In meinem siebten Podcast geht es um einen einfachen aber sehr nützlichen Tipp, der bares Geld und Zeit spart: Die Vertragsliste. So simpel und einfach und doch häufig vernachlässigt. Oder haben Sie in Ihrer Firma eine Vertragsliste? Wenn nicht, dann unbedingt umsetzen!
Mit einer Vertragsliste behalten Sie den Überblick über Verträge und Fristen. Haben wir nicht alle schon mal vergessen einen Vertrag zu kündigen? Oder eine Zahlungsfrist verschlafen?
Das Thema kann einen ganz schön ärgern. Ob das Probe-Abo, das man abgeschlossen und nicht gekündigt hat – am Ende hängt man in einem teuren Jahresabo für eine Zeitschrift, die man vielleicht gar nicht liest..
Wenn einem das als Privatperson passiert, ist das ärgerlich. Wenn es im Unternehmen passiert, kann es dabei schnell in die Tausende gehen. Und wünscht sich, man hätte die Verträge besser im Blick und Griff.
Zum einen sollten Sie turnusmäßig (alle ein bis zwei Jahre) prüfen, ob die vertraglichen Bindungen, die Sie eingegangen sind, noch zur aktuellen Aufstellung des Unternehmens passen. Wenn nicht, werfen Sie unbedingt Ballast ab, indem Sie kündigen und prüfen, ob mittlerweile günstigere oder leistungsfähigere Alternativen am Markt verfügbar sind (Beispiel Handytarife). Zum anderen ist es – z.B. in Ertragskrisen – wichtig, dass Sie zu jeder Zeit schnell entscheiden können, wo und mit welchem Zeithorizont Kosten gesenkt werden können.
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Warum eine Vertragsliste?
Selbst in kleinen Unternehmen läppern sich die Verträge: der Mietvertrag fürs Büro, der Wartungsvertrag für den Kopierer, der Leasingvertrag für das oder die Firmenautos, die Handyverträge, Arbeitsverträge der Mitarbeiter, Verträge mit Lieferanten, Darlehensverträge. Wir haben nicht alle ein computerähnliches Gedächtnis und alle Konditionen und Fristen im Kopf. Daher sollte man die Verträge, die das Unternehmen eingeht, systematisch verwalten. Damit sind dann alle relevanten Informationen zentral gebündelt und ermöglichen einen jederzeit einsehbaren Überblick über alle Verträge.
Zumal: Wer Verträge über Jahre einfach laufen lässt, verschenkt häufig viel Geld. Denn während sich die Unternehmen große Mühe geben, Neukunden mit Sonderangeboten anzulocken, bleiben die Konditionen für Stammkunden meist unverändert. Wir wollen ja alle von Rabatten und gesunkenen Preisen profitieren – dafür macht es Sinn, eine Vertragsliste zu führen und laufende Verträge auch mal zu kündigen. Viele Unternehmen melden sich dann von selbst und bieten bessere Konditionen an – die Mobilfunkanbieter allen voran.
Sollten Sie kündigen wollen, können Sie Kündigungsdienstleister im Internet nutzen. Das geht oft mit wenigen Mausklicks. Aber auch hier sollten man auf Datenschutzrichtlinien, Servicequalität und Kosten achten. Hierzu gibt es einen Link hierzu in den Shownotes, der zu einer guten Übersicht und Bewertung von entsprechenden Dienstleistungen führt.
Eine Vertragsliste sorgt dafür, …
- ...dass Zahlungsfristen eingehalten werden, damit Sie Skonto in Anspruch nehmen und Verzugszinsen vermeiden können.
- …dass Sie einfach überprüfen können, ob Vertragspartner rechtzeitig zahlen.
- ...dass Sie rechtzeitig kündigen, damit Verträge sich nicht automatisch verlängern.
- …dass Ihr Büro produktiver arbeitet, indem keine bezahlte Arbeitszeit vertrödelt wird, um Dokumente zu finden oder Mehrfacharbeiten vermieden werden. Wenn sich alle wichtigen Informationen rund um die Verträge an einem Ort befinden und systematisch aufbereitet sind, lassen sich Arbeitsschritte optimieren. Mögliche Angebote oder Vertragsergänzungen lassen sich auf der Basis leichter erstellen, Vertragsverhandlungen schneller und besser vorbereiten.
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Braucht man eine Software fürs Vertragsmanagement?
