen fest, welche Probleme Firmen gerade haben. Dann habe ich meine ersten Blogbeiträge geschrieben, zu Themen wie „Kurzarbeit“ und „Home-Office“. Das Feedback zeigte mir, dass es einigen in meinem Umfeld geholfen hat. Da ich zu diesem Zeitpunkt schon ein großer Fan von Podcasts war, dachte ich mir, das könnte ich ja auch ausprobieren, um Unternehmen und Unternehmer zu unterstützen. Und dann habe ich tatsächlich einfach angefangen. Hatte Anfangs keine Ahnung wie, aber hab’s einfach gemacht. Aufgenommen mit meinem Handy und der Diktierfunktion, ein Freund hat mir anfangs beim Schnitt geholfen. Ich hatte anfangs keine großen Erwartungen. Ich wollte die Zeit nutzen, wenn möglich helfen, und „Neues“ ausprobieren. Dann ging mein erster Podcast bei podcaster.de live. Am nächste Tag war ich ganz aufgeregt und hoffte, damit den einen oder anderen zu erreichen. Die ersten Abrufzahlen haben mich so gefreut! Und von Woche zu Woche wurden es mehr. Es waren mehr Menschen als ich persönlich kenne, das war für mich schon ein Riesenerfolg. Und es hat mich inspiriert, weiter zu machen und jeden Mittwoch einen neuen Podcast zum Thema „Business mit Visionen, Herz und Verstand“ zu veröffentlichen.
Ich habe mich dann von Woche zu Woche über steigende Hörerzahlen und natürlich noch mehr über jeden weiteren Abonnenten gefreut. Und ganz besonders toll, war das Feedback. Das hat mich sehr inspiriert und inspiriert mich heute jeden Tag. Das Gefühl: Wow, ich kann Leuten helfen und sie können etwas damit anfangen. Das war und ist ein schönes Gefühl und ein guter Motor. Und zudem: Mir macht das richtig viel Spaß. Immer wieder neue Themen finden und aufzuarbeiten. Für mich das Schönste: das Einsprechen. Ich gebe zu, am Anstrengendsten ist für mich das Schreiben des Blogbeitrags. Dafür brauche ich immer noch viel zu lange und muss immer wieder überarbeiten. Da bin ich sehr froh, dass mir ein guter Freund immer wieder hilft und Tipps gibt. DANKE an dieser Stelle nochmal dafür!

Was würde ich mir noch wünschen?

Oh ja, da gäbe es einiges. Ich würde mir wünschen, mir könnte jemand helfen beim promoten der Podcasts. Da habe ich bisher nur das Nötigste getan und da ist sicher noch viel mehr möglich. Mir fehlt da gerade etwas die Zeit und die Geduld mir das alles anzueignen. Also, sollte es jemanden geben, dann gerne melden ;-).
Jetzt, wo mich das Podcast-Feuer noch mehr gepackt hat, wünsche ich mir natürlich noch viel mehr Hörer, Abonnenten, Feedback. Ich habe ja eine eher anonyme Zielgruppe, an die ich mich wende. Das fühlt sich für mich beim Sprechen zwar nicht so an, aber jedes Feedback ist mir natürlich sehr wichtig. Damit meine ich sowohl das persönliche Feedback, aber auch, wenn der Podcast geteilt oder bewertet wird. An dieser Stelle, auch noch mal ganz lieben Dank an EUCH. Für Euch mache ich das!
In Zukunft möchte ich meine Hörer gerne noch viel mehr mit einbinden und rauskriegen, was sie interessiert, was sie gut finden, was vielleicht nicht so. Meldet Euch zum Beispiel, wenn Ihr Euch für einen geeigneten Interviewpartner haltet – lasst es uns einfach ausprobieren!
Ich habe so viele Ideen im Kopf und derzeit nicht genügend Zeit, alle umzusetzen. Also denke und handle ich Step-by-step. Ich würde mir wünschen, irgendwann ganz viele Menschen zu erreichen, und meine Themen und Erfahrungen mit ihnen zu teilen. Die Erfahrungen zu teilen, die ich über all die Jahre als Unternehmerin und Gesellschafterin machen durfte, in meiner persönlichen Weiterentwicklung, aus meiner Beratertätigkeit und dem Mitwirken bei neuen Business-Ideen. Ich möchte die Menschen, die verantwortlich im Business und Management sind, auch mit dem Herzen erreichen. Warum? Wohl, weil mir das in den letzten Jahren mit meinem eigenen Business leider abhanden gekommen war. Und das hat mich unzufrieden und traurig gemacht. Ich war auch einfach nicht mehr gut, in dem was ich gemacht habe. Und das kannte ich so gar nicht von mir. Und es ist so wichtig, eigentlich das Wichtigste, dass wir das, was wir machen, aus vollem Herzen, mit so viel Freude machen. Denn dass ist entscheidend für unser Glück, unsere Zufriedenheit und unseren Erfolg. Das habe ich für mich noch mal lernen dürfen und das möchte ich gerne mit so vielen Menschen wie möglich teilen.
Wir leben gerade in einer Zeit der Transformation. Es sind und bleiben unsichere Zeiten und es warten noch sehr viele Herausforderungen auf uns, auf die wir keine Antworten haben. Die Klimakatastrophe ist durch die Pandemie gerade ins Hintertreffen geraten, aber für uns als Menschheit die größte Herausforderung. Ich glaube, die wichtigste Transformation ist und wird die Transformation in uns selbst sein. Mehr Bewusstheit zu uns: wie handeln wir, wie gehen wir mit uns und anderen um und wie verhalten wir uns als Teil eines großen in sich stimmigen Gesamtsystems. Unserem Erdball, unserer Umwelt, unserer Natur, unseren Tieren gegenüber. Wenn wir uns im Inneren verändern, verändert sich auch das Außen. Davon bin ich total überzeugt. Und das brauchen wir so dringend. Es kommt also auf jeden einzelnen von uns an. Die Veränderung beginnt bei jedem einzelnen. Im privaten, in unserem Business, in der Einstellung, wie wir unsere Welt sehen und damit auch mitgestalten. Bin jetzt etwas sehr weit weg von der Frage, aber ich wünsche mir, auch mit meinen Podcasts ein Teil in der Mitgestaltung sein zu dürfen.

