Februar 17

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Podcast #25: Mitarbeitergespräche (Teil 2) – Praxistipps zu Inhalten und Gesprächsführung

Intro

Heute, in meinem 25 Podcast, gehe ich im 2 Teil zum Thema Mitarbeitergespräche auf die inhaltliche Struktur eines  Mitarbeitergesprächs ein und gebe Ihnen einen konkreten Leitfaden für die Umsetzung an die Hand und wertvolle Praxistipps für eine erfolgreiche Gesprächsführung. Im ersten Teil hatte ich darüber gesprochen, warum Mitarbeitergespräche so wichtig für Ihr Unternehmen und das Miteinander sind und bin auf 6 unterschiedliche Gesprächs-Anlässe und deren Inhalt eingegangen. Sie finden den Podcast und auch den Blogbeitrag zum Nachlesen auf meiner Website fr-medien.net!

Photo by Toa Heftiba on Unsplash

Die Struktur und der Gesprächsablauf

Ich finde es wichtig, dass Sie das Gespräch so führen, wie Ihre Gespräche auch sonst: authentisch. Tipps für einen guten Gesprächsablauf:

Planen Sie das Gespräch

Bereiten Sie sich immer auf das Gespräch vor – egal welchen Anlass Ihr Personalgespräch hat. Machen Sie sich Stichpunkte zu Ihrem Ziel: Was wollen Sie mit dem Gespräch erreichen? Notieren Sie sich Stichpunkte zu den Inhalten, die Sie vermitteln wollen. Wenden Sie auch hier „Ziele. Wege. Maßnahmen.“ an. Ausführlich beschrieben in meinem 5 Podcast). Stellen Sie Fragen! Sie wollen ja auch erfahren, was Ihre Mitarbeiter möchten.

Ermöglichen Sie auch dem Mitarbeitenden Vorbereitung

Geben Sie Ihrem Mitarbeiter die Chance, sich auch auf das Gespräch vorzubereiten. Setzen Sie Ihn früh genug über das anstehende Gespräch in Kenntnis und teilen Sie ihm Anlass sowie Ziele offen mit. Fordern Sie Ihn auf, sich Gedanken zu machen und sich vorzubereiten.

Stellen Sie Atmosphäre her

Schaffen Sie gleich zum Gesprächseinstieg eine positive Stimmung, mit der Sie Ihren Gesprächspartner öffnen und seine Kritikfähigkeit wecken – im übrigen auch Ihre eigene.

Grenzen Sie Themen ein

Fokussieren Sie sich auf die wesentlichen Inhalte – Sie wollen eine sachbezogene Diskussion führen und konkrete Maßnahmen beschließen. Wenn das Gespräch zu handfesten Ergebnissen/Maßnahmen führt, geht Ihr Mitarbeitender motivierter aus der Unterhaltung.

Wahrnehmung wiedergeben

Teilen Sie Ihrem Mitarbeitenden immer wieder Ihre persönliche Wahrnehmung mit. Sätzen wie: „Auf mich macht das folgenden Eindruck…“ oder „Ich empfinde es so und so..“ helfen Ihnen, Probleme zu klären, ohne das Ihr Gegenüber sofort abblockt oder sich verschließt.

Probleme ansprechen

Wenn es nicht nur Lob zu verteilen gibt, gibt das Mitarbeitergespräch den nötigen Raum zum Ansprechen von Problemen. Reden Sie nicht drum herum – sondern sprechen Sie ganz offen, ehrlich und klar an, was aus Ihrer Sicht noch nicht so gut funktioniert. Es geht schließlich darum, für beide Seiten ein optimales Arbeitsklima zu schaffen.

Transparenz

Zeigen Sie Ihrem Mitarbeiter auf, wie Sie zu Ihrer Meinung oder einer Einschätzung gekommen sind. Machen Sie es ihm oder ihr an ganz praktischen Arbeitsbeispielen klar. Ihr Mitarbeiter sollte Ihre Meinungsbildung immer klar nachvollziehen können

Ziele definieren

Egal welche Art von Gespräch Sie mit Ihrem Mitarbeiter führen. Zielsetzung gehört in jedes Gespräch. Klare Vorgaben geben Ihren Leuten einen Ankerpunkt, den Sie während der Arbeit vor Augen haben. Definieren Sie gemeinsam Meilensteine zur Zielerreichung.