Ich bin bei allem ein Verfechter, es so einfach wie möglich zu halten. Es reicht daher auch aus, dass alle wichtigen Dokumente sorgfältig in Aktenordnern abgelegt werden. Den Überblick darüber, was wo abgelegt wurde und was die Eckdaten der jeweiligen Vereinbarungen sind, bekommt man in der Vertragsliste, die z.B. in einer Excel-Datei gepflegt wird und die alle Verträge des Hauses auflistet. Diese sollte ausgedruckt Teil der Aktenordner sein – quasi ein ausführliches Inhaltsverzeichnis – aber auch ein digital regelmäßig genutztes Werkzeug, z.B. indem man bei der Arbeit mit der Liste gleich alle relevanten Termine im Kalender terminiert.
Denken Sie in jedem Fall daran, dass die Vertragsliste, sei sie nun als Excel-Datei oder in spezieller Software, zugänglich für mehrere Mitarbeiter und natürlich sie selbst sind. Denn fällt Ihr(e) verantwortliche(r) Mitarbeiter(in) mal länger krankheitsbedingt aus oder ist im Urlaub, kann das sonst zu Stress führen.
Die nächste Stufe, die vor allem dann wichtig wird, wenn in Ihrem Unternehmen regelmäßig aus dem Homeoffice oder an mehreren Standorten gearbeitet wird, ist eine digitale Vertragsablage. Sie umfasst die Verträge wie in den Aktenordnern, genauso strukturiert, auch wieder über die Vertragsliste erschlossen. Sehr praktisch, wenn Sie als Chef von zu Haus oder von unterwegs „schnell mal“ einen Vertrag suchen.
Aber Vorsicht! Genau wie Sie im Büro nicht alle Verträge, vor allem Personalverträge, nicht offen und für alle zugänglich aufbewahren, müssen Sie auch bei der digitalen Vertragsablage darauf achten, dass nur Berechtigte Zugriff auf die teils sehr sensiblen Daten bekommen.
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Haben Sie sehr viele Verträge, so dass eine Excel-Liste und „ordnerbasierte Verwaltung“ – körperlich wie digital – nicht mehr ausreicht, dann hilft eine spezielle Software fürs Vertragsmanagement. Damit lässt sich alles zentral und übersichtlich verwalten und alle Beteiligten können jederzeit auf alle relevanten Dokumente zugreifen. Zu bedenken: Eine Vertragsmanagement-Software macht die Arbeit leider nicht von allein. Auch hier müssen auch alle Vertragsdaten eingegeben, Vertragsdokumente eingescannt und hochgeladen werden. Und sie kostet Geld.
Die Preise variieren meist nach Größe Ihrer Firma und der Anzahl von Nutzerlizenzen. Im Anhang eine kleine Übersicht über Vertragsmanagement-Software, Features und Preise.
Welche Funktionen sollte ein Vertragsmanagement-Software haben?
Was so eine Software konkret alles können sollte, hängt von Ihrem Unternehmen ab. Doch die folgenden Grundfunktionen sollte sie haben:
- Eine Suchfunktion mit Volltextsuche, dass man gezielt nach Informationen suchen kann
- Eine selbsterklärende Bedieneroberfläche ;-).
- Eine Erinnerungsfunktion: z.B. um rechtzeitig zu kündigen oder Konditionen neu zu verhandeln. Dann sollten die zuständigen Mitarbeiter rechtzeitig informiert werden, z.B. per E-Mail.
- Genug Speicherplatz für alle Verträge und alle relevanten Dokumente.
- Eine Texterkennung. Die Software sollte Texte von eingescannten Dokumenten verarbeiten können – nur dann funktioniert auch die Suche optimal.
- Eine Filterfunktion, um alle vertragsrelevanten Informationen. (Zahlungsmodalitäten, Konditionen) herauszufiltern und strukturiert aufzuarbeiten.
- Eine Schnittstelle zu anderen Programmen: Daten aus den gängigsten Programmen, wie etwa Word und Excel, sollten sich problemlos importieren lassen.
- Eine Berechtigungsbeschränkung. Nicht jeder Mitarbeiter sollte auf sensible Daten zugreifen können. Die Software sollte es ermöglichen, unterschiedliche Nutzer für unterschiedliche Vertragsordner freizuschalten.
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Zusammenfassung
Eine Vertragsliste macht immer Sinn – egal, ob Sie ein kleines oder größeres Unternehmen führen. Sie sparen damit Geld und Zeit, behalten den Überblick über alle Verträge und Fristen und können wenn nötig schnell entscheiden, wo Kosten gesenkt werden können. Sollten Sie kündigen wollen, nutzen Sie ggf. auch Kündigungsdienstleister im Internet.
Sie können die Vertragsliste einfach in Excel führen oder nutzen eine darauf spezialisierte Software. Diese sollte die wichtigsten Kriterien wie Suchfunktion mit Volltextsuche, Filterfunktion, eine Schnittstelle zu anderen Programmen und eine Berechtigungsbeschränkung erfüllen.
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