Podcast #25: Mitarbeitergespräche (Teil 2) – Praxistipps zu Inhalten und Gesprächsführung

Bereiten Sie sich immer auf das Gespräch vor – egal welchen Anlass Ihr Personalgespräch hat. Machen Sie sich Stichpunkte zu Ihrem Ziel: Was wollen Sie mit dem Gespräch erreichen? Notieren Sie sich Stichpunkte zu den Inhalten, die Sie vermitteln wollen. Wenden Sie auch hier „Ziele. Wege. Maßnahmen.“ an. Ausführlich beschrieben in meinem 5 Podcast). Stellen Sie Fragen! Sie wollen ja auch erfahren, was Ihre Mitarbeiter möchten.

Geben Sie Ihrem Mitarbeiter die Chance, sich auch auf das Gespräch vorzubereiten. Setzen Sie Ihn früh genug über das anstehende Gespräch in Kenntnis und teilen Sie ihm Anlass sowie Ziele offen mit. Fordern Sie Ihn auf, sich Gedanken zu machen und sich vorzubereiten.

Schaffen Sie gleich zum Gesprächseinstieg eine positive Stimmung, mit der Sie Ihren Gesprächspartner öffnen und seine Kritikfähigkeit wecken – im übrigen auch Ihre eigene.

Fokussieren Sie sich auf die wesentlichen Inhalte – Sie wollen eine sachbezogene Diskussion führen und konkrete Maßnahmen beschließen. Wenn das Gespräch zu handfesten Ergebnissen/Maßnahmen führt, geht Ihr Mitarbeitender motivierter aus der Unterhaltung.

Teilen Sie Ihrem Mitarbeitenden immer wieder Ihre persönliche Wahrnehmung mit. Sätzen wie: „Auf mich macht das folgenden Eindruck…“ oder „Ich empfinde es so und so..“ helfen Ihnen, Probleme zu klären, ohne das Ihr Gegenüber sofort abblockt oder sich verschließt.

Wenn es nicht nur Lob zu verteilen gibt, gibt das Mitarbeitergespräch den nötigen Raum zum Ansprechen von Problemen. Reden Sie nicht drum herum – sondern sprechen Sie ganz offen, ehrlich und klar an, was aus Ihrer Sicht noch nicht so gut funktioniert. Es geht schließlich darum, für beide Seiten ein optimales Arbeitsklima zu schaffen.

Zeigen Sie Ihrem Mitarbeiter auf, wie Sie zu Ihrer Meinung oder einer Einschätzung gekommen sind. Machen Sie es ihm oder ihr an ganz praktischen Arbeitsbeispielen klar. Ihr Mitarbeiter sollte Ihre Meinungsbildung immer klar nachvollziehen können

Egal welche Art von Gespräch Sie mit Ihrem Mitarbeiter führen. Zielsetzung gehört in jedes Gespräch. Klare Vorgaben geben Ihren Leuten einen Ankerpunkt, den Sie während der Arbeit vor Augen haben. Definieren Sie gemeinsam Meilensteine zur Zielerreichung.

Häufig geht es in den Gesprächen um Zahlen, Daten, Fakten. Was wurde bis wann eingehalten und was nicht? Welches Ziel wurde wie gut erfüllt oder auch nicht? Aber die „weichen Faktoren“ sind genauso wichtig. Sind Sie zufrieden mit der Kommunikationsfähigkeit? Bringt er sich gut ein bei den Kollegen oder bei allgemeinen Aufgaben und trägt er zu guter, motivierter, kundenorientierter Stimmung bei? Das zeigt, dass Sie Ihre Mitarbeiter ganzheitlich betrachten und die Leistungen nicht nur an Zahlen fest machen.

Wichtige Ergebnisse des Mitarbeitergesprächs – definierte Ziele, neue Vereinbarungen – sollten Sie unbedingt schriftlich fixieren, insbesondere wenn sie direkt oder indirekt Stellenbeschreibung oder gar den Arbeitsvertrag betreffen. Der Zweck eines solchen Dokuments ist es, sowohl Sie als auch den Mitarbeiter oder auch Abteilungsleiter nach längerer Zeit an die wesentlichen Punkte des Gesprächs zu erinnern und sich darauf zu fokussieren. Bei Ergänzungen/Änderungen des Arbeitsvertrags ist auch die Unterschrift des Mitarbeitenden unabdingbar. Das hilft im Nachgang allen Beteiligten.

Eine gute Nachbereitung ist wichtig – damit alle das gleiche verstanden haben. In den Wochen nach dem Mitarbeitergespräch gilt es zu kontrollieren, ob die besprochenen Ziele wirklich verstanden und verfolgt sowie konkrete Vereinbarungen eingehalten werden. Dies kann anhand von definierten Meilensteinen erfolgen. Führen Sie immer wieder kurze Feedback-Gespräche.