Sozialkompetenz ansprechen

Häufig geht es in den Gesprächen um Zahlen, Daten, Fakten. Was wurde bis wann eingehalten und was nicht? Welches Ziel wurde wie gut erfüllt oder auch nicht? Aber die „weichen Faktoren“ sind genauso wichtig. Sind Sie zufrieden mit der Kommunikationsfähigkeit? Bringt er sich gut ein bei den Kollegen oder bei allgemeinen Aufgaben und trägt er zu guter, motivierter, kundenorientierter Stimmung bei? Das zeigt, dass Sie Ihre Mitarbeiter ganzheitlich betrachten und die Leistungen nicht nur an Zahlen fest machen.

Ergebnisse festhalten

Wichtige Ergebnisse des Mitarbeitergesprächs – definierte Ziele, neue Vereinbarungen – sollten Sie unbedingt schriftlich fixieren, insbesondere wenn sie direkt oder indirekt Stellenbeschreibung oder gar den Arbeitsvertrag betreffen. Der Zweck eines solchen Dokuments ist es, sowohl Sie als auch den Mitarbeiter oder auch Abteilungsleiter nach längerer Zeit an die wesentlichen Punkte des Gesprächs zu erinnern und sich darauf zu fokussieren. Bei Ergänzungen/Änderungen des Arbeitsvertrags ist auch die Unterschrift des Mitarbeitenden unabdingbar. Das hilft im Nachgang allen Beteiligten.

Kontinuierliche Nachbereitung

Eine gute Nachbereitung ist wichtig – damit alle das gleiche verstanden haben. In den Wochen nach dem Mitarbeitergespräch gilt es zu kontrollieren, ob die besprochenen Ziele wirklich verstanden und verfolgt sowie konkrete Vereinbarungen eingehalten werden. Dies kann anhand von definierten Meilensteinen erfolgen. Führen Sie immer wieder kurze Feedback-Gespräche.

Photo by Christina Wocintechchat on Unsplash

Und was ist noch wichtig für ein erfolgreiches Mitarbeitergepräch?

  1. 1
    Dialog statt Monolog. Für mich eines der obersten Gebote bei Gesprächen mit Ihren Mitarbeitenden. Dialog statt Monolog oder: Die Kunst des Zuhörens.
    Achten Sie ganz bewusst auf gleichmäßige Gesprächsverteilung. Nichts ist langweiliger und frustrierender, als wenn Ihr Mitarbeiter nicht zu Wort kommt. Schenken Sie Ihrem Mitarbeitenden im Gespräch die volle Aufmerksamkeit. Keine Unterbrechungen, kein Telefon. Räumen Sie sich entsprechende Zeit vorher ein. Hören Sie aufmerksam zu.  Wenn Sie nicht zuhören, vertun Sie eine Chance – Sie gewinnen keine neuen Informationen von Ihren Mitarbeitenden! Egal, ob es sich um Zielvereinbarungs-, Beurteilungs-, oder Konfliktgespräch handelt: Sinn der Zusammenkunft ist der Austausch. Reden und reden lassen. Vermeiden Sie Unterbrechungen. Lassen Sie Ihr Gegenüber ausreden, „helfen“ Sie nicht mit der Vollendung oder Ergänzung von Sätzen. Fragen Sie nach und bekunden Sie ehrliches Interesse. Mit dem Nachfragen vermeiden Sie Missverständnisse und klären, ob Sie alles richtig verstanden haben. Fassen Sie die Kernaussagen in eigenen Worten zusammen. Das hilft zur Strukturierung des Gesprächs und zeigt das aktive Zuhören (das heute so vielen so schwer fällt).
  2. 2
    Wählen Sie eine angemessene Gesprächsumgebung. Schaffen Sie für das Gespräch eine positive Atmosphäre. Wir dürfen nicht vergessen: Zum Vieraugengespräch zitiert zu werden weckt in vielen unserer Mitarbeitern per se Unbehagen. Deshalb ist es wichtig, dass Sie sich bewusst werden, dass auch dieser Faktor Einfluss auf den Verlauf des Mitarbeitergesprächs hat. Schon durch die Auswahl des richtigen Ortes können Gesprächshemmungen bei Ihren Mitarbeitern abgebaut werden. Sie wollen ein offenes und ehrliches Gespräch und auch Kritik des Mitarbeiters hören.
  3. 3
    Feedback geben. Wenn Sie Feedback geben, dann geht es Ihnen darum, eine Veränderung oder eine Verbesserung anzustoßen. Daher achten Sie darauf, daß Ihr Feedback:
    • beschreibend ist und nicht wertend,
    • konkret ist und nicht allgemein (auf bestimmtes Verhalten bezogen und nie auf die ganze Person),
    • immer auf Verhaltensweisen abzielt, die man ändern kann,
    • sollte immer zeitnah und rechtzeitig geäußert werden,
    • sachlich richtig und nachvollziehbar ist.
    Ein Kriterium für gutes und konstruktives Feedback: Ist es so formuliert und rübergebracht, dass der andere sich dafür bedanken kann?