Wie ist meine mittelfristige Strategie?

Ich möchte den Podcast gerne weiterentwickeln, sobald es die Zeit erlaubt, auch wieder wöchentlich live gehen. Mehr Interviews machen, dazu habe ich schon einige schöne Ideen. Irgendwann gerne ein Team haben, um den Podcast besser zu promoten und auch professioneller zu werden. Also alles in allem mehr Zeit investieren und rund um die Themenbereiche „Business mit Visionen, Herz und Verstand“ neben den Podcasts auch Austausch zu ermöglichen, also Live-Beiträge mit Fragen und Antworten zu machen und vieles mehr. Meine Vision wäre: Bei den eigenen Business-Ideen an denen ich mitwirke gerne der Initiator und danach Begleiter zu sein und das Doing und die Umsetzung an motivierte, tolle Teams abzugeben. Ausgewählte Berater-Aufträge weiter zu machen und im Schwerpunkt meinen Podcast und alle weiteren Ideen rund um das Thema „Business mit Visionen, Herz und Verstand“ weiter auszubauen.

Viele haben mir schon gesagt, was hast Du davon? Was bringt Dir das? So viel Arbeit?
Es gibt mir ein gutes Gefühl, wenn ich unterstützen, helfen kann. Ich lerne auch selbst viel dabei. Über mich, über meine Arbeit. Mich bringt jeder Podcast auch persönlich weiter. Es macht mir Spaß. Und ich habe deutlich das Gefühl, ich bin dran mit „geben“.

Und, mich interessieren immer wieder auch neue Themen, Trends, Herausforderungen. Das commitment zum Podcast hilft mir, mir die Zeit einzuräumen, mich mit diesen Themen auseinander zu setzen.

Zusammenfassung zu Fragen von Thomas

Was einmal angefangen hat, mit einer Kurzfristhilfe für Unternehmer und das Management in der Lockdown-Phase von Covid hat sich für mich als langfristiges Projekt entwickelt. Der regelmäßig Podcast macht mir Spaß und es gibt mir ein gutes Gefühl, dass ich meine langjährigen Erfahrungen, die ich als Unternehmerin machen durfte teilen kann. Und ich beschäftige mich immer wieder mit aktuellen Themen und spannenden Menschen. Das ist für mich eine Bereicherung. Ich würde mir wünschen, noch mehr Hörer zu erreichen und Abonnenten zu gewinnen. Das ist für mich das Barometer, ob ich Menschen erreichen kann und ihnen der Podcast etwas bringt. Ich würde den Podcast gerne noch viel weiter entwickeln, mehr Zeit haben, wieder wöchentlich zu erscheinen. Mir ist es so wichtig und ein persönliches Anliegen in die Unternehmen wieder mehr Emotionen und Herz und Persönlichkeit einzubringen. Aus eigener Erfahrung weiß ich, wie schnell einem das abhanden kommen kann wenn man täglich im Hamsterrad unterwegs ist. Aber die Freude und Begeisterung gehört genauso in unsere Unternehmen wie der Erfolg. Ich bin davon überzeugt, dass wir uns gerade in der Zeit der Transformation befinden: In die Transformation in uns selbst. Mehr Bewusstsein zu uns. Und ich wünsche mir, ein Teil in dieser Mitgestaltung sein zu dürfen. Danke, wenn wir das gemeinsam tun.

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