    Gutes Feedback ist gerade in einer Unternehmenskultur mit einem effektiven Fehlermanagement wichtig. Hier können durch konstruktive Rückmeldungen Kurskorrekturen vorgenommen werden. Dadurch können aus Fehlern Chancen werden. Das sollten alle Mitarbeiter wissen.
  4. 4
    Fehlerkultur etablieren. Eine Fehlerkultur gehört in jede Unternehmenskultur. Denn Fehler machen wir alle und Ihre Mitarbeitenden sollten wissen, dass niemandem der Kopf abgerissen wird, wenn Fehler gemacht werden. Nur wenn Sie eine Fehlerkultur schaffen, führt das zu einer gesteigerten Innovationsfreudigkeit und schürt den Mut, neue Wege auszuprobieren. Und das brauchen wir heute so sehr in unseren Unternehmen. Fehler dürfen passieren – aber am besten nur einmal. Denn aus Fehlern lernt man. Und wenn Fehler gleich eingestanden werden, dann kann schnell Schadensbegrenzung betrieben werden. Kommunizieren Sie im Unternehmen auf allen Ebenen die Fehlertoleranz und zeigen Sie offen den Umgang mit Fehlern, wenn alle daraus lernen sollen. Klären Sie:
    • Wie es zu dem Fehler kam
    • Was man hätte tun können, um diesen zu vermeiden
    • Was sie daraus gelernt haben
    • Was tun sie, damit sich der Fehler in Zukunft nicht wiederholt
    Gehen Sie mit gutem Beispiel voran, indem Sie zu eigenen Fehler stehen und sie offen kommunizieren.
  5. 5
    Überzeugen statt Überreden. Gehen Sie mit einer kompromissbereiten Haltung ins Mitarbeitergespräch. Eine kooperative Haltung fördert kooperatives Verhalten. Es erfordert verständnisvolles Zuhören, so werden Sie sich über die jeweilige Ausgangslage klar. Danach analysieren Sie gemeinsam die Sachverhalte. Tauschen SIe Sichtweisen und Argumente aus, Diskutieren Sie das „Für und Wider“. Stimmen Sie das weitere Verfahren gemeinsam ab. Ihr Mitarbeiter muss die im Gespräch vereinbarten Ziele oder Lösungen unbedingt als seine eigenen begreifen – er war ja maßgeblich an ihrer Erarbeitung beteiligt! Damit wird er wesentlich motivierter und engagierter an die Umsetzung gehen.

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Zusammenfassung

Bleiben Sie authentisch bei Ihren Mitarbeitergesprächen. Bereiten Sie sich immer vor – egal welchen Anlass Ihr Personalgespräch hat. Ermöglichen Sie auch Ihren Mitarbeitenden, sich vorzubereiten. Stellen Sie eine positive Gesprächsatmosphäre her und fokussieren Sie sich auf die wesentlichen Inhalte. Sprechen Sie Probleme offen und direkt an und zeigen Sie Ihrem Mitarbeitenden, wie Sie zu Ihrer Einschätzung gekommen sind. Personalgespräche brauchen eine klare Zielsetzung – deshalb definieren Sie gemeinsame Meilensteine zur Zielerreichung. Neben Zahlen, Daten und Fakten geht es immer um Sozialkompetenz – betrachten Sie Ihren Mitarbeitenden ganzheitlich. Wichtige Ergebnisse aus dem Mitarbeitergespräch halten Sie unbedingt schriftlich fest, das dient als Gedankenstütze für das nächste Gespräch oder auch Ergänzungen oder Änderungen im Arbeitsvertrag. Und, bitte nicht vergessen: Eine gute Nachbereitung ist wichtig – damit alle das gleiche verstanden haben und es nicht zu Missverständnissen kommt.
Führen Sie keinen Monolog, hören Sie zu, stellen Sie Fragen und achten Sie bewusst auf gleichmäßige Gesprächsverteilung. Wählen Sie den richtigen Ort. Geben Sie Feedback und etablieren Sie eine Fehlerkultur. Das schafft den Raum für eine gesteigerte Innovationsfreudigkeit und macht Mut, neue Wege auszuprobieren. Gehen Sie immer mit einer kompromissbereiten Haltung in das Gespräch – sie wollen gemeinsam Lösung finden.

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Tags

mitarbeiterführung, Mitarbeitergespräch


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